RECHERCHE DANS LES FAQs …


- Comment supprimer mon activation / désactiver coolpaie (en cas de changement d’ordinateur ou de problème d’activation)?

(Dans le cas où vous n’avez pas accès à votre logiciel coolpaie, merci de bien vouloir ouvrir un ticket : https://coolpaie.fr/support-ticket/)

Voici la procédure de suppression d’activation :

1- Depuis votre logiciel coolpaie, rendez vous dans “fichier / activer coolpaie”

2- Cliquez sur supprimer / supprimer l’activation globale de coolpaie

3- Suivre la procédure indiquée dans la FAQ suivante pour obtenir un code d’autorisation, valable ce jour : https://coolpaie.fr/question/comment-obtenir-un-code-de-suppression-dactivation-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/

4- Entrez le code reçu à l’étape précédente dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur “Envoyer”

5- Confirmez la suppression en cliquant sur “supprimer”

Si vous avez utilisé cette procédure parce que vous aviez un problème d’activation sur votre ordinateur, poursuivez comme indiqué ci-après :

6 – Ouvrez coolpaie et cliquez sur le bouton vert (activer)

7- Réactivez coolpaie avec votre ou vos identifiants * (dans le cas où vous gérez plusieurs structures, vous devez réactiver les identifiants de toutes les structures que vous gérez)

* Retrouvez vos informations d’activation (identifiant, tranche, code d’activation) :

  • sur votre dernière facture ou confirmation d’abonnement adressée par mail
  • sur votre compte abonné en ligne sur le site de coolpaie

- Comment obtenir un code de suppression d’activation (en cas de changement d’ordinateur ou de problème d’activation)?

Depuis le site de coolpaie, rendez-vous dans votre espace abonné : https://coolpaie.fr/compte_abonne

Au bas de la page, vous trouverez la section “désactivation d’un ordinateur”.

  1. Choisissez dans la liste proposée le motif pour lequel vous avez besoin de désactiver coolpaie sur votre ordinateur,
  2. Envoyez votre demande.

Après avoir envoyé votre demande, la fenêtre est modifiée, vous disposez désormais d’un code de désactivation, valable le jour de la demande.

- Guide pour la gestion des longs métrages en DSN

- Guide des paies artistes avec contrat d’engagement de moins de 5 jours

- Comment créer un fichier d’export comptable pour l’importer dans Ciel Compta

Fichier d’importation CIEL COMPTA permettant d’importer les fichiers d’import compta de coolpaie à la norme Ciel compta coolpaie (version 3.4.0.117 et supérieures)

1 – Téléchargez coolpaie.sgeda
2 – Allez dans le menu de Ciel Compta “Dossier/options/imports paramétrables” Ciel Import
https://coolpaie.fr/images/CielImport.png

3 – Allez dans le menu de Ciel Compta “Dossier/Import” et choisissez le fichier “coolpaie.sgeda” que vous venez de télécharger. Ciel Import
https://coolpaie.fr/images/CielImport2.png

4 – Dans coolpaie créez un fichier au format “Import Ciel Compta via coolpaie.sgeda”.
5 – Dans ciel allez dans le menu ‘Echange/importez des écriture’
6 – Dans le format choisissez ‘Autres’ puis ‘coolpaie’
7 – Chargez votre fichier d’export que vous venez de créer avec coolpaie

- Créer et restaurer une sauvegarde (copie de sécurité)(vidéo)

Vidéo d’apprentissage : créer et restaurer une sauvegarde (copie de sécurité)

- Charger un CRM dans coolpaie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : charger un CRM dans coolpaie

- Guide des rubriques de paies

- Prélèvement à la source en cas de changement de SIRET

Prélèvement à la source en cas de changement de SIRET

Le SIRET est l’identifiant des établissements indispensable pour qu’il soit reconnu de manière non ambiguë et unique par toutes les administrations. Les salariés déclarés en DSN étant rattachés à l’établissement employeur, le SIRET doit impérativement être connu avant l’émission de la première paie.

L’obtention d’un SIRET dans des délais courts est un enjeu majeur à couvrir s’opérant via une formalité auprès d’un Centre de Formalités des Entreprises (CFE), différent selon la nature de l’activité professionnelle.

Pour les entreprises majoritairement concernées par la DSN, entreprises privées du régime général ou du régime agricole, les CFE sont activés pour les formalités suivantes :

– création de l’entreprise ;

– ouverture d’un nouvel établissement ;

– transfert de l’établissement principal et du siège social ;

– fermeture d’un établissement ;

– cessation totale d’activité, de mise en sommeil, de décès ou de dissolution de la personne morale.

 

Dépôt de DSN dans le cas de création, modification ou cessation d’établissement. Il est important que le circuit organisationnel de création ou de modification d’établissements mis en place dans l’entreprise soit connu des services de paie et permette de s’assurer de disposer des SIRET au moment de la production des DSN, faute de quoi les entreprises sont pénalisées :

– défaut déclaratif pénalisé côté URSSAF ;

– défaut déclaratif côté DGFIP dans le cadre du PAS mis en œuvre à compter de 2019 ;

– impossibilité de consulter les comptes rendus métier (CRM) des DSN déjà transmises pour le SIRET cessé (CRM pour les organismes destinataires et CRM nominatifs intégrant les taux de PAS concernant la DGFIP).

 

Depuis le 1er janvier 2019, le PAS est en place et vous devez produire votre DSN chaque mois même en cas de changement de SIRET. Si votre entreprise est sur le point de fermer (cessation d’activité…) ou de changer son SIRET (déménagement, nouvelle création…), le site DSN-info conseille aux entreprises de prendre en compte les étapes suivantes :

 

Type

Actions à réaliser

Pour les créations d’établissement(s)

1.  Dépôt par l’établissement d’une première déclaration préalable à l’embauche (DPAE) déclenchant ainsi la création du compte cotisant au niveau des Urssaf ( SIRET reconnu au moment du dépôt de la DSN)

2.  Rattacher le nouvel établissement à l’établissement le plus proche présentant des éléments structurels de paie en cohérence avec les particularités des populations déclarées, jusqu’à l’obtention du nouveau SIRET.

3.  Utiliser un bloc changement, lors de l’obtention du nouveau SIRET (rubrique S21.G00.41.012 – SIRET ancien établissement d’affectation).
Dans coolpaie : Modifier le n° de SIRET dans les paramètres de la société. 
Ce sont les paies qui portent les changements donc penser à réaliser (ou recalculer) les paies du mois après avoir enregistré la modification de SIRET et avant de déclarer la DSN.

En cas de changement de SIRET

1.  Ne pas effectuer la demande de radiation de l’ancien SIRET tant que le nouveau SIRET n’est pas encore ouvert, pour pouvoir continuer à réaliser les dépôts de DSN.

2.  S’assurer d’avoir bien enregistré l’ensemble des CRM pour les DSN déjà transmises concernant le SIRET à radier car ils ne pourront être consultables sur le tableau de bord DSN une fois la cessation prise en compte sur net-entreprises

3.  Utiliser un bloc changement, lors de l’obtention du nouveau SIRET (rubrique S21.G00.41.012 – SIRET ancien établissement d’affectation).
Dans coolpaie : Modifier le n° de SIRET dans les paramètres de la société. 
Ce sont les paies qui portent les changements donc penser à réaliser (ou recalculer) les paies du mois après avoir enregistré la modification de SIRET et avant de déclarer la DSN.

En cas de cessation

de SIRET

1.  Ne fermer le SIRET que lorsque l’ensemble des déclarations a été réalisé (écritures comptables arrêtées)

2.  S’assurer d’avoir bien enregistré l’ensemble des CRM pour les DSN déjà transmises concernant le SIRET à radier car ils ne pourront être consultables sur le tableau de bord DSN une fois la cessation prise en compte sur net-entreprises.

Lorsque votre SIRET sera radié ou aura cessé, vous ne pourrez plus consulter votre tableau de bord DSN sur ce SIRET et n’aurez donc plus accès aux différents comptes rendus métier (CRM). Concernant le PAS,  les comptes rendus nominatifs des DSN précédemment transmises n’étant donc plus accessibles, il vous est conseillé de veiller à leur bon enregistrement (pour rappel les taux portés par les CRM nominatifs ont une durée de validité de 2 mois).

 

Source : http://www.dsn-info.fr , actualité du 16 janvier 2019, fiche n° 1780 (https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/1780/kw/cfe )

- Comment faire une paie avec heures supplémentaires / complémentaires exonérées ?

Depuis le 01/01/2019, les heures supplémentaires et complémentaires bénéficient :
- d'un taux de réduction des cotisations salariales (sur la rémunération de ces heures et à hauteur de maximum 11,31 %)
- d'exonération sur le revenu dans une limite annuelle de 5 000 €

Pour intégrer en paie ces heures (complémentaires ou supplémentaires) vous utiliserez les rubriques de paie créées à cet effet soit : 

hsUE25# : Heures supplémentaires majorées à 25%
hsUE50# : Heures supplémentaires majorées à 50%
hcUE10# : Heures complémentaires majorées à 10%
hcUE25# : Heures complémentaires majorées à 25%


Pour plus d'information, vous pouvez aller sur le site du service public : https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A13182

Différence heures supplémentaires / heures complémentaires : 
Les heures supplémentaires concernent les heures réalisées au-delà de la durée légale dans le cadre d'un contrat de travail à temps plein.
On parle d'heures complémentaires pour désigner les heures effectuées au-delà de la durée prévue dans un contrat de travail à temps partiel.

- Comment éviter “des trous” dans la numérotation des paies ?

coolpaie crée les numéros de paies les uns à la suite des autres. 
Il est possible de modifier la numérotation des paies depuis "MENU / PARAMETRES DE LA SOCIETE / onglet DIVERS"; dans la section "fiche de paie" renseigner "N° suivant".

https://dl.dropboxusercontent.com/s/zutbtrh7xp2bxho/2019-02-06_11h55_23.png?dl=0

Ex : vous supprimez une paie (paie n°15), sans modification la prochaine paie portera le n°16. Pour que le prochain n° de paie soit le 15, vous indiquerez 15 dans "n° suivant" depuis "MENU / PARAMETRES DE LA SOCIETE / onglet DIVERS".

- Incohérence de type S21.00.50.007

Bonjour,

Les paies de janvier 2019 faites avant la mise à jour 4.0.0.8.232 de coolpaie peuvent ne pas intégrer correctement les renseignements liés au PAS, ce qui peut générer une erreur de type S21.00.50.007 en DSN.
Il convient de faire la mise à jour de la dernière version de coolpaie et de recalculer les paies.

Si le problème persiste, pour le corriger faire dans l’ordre :

1 – Ouvrez la paie
2 – Déverrouiller
3 – Cliquez sur bouton (triangle blanc) devant “type de taux” afin de fermer le champ “type de taux”
4 – Recalculer
5 – Valider

Cordialement, Elsa.

- Lettre aux abonnés du 16 Janvier 2019

Lettre aux abonnés du 16 Janvier 2019

SOMMAIRE

I – FUSION AGIRC-ARRCO
II – NOUVEAU TAUX REDUIT ASSURANCE MALADIE
III – REDUCTION GENERALE DES COTISATIONS (Ex Fillon)
IV – PRIME EXCEPTIONNELLE POUVOIR D’ACHAT (PEPA)
V – CHIFFRES ET TAUX 2019
VI – AUTRES CHANGEMENTS
VII – EVOLUTIONS DSN

Cher.e abonné.e,

Comme vous le savez la rentrée sociale est très chargée et les changements sont nombreux.
Tous les calculs et décrets ne sont pas encore connus, la mise à jour de coolpaie permettant de faire les paies de 2019 se fera donc en deux temps (Voir VI).

I – FUSION AGIRC-ARRCO
Les régimes retraite des cadres (Agirc) et non-cadres (Arrco) fusionnent à partir du 1er janvier 2019 :
– Deux nouvelles tranches de salaire apparaissent :
Tranche 1 : jusqu’au plafond de la Sécurité Sociale.
Tranche 2 : comprise entre 1 et 8 plafonds de la Sécurité Sociale.
– Les cotisations AGFF, GMP et CET (Contribution Exceptionnelle et Temporaire) sont supprimées
– Deux nouvelles cotisations sont créées, Contribution d’Equilibre Général (CEG) et Contribution d’Equilibre Technique (CET). La CET est due seulement si la rémunération est supérieure au plafond.

Dans coolpaie :
– Les types de retenues Agirc et Arrco sont remplacés par le type RUAA (Régime Unifié Agirc Arrco)
– Les nouvelles retenues Retraite, CEG, CET et APEC sont créées.
– De nouveaux types de plafond sont créés :

  • T1U : dans la limite du plafond de la sécurité sociale (journalière)
  • T2U : dans la limite de 1 fois le plafond la sécurité sociale à 8 fois le plafond de la sécurité sociale (journalière)
  • T1U annuelle : dans la limite du plafond de la sécurité sociale (annuelle)
  • T2U annuelle : dans la limite de 1 fois le plafond de la sécurité sociale à 8 fois le plafond de la sécurité sociale (annuelle)
  • T1U > : dans la limite du plafond de la sécurité sociale journalière  (si au-delà du plafond de la sécurité sociale journalière)
  • T1U > annuelle : dans la limite du plafond de la sécurité sociale journalière (si au-delà du plafond de la sécurité sociale annuelle)

Pour plus d’information voir le document Audiens : https://www.audiens.org/solutions/entreprises-la-retraite-complementaire-agirc-arcco-au-1er-janvier-2019.html

II – NOUVEAU TAUX REDUIT ASSURANCE MALADIE
A partir du 1er Janvier 2019 le CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi) et le CITS (Crédit d’Impôt de Taxe sur les Salaires) disparaissent et sont remplacés par un allègement des cotisations d’assurance maladie.
La cotisation d’Assurance Maladie est diminuée de 6% pour les rémunérations inférieures à 2.5 fois le SMIC.

Dans coolpaie :
– Une cotisation Assurance Maladie Taux réduit est créée.
– Une cotisation Complément Assurance Maladie est créée et apparaît seulement pour les rémunérations supérieures à 2.5 SMIC.

III – REDUCTION GENERALE DES COTISATIONS (Ex Fillon)
En 2019 le périmètre de la réduction générale des cotisations (ex Fillon) augmente et englobera désormais les cotisations de retraite complémentaire Tranche 1 et la cotisation Chômage en deux étapes :

  • A partir du 1er Janvier 2019, périmètre réduit aux cotisations Urssaf et cotisations Retraite complémentaire.
  • A partir du 1er Octobre 2019, périmètre étendu  aux cotisations Urssaf, cotisations Retraite complémentaire et cotisations Chômage.

A savoir que certaines catégories salariales (comme les Apprentis) disposent dès le 1er Janvier du périmètre étendu.
Au niveau du calcul il n’y a pas de changement particulier.
En revanche la réduction est plus importante puisque qu’elle doit désormais être comparée à la somme des taux Urssaf + retraite complémentaire + chômage (périmètre étendu)

Dans coolpaie :
– Création d’une retenue « Réduction Générale Urssaf »
– Création d’une retenue « Réduction Générale Retraite »
– Création d’une retenue « Réduction Générale Chômage »

IV – PRIME EXCEPTIONNELLE POUVOIR D’ACHAT (PEPA)
La loi portant les mesures d’urgence économiques et sociales a été publiée au Journal officiel le 26 décembre 2018.
Dans ce cadre, une prime exceptionnelle exonérée de cotisations et défiscalisée (non imposable) a été mise en place.
1 – Elle est exonérée de cotisations et défiscalisée (non imposable) dans la limite de 1000 €
2 – Le salarié doit avoir un contrat en cours au 31/12/2018 (ou à la date de versement de la prime)
3 – La rémunération du salarié doit être inférieure à 3 fois le SMIC brut annuel (53 944,80€ en 2018 )
4 – La prime doit être versée entre le 11/12/2018 et le 31/03/2019
5 – La prime ne peut pas se substituer à des éléments de rémunération, des augmentations de rémunération ou à des primes déjà prévues par le contrat, les usages en cours dans l’entreprise ou des accords salariaux.

Dans coolpaie :
– Une nouvelle rubrique de paie « Prime Excep. Pouvoir Achat » a été créée.
ATTENTION, pour des raisons de mise à jour de la DSN 2019, cette prime ne doit, et ne peut, être déclarée que sur les paies de 2019.

V – CHIFFRES ET TAUX 2019

  • Le Plafond mensuel Urssaf passe à 3 377 €
  • Le Plafond journalier Urssaf passe à 186 €
  • Le Plafond artiste Urssaf reste à 300 €
  • Le SMIC horaire passe à 10,03€
  • Le taux maximal de la réduction salariale Heure sup est de 11,31% (sous réserve, le décret n’étant pas encore sorti ce jour du 16/01/2019)
  • L’abattement PAS pour les contrats courts passe à 624 €

En ce qui concerne le taux Accident du Travail, si vous avez un code différent du 923AD, pensez à faire la mise à jour du taux de votre code AT qui vous a été envoyé par votre CARSAT (seul le code AT 923AD est mis à jour via la mise à jour automatique de coolpaie).
Vous pouvez également le chercher sur le site de votre CARSAT, ou utiliser le service Net Entreprises dédié : https://www.net-entreprises.fr/vos-declarations-en-ligne/compte-atmp/#lessentiel

Dans coolpaie :
1 – Vous pouvez faire la mise à jour des taux via le menu « Fichier/Import taux et chiffres clés ».
2 – Si vous avez plusieurs structures, vous devez faire cette mise à jour pour chaque structure.
3 – Seul le code AT 923AD est mis à jour par la mise à jour automatique. Pour tous les autres codes vous devez faire la mise à jour manuellement dans « menu/Paramètres de la paie/onglet taux AT).
Pour rappel, le code AT artiste est calculé automatiquement par coolpaie en abattant de 30% le taux CAS GENERAL. Vous n’avez donc à mettre à jour que votre code AT CAS GENERAL.

VI – AUTRES CHANGEMENTS
1 – Les changements en cette rentrée sociale chargée sont nombreux, tous les calculs et taux ne sont pas encore connus et tous les décrets d’application ne sont pas encore sortis au moment où nous allons sortir cette nouvelle version de coolpaie.
Cette version de coolpaie vous permettra de préparer vos paies pour la plupart de vos salariés à l’exception :
– Des apprentis
– De la réduction LODEOM
– Des heures supplémentaires (sous réserve de l’application de la réduction à la retraite complémentaire, le décret n’étant pas encore sorti ce jour du 16/01/2018)
Une prochaine version viendra ajouter ces dernières modifications et permettra de réaliser votre DSN de Janvier 2019.

2 – Une nouvelle case fait son apparition dans l’éditeur de paie, il s’agit du Net à Payer avant P.A.S.
Cette case permet d’afficher le Net à Payer avant Impôt c’est-à-dire avant la retenue du Prélèvement A la Source.
En ce qui concerne le calcul inverse sur le net, seul le calcul inverse sur le net avant P.A.S. est possible. Le prélèvement à la source étant calculé après le calcul du net.

VII – EVOLUTIONS DSN
Le cahier technique de la DSN évolue également afin de porter les nouvelles évolutions réglementaires, en particulier les données obligatoires liées au Prélèvement A la Source (PAS). Nous passons, à compter de janvier 2019, sur la norme 2019 intégrée à coolpaie à partir de la version 4.0.0.8.229. Les dépôts DSN avec cette norme ne pourront être réalisés qu’à partir du 25/01/2019.

Bonne paie !
Anne-Sophie, Elsa et Michel

- Suite à la DSN, j’ai un retour en anomalie “Bilan d’Identification des Salariés” I0310 SALARIE_RECONNU et I0320 SALARIE_INCONNU. Comment corriger ces anomalies ?

Le site de la DSN propose une base de connaissance qui répond à beaucoup de questions sur la DSN, le cahier des charges, les spécificités et les anomalies : https://dsn-info.custhelp.com/

Ces deux anomalies sont répertoriées sur la base de connaissance DSN :

I0310 SALARIE_RECONNU –> https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/888/kw/I0310/session/L3RpbWUvMTU0Njk2MjYzMC9zaWQvZlVrdjFBb2xSU

I0320 SALARIE_INCONNU –> https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/887/kw/anomalies%20CODE%20I0320


Pour info si votre question DSN n’est pas traitée dans la base de connaissance, vous pouvez également poser des questions aux services de la DSN via leur site (inscription requise) :

https://dsn-info.custhelp.com/

- Comment faire la paie pour un salarié passé en activité partielle (ancien chômage partiel) ?

Les rubriques de paie utiles pour faire la paie d’un salarié mis en activité partielle sont existantes (à partir de la version 4.0.0.8.228)

Il convient d’utiliser :

1- la rubrique de rémunération mensuelle habituelle
Comme le mois 35 heures par exemple (code m35) avec la rémunération habituelle (smic dans notre exemple 1498,50€)

2- la rubrique “Absence heure Activité Partielle” (code ahap#)
Cette rubrique calculée permet de déduire le nombre d’heures non travaillées (20 heures d’absence dans notre exemple)

3- la rubrique “Indemnité heures Activité Partielle” (code ihap#)
Cette rubrique calculée permet le versement de l’indemnité correspondant à 70 % de la rémunération brute du salarié en heures (dans notre exemple 20 heures à 9,88€ * 70 % = 6,92€ par heure)

Dans le cas où la rémunération nette obtenue est inférieure au SMIC net, l’employeur doit verser une rémunération minimale garantie afin que la rémunération nette du salarié soit au minimum le SMIC net.

Pour cela vous ajouterez :

1- la rubrique ” Rémunération min garantie” (code rmmg#), vous entrerez le montant de la rubrique à 0

2- Vous utiliserez les flèches pour mettre cette rubrique en tête de liste des rubriques de paie

3- Vous utilisez le calcul inverse “net à payer” en entrant dans le champ le montant du SMIC net pour l’année concernée (1187,86€ dans notre exemple)

En cas de suspension de contrat, vous veillerez à l’indiquer :

  • depuis “menu / liste des contrats” choisir le contrat concerné puis rendez-vous dans l’onglet “complément”
  • cliquez sur l’icône + et choisissez le motif et les dates correspondantes à la suspension du contrat

- Lettre aux abonnés du 13 Décembre 2018

Lettre aux abonnés du 13 Décembre 2018


SOMMAIRE

I- Nouvelle fonctionnalité : DSN automatisée
II- Le P.A.S (prélèvement à la source)
III- Documentation et information  P.A.S

Chèr.e abonné.e,

le prélèvement à la source entre en vigueur obligatoirement à partir des paies de janvier 2019. Vous trouverez dans cette lettre aux abonnés des informations sur le prélèvement à la source dans coolpaie.

I- Nouvelle fonctionnalité : DSN automatisée

Il est désormais possible de déposer en automatique depuis coolpaie vos DSN sur le site de Net Entreprises.
Vous devrez au préalable paramétrer vos informations de connexion au site de Net Entreprises depuis “paramètres de la société / onglet DSN”.
Si vous êtes tiers déclarant, vous devez enregistrer vos informations de connexion et non celles de l’entreprise pour laquelle vous déclarez.

A SAVOIR : Les utilisateurs IZILIO souhaitant bénéficier de cette nouvelle fonction doivent ouvrir un compte Net Entreprises pour pouvoir déposer leur prochaine DSN en automatique.

Le dépôt automatique des DSN permet :

– le dépôt en un simple clic de la DSN sur le site de Net entreprises (au terme de l’extraction des données)
– le retour automatique des comptes rendus de dépôt DSN (certificat de conformité, bilan d’anomalie …)
– la récupération automatique des CRM (contenant les taux P.A.S de vos salariés)
– La notification automatique des retours issus de la DSN

Voir la vidéo démo sur les dépôts et retours automatiques : https://vimeo.com/304634393

II- Le P.A.S (prélèvement à la source)

D’ici janvier 2019

comme évoqué dans la lettre aux abonnés de septembre, vous avez la possibilité avec la version actuelle, d’éditer les bulletins simulés avec prélèvement à la source.

Cette simulation de prélèvement à la source est réalisée :
soit avec un taux CRM (si vous avez chargé vos CRM dans coolpaie depuis “DSN/ liste des CRM”)
ou
le cas échéant avec un taux issu des grilles de taux neutres
(Les grilles de taux neutres sont intégrées au logiciel et coolpaie tient compte de la rémunération du salarié et de son adresse fiscale pour l’application du taux neutre adéquat.)

Voir le guide du prélèvement à la source sur ce sujet : https://coolpaie.fr/question/guide-du-pas-prelevement-a-la-source/

A partir de janvier 2019

Vous avez l’obligation d’appliquer le prélèvement à la source dans la paie de vos salariés (qu’ils soient permanents ou intermittents) et de reverser ces prélèvements le mois suivant via la DSN.

Il n’y aura pas de paramétrage spécifique à faire dans coolpaie.

La caisse DFGIP est intégrée et paramétrée (pour un versement par prélèvement SEPA) depuis la version 4.0.0.8.228.

Les prélèvements à la source opérés par les employeurs (à partir des paies de janvier 2019) seront reversés via la DSN du mois suivant à la DGFIP (à partir de la DSN de février 2019) sur le même principe par exemple que le règlement des cotisations Urssaf si vous les payez par prélèvement SEPA.

III- Documentation et information  P.A.S

1 – Une liste de discussion a été mise en place spécifiquement dédiée au prélèvement à la source.
Nous vous invitons à vous y inscrire pour suivre l’actualité du P.A.S, consulter les questions posées et leurs réponses : https://coolpaie.fr/listes-de-discussions
2 – Une nouvelle catégorie FAQ (PAS prélèvement à la source) a été ajoutée dans laquelle les questions les plus fréquentes liées au P.A.S sont traitées. Vous pouvez les retrouver via ce lien : https://coolpaie.fr/listes-de-discussions/
3 – Un guide P.A.S est mis à votre disposition dans la documentation coolpaie et traite du fonctionnement du prélèvement à la source d’une façon générale et plus spécifiquement dans coolpaie : https://coolpaie.fr/question/guide-du-pas-prelevement-a-la-source/
4 – Également en ligne le guide d’appel de taux Topaze à utiliser sous certaines conditions que vous pouvez consulter via ce lien : https://coolpaie.fr/question/guide-appel-des-taux-topaze/

Nous vous invitons également à prendre connaissance des différents supports et documents mis en ligne par le gouvernement et en particulier le kit employeur disponible à cette adresse : https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source/collecteur-entreprise

Bonne paie !
Anne-Sophie, Elsa et Michel

- Guide du PAS (Prélèvement à La Source)

- Guide appel des taux “Topaze”

- Mise en place de la version CLOUD de coolpaie

- Gestion des annulations, rectifications et rappels de paies

- Gestion des paies avec arrêt de travail

- Guide d’emploi des mineurs dans le spectacle

- Guide du paramétrage DSN

- DSN phase 3 mode opératoire

- DSN de A à Z – Phase 3

- Installation coolpaie sous windows

- Installation coolpaie sous MacOS

- Le bulletin clarifié

- LES INTERMITTENTS DU SPECTACLE

Définition

Les intermittents du spectacle sont des artistes et techniciens du spectacle qui sont embauchés sous contrat de travail à durée déterminée dit « d’usage ». En raison de la nature de l’activité exercée et du caractère par nature temporaire de leurs emplois, il est d’usage de ne pas recourir au contrat de travail à durée indéterminé et d’avoir recours au contrat à durée déterminée d’usage. C’est le cas des techniciens et artistes du spectacle.

Un accord interbranche est venu en octobre 1998 qui précise le cadre du recours par les entreprises des secteurs du spectacle et de l’audiovisuel au contrat de travail à durée déterminée dit d’usage et limite le recours au CDD d’usage à certaines catégories d’emplois.

Pour prétendre à une indemnisation au titre du régime d’assurance chômage les intermittents du spectacle doivent être engagés par des entreprises du spectacle répertoriées par des codes NAF précis.

Les employeurs dont l’activité principale n’est pas le spectacle relèvent du guichet unique du spectacle (GUSO).

Formalités d’Embauche

Pour embaucher un intermittent du spectacle vous devez :

  • faire une DPAE (déclaration préalable à l’embauche) auprès de l’Urssaf (anciennement DUE)
  • l’inscrire sur le registre unique du personnel (menu de coolpaie -> Registre du personnel)
  • faire une demande d’un numéro d’objet auprès de Pôle Emploi en cas de nouveau spectacle
  • rédiger un contrat de travail (menu de coolpaie -> Outils/Editeur de courrier (Contrat / Lettre))
  • affilier le salarié auprès d’Audiens (retraite complémentaire) si ce n’est pas déjà fait
  • faire une demande d’autorisation d’emploi, dans le cas d’embauche de mineurs, auprès de la préfecture
  • vérifier l’autorisation de travail dans le cas d’embauche d’artistes ou de techniciens étrangers

Rémunération

En fonction des secteurs d’activité, les employeurs sont tenus de respecter les modalités de rémunération prévues par les conventions collectives ci dessous.

– Les ouvriers et techniciens

Ils sont rémunérés selon leur durée de travail, sur la base d’un salaire brut mensuel minimum de 35 heures par semaine (151,67 h mensuel).
Il est prévu par certaines conventions (ci dessus) des minima journaliers et des grilles de salaires en fonction de certains critères.

– Les artistes

Ils peuvent être rémunérés en fonction du nombre d’heures de travail réellement accompli mais les conventions collectives (ci dessus) prévoient souvent une rémunération forfaitaire sous forme de cachet pour les représentations voire également pour les répétitions.
Il existe deux types de cachet selon la durée du contrat, groupés et isolés, les cachets sont groupés lorsqu’ils «couvrent une période d’emploi (de contrat de travail) d’au moins 5 jours continus chez le même employeur» (circulaire Unedic), les cachets sont isolés dans le cas contraire (contrat < 5 jours).
Attention, le cachet est une rémunération forfaitaire indépendante du nombre d’heures réellement effectué par l’artiste.
Le nombre d’heure indiqué par le cachet ne correspond pas au nombre d’heures travaillées mais au nombre d’heures entrant dans le calcul des droits au régime d’assurance chômage des intermittents. A savoir que depuis Juillet 2016 le cachet groupé ne correspond plus à 8 heures d’indemnisation, les deux types de cachets, isolé et groupé, correspondent désormais à 12h d’indemnisation. Le nombre de cachets pris en compte est limité à 28 par mois.

cotisations de sécurité sociale (Urssaf)

– Les artistes

  • Taux de cotisations
    Ils bénéficient en règle générale de taux réduit pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, dans ce cas les taux sont réduit de 30% par rapport aux taux du régime général sauf pour la CSG et la CRDS.
  • La réduction générale de cotisations dite «réduction Fillon»
    Elle n’est pas applicable pour les artistes.
  • Plafond de sécurité sociale
    Dans le cas de période d’engagement continu inférieure à cinq jours le plafond Urssaf est égal à douze fois le taux horaire, soit 300 € en 2019.
  • Le FNAL
    Depuis le 1er janvier 2013, les intermittents relevants d’une caisse de congés payés, les congés spectacles, la base de la contribution FNAL est majorée de 11.5%. Ceci afin de s’acquitter de la cotisation FNAL calculée sur les indemnités de congés versées par la Caisse.
  • Allocations familiales
    A compter du 01/04/2014 la contribution d’allocations familiales a un taux modulé en fonction de la rémunération : montant > 1,6 Smic ou 3,5 smic.
  • Allocations maladie
    A compter du 01/01/2019 la contribution d’allocations maladie a un taux modulé en fonction de la rémunération : montant > 2,5 Smic

– Les ouvriers et techniciens

  • Taux de cotisations
    Ils ne bénéficient pas des taux réduits des artistes et cotisent selon les taux de droit commun.
  • La réduction générale de cotisations dite «réduction Fillon»
    Elle s’applique aux techniciens et ouvriers du spectacle. Le montant est majoré par 100/90 et ne doit pas être supérieur à la somme des cotisations, elle-même majorée de 100/90 (c. séc. soc. art. D. 241-11 modifié) (voir le forum https://coolpaie.fr/forums/topic/plafond-reduction-fillon/)
    A partir du 01/01/2019 elle s’applique non seulement sur les cotisations Urssaf mais aussi sur la Retraite complémentaire.
    A partir du 01/10/2019 elle s’applique en plus sur le Chômage dans le cadre de la Réduction étendue (à partir du 01/01/2019 pour certaines catégories salariales comme les apprentis).
  • Plafond de sécurité sociale
    le plafond est déterminé en fonction de la périodicité de la paie (droit commun). Par dérogation, nonobstant le versement mensuel de la rémunération et sous certaines conditions, la pratique du plafond en fonction de la période réelle d’emploi ou d’activité est autorisée. Il est possible d’appliquer le plafond journalier, lorsque l’employeur peut justifier sur le contrat de travail et sur le bulletin de salaire des dates de début et de fin des périodes d’activité professionnelle.
    Lorsque la rémunération est versée de façon occasionnelle ou à des intervalles irréguliers, le plafond est déterminé en décomposant la période à laquelle s’applique le versement de la rémunération, en mois, quinzaines, semaines et jours ouvrables.
  • Le FNAL
    Depuis le 1er janvier 2013, les intermittents relevant d’une caisse de congés payés, les congés spectacles, la base de la contribution FNAL est majorée de 11.5%. Ceci afin de s’acquitter de la cotisation FNAL calculée sur les indemnités de congés versées par la Caisse.
  • Allocations familiales
    A compter du 01/04/2014 la contribution d’allocations familiales a un taux modulé en fonction de la rémunération : montant > 1,6 Smic ou 3,5 smic.
  • Allocations maladie
    A compter du 01/01/2019 la contribution d’allocations maladie a un taux modulé en fonction de la rémunération : montant > 2,5 Smic

cotisations d’assurance chômage (Pôle Emploi)

Depuis le 1er juillet 2013  le taux de la cotisation patronale d’assurance chômage est majoré pour les contrats d’usage, dont la durée est inférieure ou égale à 3 mois. Dans coolpaie cette majoration se matérialise sous la forme d’une retenue “majoration chômage” supplémentaire.

la déduction forfaitaire spécifique

Elle peut s’appliquer aux salariés relevant des professions prévues à l’article 5 de l’annexe IV du Code général des impôts, exclusivement les artistes dramatiques, lyriques, cinématographiques ou chorégraphiques, les artistes musiciens, choristes, chefs d’orchestres, les régisseurs de théâtres, dans le domaine du spectacle.
Depuis Juillet 2017 la déduction forfaitaire spécifique ne s’applique plus aux cotisations chômage mais continue à s’appliquer pour les cotisations Urssaf.
Cette déduction (20 ou 25%) peut être pratiquée par l’employeur avec accord obligatoire écrit du salarié ou si une convention ou un accord collectif du travail l’a explicitement prévu, ou lorsque le comité d’entreprise ou les délégués du personnel ont donné leur accord.
La pratique de la déduction forfaitaire spécifique ne doit pas aboutir à cotiser sur une base inférieure à l’assiette minimum (SMIC).

- message coolpaie du 26/01/2016 – allocations familiales

message coolpaie du 26/01/2016

Bonjour à tous,

nous avons quelques nouvelles informations concernant l’Allocation Familiales Taux réduit 2016 pour les Artistes.

1 – Définitivement les Artistes bénéficient bien du taux réduit en 2016 
(En ce qui concerne 2015 et les éventuelles régularisations, voir le forum de coolpaie : https://www.coolpaie.fr/modules.php?name=Forums&file=viewtopic&p=10878#10878).

2 – L’Urssaf nous informe aujourd’hui que le taux est fixé à 2.40% (et non pas 2.41%) au 01/01/2016 pour les salariés dont la rémunération n’excède pas 1,6 fois le SMIC. En espérant que cela ne change pas une nouvelle fois.

Pour info vous pouvez donc avoir deux taux de cotisations allocations familiales en fonction du niveau de rémunération de vos artistes :
– un taux de 2,40% pour les rémunérations inférieures ou égales à 1,6 SMIC ;
– un taux de 3,66 % (2,40%+1,26%) pour les rémunérations supérieures à 1,6 SMIC (une retenue Allocation Familiale Artiste taux réduit à 2,40% + une retenue Complément Allocation Familiale à 1,26%)

3 – Le taux de 2.40% a été mis à jour sur le site de coolpaie et vous pouvez utilisez le menu Fichier/Import taux et chiffres clés pour le mettre à jour dans vos bases de données.
Une fois la mise à jour effectuée vous devez bien évidemment faire un recalcul de vos paies Artiste de 2016 pour qu’elles tiennent compte de ce taux.

4 – L’Urssaf n’a toujours pas indiqué les modalités d’application de cette baisse, coolpaie se sert donc du même principe de calcul que pour le CICE, c’est à dire que les cachets sont pris pour 7h, dans le calcul de la limite des 1,6 SMIC.
Nous mettrons à jour coolpaie s’il s’avérait que l’Urssaf indique un autre type de calcul.

Bonne paie.

Michel et Anne-Sophie

Retrouvez sur cette page l’ensemble des lettres aux abonnés de 2015 http://www.coolpaie.fr/docs/index.php/Lettres_coolpaie


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- message coolpaie du 06/04/2016 – taux artiste URSSAF

message coolpaie du 06/04/2016

Bonjour à tous,

Ce message concerne exclusivement les TAUX ARTISTE URSSAF 2016 :

vous avez peut-être remarqué que les taux Urssaf pour les Artistes sur le site de l’Urssaf ont changé plusieurs fois au cours du trimestre et ont encore évolué la semaine dernière pour indiquer désormais des taux à 3 décimales.
Ces derniers taux permettent désormais un cumul correspondant exactement au BRC dans le cas des Artistes (ligne 312D à 14,77%)
En revanche pour les Artistes Fonctionnaires le cumul reste incorrect et ne correspond pas au BRC 13,525% au lieu de 13,53%.

Afin d’harmoniser les taux, obtenir un cumul des taux Urssaf déplafonnés correspondant au BRC (Non Fonctionnaire et Fonctionnaire, ligne 312D et 318D) et avoir un cumul taux Urssaf salariales déplafonnés correspondant au site de l’Urssaf permettant d’avoir un net correct voici ce que nous vous proposons :

1 – Le taux salarial Vieillesse Déplafonné passe dans coolpaie de 0,25% à 0,24%
2 – Le taux patronal Allocations Familiales taux réduit passe dans coolpaie de 2,40 % à 2,41%

Ainsi :
– le cumul 312D reste correct à 13,77%
– le cumul 318D (fonctionnaire) est correct à 13,77 – 0,24 = 13,53%
– le cumul des taux urssaf salariaux correspond au divau Urssaf : 0,24 + 0,53 (coolpaie) = 0,245 + 0,525 (divau Urssaf) =  0,77

Pour les Artistes :
Cette légère différence de taux modifie de 0,01% le net de vos salariés sur le premier trimestre 2015 si vous choisissez de recalculer les paie du premier trimestre. La différence de net est réellement minime (quelques centimes) et le BRC ne change pas.

Pour les Artistes Fonctionnaires :
Le BRC du premier Trimestre 2016 fait apparaître un taux de la ligne 318D à 13,53% ce qui indique qu’il y a aussi une réduction des Allocations Familiales pour les Artistes Fonctionnaires en 2016 ce qui n’avait pas été clairement indiqué par l’Urssaf et pas pris en compte par coolpaie.
La dernière version de coolpaie (4.0.0.8.157) permet ce nouveau calcul.

Afin de calculer correctement le BRC du premier trimestre vous devez :
1 – mettre à jour vos taux comme indiqué a- dessus, soit manuellement soit via le menu Fichier/Import taux et chiffres clés
2 – recalculer vos paies Fonctionnaire Artiste.

Ce recalcul fera apparaître le taux réduit des Allocations Familiales ainsi que la retenue de régularisation de ce taux en cas de paie > 1,6 SMIC.
Du fait de la légère modification du taux Vieillesse Déplafonné de 0,25% à 0,24% vous aurez une différence de net de quelques centimes.

Bonne paie.

Michel et Anne-Sophie

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- message coolpaie du 27/05/2016

message coolpaie du 27/05/2016

Bonjour, 
L’évolution du calendrier de déploiement de la DSN est désormais connu ainsi que les prochaines échéances de déclaration, nous vous invitons à consulter le décret du 18 mai à ce sujet (https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000032542850&dateTexte=&categorieLien=id) et à prendre note du calendrier ci dessous.

Nous rappelons que la déclaration DSN n’est pas optionnelle. Elle est déjà obligatoire pour certaines entreprises et le sera pour TOUS LES EMPLOYEURS à partir des paies de janvier 2017 (DSN à déclarer en février), à partir d’août 2016 selon certains critères (CF calendrier ci dessous).

Nous attirons votre attention sur le fait que la DSN est la cartographie de vos paies, une fois votre DSN déclarée, vous ne pouvez et ne devez surtout pas modifier vos paies. Il est donc primordial avant de faire votre extraction DSN de vérifier les informations de vos paies afin d’y apporter si besoin des corrections avant votre déclaration.

Nous travaillons quotidiennement depuis plusieurs mois au développement de la DSN dans coolpaie pour vous permettre de répondre dans les meilleures conditions à vos obligations déclaratives.

CALENDRIER DSN DANS COOLPAIE

FIN MAI 2016 : Présentation de la DSN dans coolpaie

A compter de la prochaine version 4.0.0.8.159, vous pourrez accéder à l’onglet “DSN” (sans création possible du fichier DSN).
Un mode d’emploi vous sera proposé afin de guider vos premiers pas dans la DSN.
L’objectif est de vous permettre de vous familiariser avec l’ergonomie de ce nouveau menu, de faire des extractions de vos données de paies, de vérifier la cohérence de vos données et les corriger si besoin…

DÉBUT JUIN 2016 : Test grandeur nature par un panel d’abonnés

Nous allons proposer à des abonnés (sur la base du volontariat) de “tester” la DSN grandeur nature (de l’extraction du fichier DSN dans coolpaie au dépôt sur le site d’Izilio.fr (**) (ou net-entreprise.fr) sur les paies du mois de mai.

JUILLET 2016 : Activation du menu DSN

Nous proposerons l’activation des fonctionnalités de la DSN début juillet (sous réserve des retours de tests) permettant de créer votre première déclaration DSN.

Pour les abonnés ayant l’obligation de déclarés à partir d’aout *: nous conseillons de commencer dès juillet la création et le dépôt de votre DSN
Pour les abonnés n’ayant pas l’obligation de déclaration à partir d’ aout : votre première déclaration DSN vous fait entrer dans le dispositif, il vous faudra déclarer tous les mois via la DSN, après votre première déclaration.

* Pour vérifier votre éligibilité nous vous proposons de consulter le site dsn-info.fr, qui traite du sujet en 7 questions : http://www.dsn-info.fr/documentation/obligation-intermediaire-dsn-aout-2016.pdf.
CALENDRIER DSN

PAIES DE JUILLET 2016 (DÉCLARATION EN AOUT 2016) : Obligation de déclaration DSN SELON CRITÈRES DE COTISATIONS

La prochaine date limite de déclaration DSN concerne les employeurs dont le montant de cotisations et contributions sociales dues en 2014 est égal ou supérieur à 50 000 euros (URSSAF et Sécurité Sociale)

Si vous entrez dans ces critères, vous avez l’obligation à partir des paies de juillet de déclarer mensuellement vos DSN (déclaration au plus tard le 5 ou 15 aout). Pour rappel votre date limite de déclaration de la DSN est le 5 du mois suivant si votre périodicité de déclaration Urssaf est mensuel, le 15 dans les autres cas.

PAIES DE JANVIER 2017 (DÉCLARATION EN FÉVRIER 2017) : Obligation de déclaration DSN pour TOUS LES EMPLOYEURS

A compter de février tous les employeurs ont l’obligation de déclarer mensuellement leur DSN (même pour les mois sans paie).

** A propos d’IZILIO

IZILIO est une plateforme de déclaration DPAE et DSN (au même titre que net-entreprise) initiée par Audiens (pour la partie intermittents).
IZILIO a été mis en place pour vous accompagner dans le démarrage de la DSN qui va remplacer la plupart des déclarations sociales. Avec IZILIO, vous vous familiarisez progressivement avec la DSN sur une interface unique et gratuite.

Nous avons signé un partenariat avec Audiens et le site IZILIO et vous engageons donc à l’utiliser (http://www.izilio.com/dsn/web/node1_7199/audiens) pour faire vos déclarations DPAE et vos futures déclarations DSN.

Au fur et à mesure nous augmenterons l’inter-connectabilité avec le site IZILIO au sein de coolpaie .

Bonne paie.

Michel et Anne-Sophie

Retrouvez sur cette page l’ensemble des lettres aux abonnés de 2015 http://www.coolpaie.fr/docs/index.php/Lettres_coolpaie


michel@coolpaie.fr

- Lettre aux abonnés du 06/01/2017

Lettre aux abonnés du 06/01/2017

Cher(es) abonné(es),

nous vous souhaitons une excellente année 2017,  le changement d’année apporte son lot de modifications, l’occasion pour nous de vous adresser un récapitulatif de ces évolutions.

LES CHIFFRES, PLAFONDS ET COTISATIONS

Smic : 
le SMIC horaire passe à 9,76 € en 2017 (contre 9,67€ en 2016)

code et taux AT : 
Le code artiste 923AC disparait au profit du code 923AD qui désormaisréunit les artistes et les services annexes du spectacle.
Ce code 923AD est de 1,80 % en 2017, dans le cas des taux réduits artistes le taux passe à 1,26 % (taux réduit artiste : 1,80% – 30%). Le code 923AD (1,26 %) devient le code générique pour les artistes, voir avec la Carsat de votre région si vous devez également utiliser ce code à 1,80 % pour vos techniciens.
Dans le cas où devez utiliser ce même code 923AD pour vos artistes et techniciens, vous aurez donc dans coolpaie deux codes AT 923AD, un premier code avec type “Artiste” à 1,26 %, le second avec un type “Cas général” à 1,80 % pour les techniciens.

coolpaie vous propose l’ajout de ces codes en automatique à l’ouverture de la dernière version 4.0.0.8.181 (923AD à 1,26 % pour les artistes / 923AD à 1,80 % pour les techniciens)

Dans tous les cas et pour les autres taux AT, il convient de vous reporter à la notification que vous avez reçue ou que vous allez recevoir de la Carsat pour mettre à jour les autres codes AT dont vous avez besoin pour vos paies.

Plafond :

le plafond mensuel de la sécurité sociale est fixé à 3269 €, le plafond journalier est fixé à 180 € et le plafond horaire est fixé à 24 €.
Le plafond artiste reste à 288 € (12 x 24) en 2017.

Cotisation Urssaf:

– les taux de cotisation d’assurance vieillesse déplafonnée passent à 0,40 % (sal) et 1,90 % (pat)
– les taux de cotisation d’assurance vieillesse déplafonnée artiste passent à 0,28 % (sal) et 1,33 % (pat)
– le taux patronal de cotisation maladie passe à 12,89 % (pat).
– le taux patronal de cotisation maladie artiste passe à 9,03 % (pat)

– Entrée en vigueur de la cotisation patronale de pénibilité à 0,01 % (appliquée à tous les salariés bénéficiant d’un contrat de travail qu’ils soient ou non soumis à un facteur de pénibilité).
– les taux spécifiques de cotisation de pénibilité, pour les salariés exposés (dont le contrat est supérieur à un mois) à un ou plusieurs facteurs de pénibilité, sont doublés soit 0,20 % pour une mono exposition et 0,40 % pour une multi exposition.

Cotisation Pôle Emploi :

– le taux de cotisation AGS (Intermittent et Permanent) passe de 0,25 % à 0,20 %.
– le taux de cotisation Chômage (Intermittent) passe de 8,50 % à 9 %.

Cotisation retraite :

– La valeur du salaire charnière GMP mensuelle a été fixée à 3611,48 €, et journalière à 198,87 €.
– La cotisation intermittent minimale GMP : 3,87 à la journée

LA DSN

2017 annonce l’entrée obligatoire de toutes les entreprises dans le dispositif DSN à compter des paies de janvier 2017 (à déclarer en février 2017). Comme vous l’avez peut-être remarqué la phase 3 de la DSN est déjà disponible en version de paramétrage (test) dans coolpaie afin de vous permettre de paramétrer correctement votre logiciel, pour que vos données répondent au cahier des charges de la DSN phase 3.

La version finale de la phase 3, permettant de déposer vos fichiers, sera livrée à l’occasion de la sortie d’une nouvelle version de coolpaie fin janvier. Nous encourageons tous les abonnés (y compris les abonnés déjà entrés dans le dispositif DSN en 2016 en phase 2) à effectuer leurs tests de paramétrage de DSN phase 3 en attendant.

Nous vous invitons à consulter le blog de la DSN dans lequel vous trouverez certainement les questions que vous vous posez qu’il s’agisse du paramétrage de coolpaie ou de la façon de réaliser et de déclarer une DSN avec coolpaie : https://www.coolpaie.fr/modules.php?name=Blog_DSN&op=billet&bid=10#billet

Une liste de discussion DSN a été spécialement créée à laquelle vous pouvez vous inscrire pour avoir des informations supplémentaires sur la DSN et obtenir des réponses à des questions que vous poserez sur la liste : http://lists.coolpaie.fr/cgi-bin/mailman/listinfo/liste_dsn
Nous vous recommandons fortement de vous inscrire sur cette liste, qui devient désormais notre principal support d’information au sujet de la DSN et son évolution au sein de coolpaie

La FAQ DSN est toujours en ligne sur le site de coolpaie, nous tâcherons de la faire vivre et de l’actualiser en fonction des questions les plus récurrentes, n’hésitez pas à la consulter en cas de besoin : http://www.coolpaie.fr/docs/index.php/FAQ_DSN

Bonnes paies à tous et bonnes DSN,

Michel et Anne-Sophie

- Lettre aux abonnés du 19/01/2017

Lettre aux abonnés du 19/01/2017

Bonjour,

Vous trouverez ci dessous un point sur la DADS 2016 et la DSN 2017.

1 – DADS / DNA (Audiens)

Des modifications et améliorations ont été apportées à l’outil d’aide au remplissage de la DADS/DNA lors des dernières versions coolpaie.

Si vous avez déjà déclaré votre DADS/DNA et que les modifications apportées vous concernent, nous vous invitons à faire une correction de votre déclaration (auprès d’éventail ou Audiens) avant la date du limite du 31 janvier 2017.

2 – DSN 2017 (phase 3)

RAPPEL : La DSN phase 3 est en test pour paramétrage depuis fin décembre 2016 dans coolpaie. Elle permet de paramétrer votre logiciel pour vous permettre de vérifier que vos données sont en adéquation avec le cahier des charges DSN de la phase 3.

Voir notre blog pour l’aide au paramétrage de votre logiciel : https://www.coolpaie.fr/modules.php?name=Blog_DSN

INFO :  La div des codes AT 2017 n’a pas été mise à jour par les services de la DSN. La mise à jour est prévue pour le 24/01. Il est donc normal d’avoir une incohérence sur le code S21.G00.G40.040 jusqu’à cette date.

A partir de la version coolpaie 4.0.0.8.188 (sortie le 19/01/2017), vous avez accès à votre fichier DSN en mode test.
Vous pouvez ainsi déposer votre DSN pour test sur la plateforme de votre choix (Izilio ou Net entreprise).
ATTENTION : En attendant la version finale fin du mois de Janvier merci de ne déposer que des DSN de test.

=> Avant le dépôt il convient de corriger toutes les incohérences (sauf code S21.G00.40.040).

1) Au dépôt de votre fichier, vous êtes informé par la plateforme que vous avez choisie de la validité de vos données :

– En cas d’anomalie bloquante relevée par votre plateforme de dépôt, il convient dans coolpaie d’apporter les modifications demandées et de déposer un nouveau fichier une fois les anomalies corrigées.

– En cas d’anomalie non bloquante, vous pouvez si vous le souhaitez apporter les modifications demandées dans coolpaie et envoyer une DSN annule et remplace.
possible uniquement dans la date limite de dépôt : voir blog de la DSN https://www.coolpaie.fr/modules.php?name=Blog_DSN

2) Une fois votre DSN déposée et acceptée par la plateforme (Izilio ou Net entreprise), votre DSN est transmise par la plateforme aux différents organismes concernés par la DSN (Urssaf, organisme de retraite et prévoyance).

Vos données sont à nouveau traitées par ces organismes :

– En cas d’anomalie constatée par ces organismes, vous recevez un mail vous en informant.

– Si il n’y a pas d’anomalie dans votre DSN, un mail vous précise que votre DSN a été acceptée.


Bonne pratique : consulter son tableau de bord
Nous attirons votre attention sur votre obligation de consultation du tableau de bord suite à transmission de vos DSN
Vous êtes libérés de vos obligations si et seulement si la qualité de vos données a permis les traitements prévus, selon la logique suivante :
La DSN mensuelle est acquittée par un certificat de conformité
Une fois ce certificat obtenu, le déclarant est libéré de son obligation déclarative mensuelle
Il doit consulter son tableau de bord pour récupérer les contrôles inter-déclarations et les éventuels retours métier des organismes (ex. Urssaf)
Il doit tenir compte de ces éléments pour rectification dans la DSN du mois suivant

Source DSN-info.fr : http:// http://www.dsn-info.fr/actualites.htm


ATTENTION VÉRIFIEZ LA VALIDITÉ DE VOS ADRESSES MAIL DANS COOLPAIE

En cas de mail invalide (dans coolpaie “paramètres de la société / onglet DSN”), vous ne serez pas informés par mail de l’évolution de votre déclaration DSN. Vous ne pourrez donc pas apporter les corrections attendues par les organismes et risquez des pénalités.

3 – AVERTISSEMENT : coolpaie permet de faire la paie, les contrats et les déclarations des INTERMITTENTS du spectacle et de certaines catégories salariales du REGIME GENERAL (CAS GENERAL, CUI CAE, DIRIGEANT, FORMATEUR OCCASIONNEL) et EXCLUSIVEMENT celles-là.

Il n’est donc pas possible d’utiliser coolpaie pour d’autres catégories salariales du régime général (ex : apprenti, stagiaire etc …), vos paies seraient incorrectes et vos déclarations DSN seraient fausses.

Bons tests DSN à tous !
Michel et Anne-Sophie

- Lettre aux abonnés du 02/03/2017 – DSN

Lettre aux abonnés du 02/03/2017

Bonjour,

l’entrée de toutes les entreprises dans le dispositif DSN est obligatoire depuis janvier 2017 (y compris pour les mois sans paie) et cela pour toutes les entreprises.

Si vous n’avez pas déposé votre DSN de janvier (date limite de dépôt le 5 ou le 15 février), vous pouvez encore le faire en mars (date limite de dépôt le 5 ou le 15 mars à midi) sans pénalité.

Pour cela créez les deux fichiers DSN (janvier et février) et déposer les deux fichiers sur la plateforme de votre choix (Izilio ou Net entreprises). Voir le document de la DSN à ce sujet : http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/1248

Lors du dépôt, en ce qui concerne le fichier DSN de Janvier, une anomalie non bloquante vous indiquera que votre dépôt est tardif pour les paies de Janvier mais sans conséquence pour la bonne transmission de votre DSN.

Nous vous invitons à consulter les différents supports mis à votre disposition pour vous aider pour votre première DSN :

la base documentaire : https://www.coolpaie.fr/modules.php?name=Base_documentaire
le blog DSN : https://www.coolpaie.fr/modules.php?name=Blog_DSN
la FAQ DSN : http://www.coolpaie.fr/docs/index.php/FAQ_DSN

Les questions liées à la DSN sont traitées sur la liste de discussion DSN : http://lists.coolpaie.fr/cgi-bin/mailman/listinfo/liste_dsn

Bonne DSN
Michel et Anne Sophie

- Lettre aux abonnés du 6 Juillet 2017

Lettre aux abonnés du 6 Juillet 2017

SOMMAIRE

I – Anomalie DSN
II – Modification chômage
III – Nouveau statut réalisateur
IV – Précision sur les cachets groupés
V – Nouveau site de coolpaie
VI – L’équipe coolpaie s’agrandit

Cher(e)(s) abonné(e)(s),

I – Anomalie DSN

Vous avez peut-être déposé votre DSN des paies de Juin et reçu une anomalie non bloquante code S21.G00.78 003. Pas d’inquiétude !

Un contrôle supplémentaire a été ajouté, très récemment, à partir des DSN de juin (paies de juin).
Désormais, la date de fin de période de cotisation Prévoyance / Santé doit être comprise dans la période de validité du contrat.

Cela a pour conséquence l’apparition d’un retour non bloquant correspondant au code S21.G00.78.003 pour la base assujettie de type “31 – Eléments de cotisation Prévoyance, Santé, retraite supplémentaire”.

Nous allons corriger coolpaie en ce sens dès que possible.
L’erreur étant non bloquante elle ne vous empêche pas de déposer vos DSN.

Info : pour le mois de juillet la date limite de dépôt est le 17/07/2017 à midi (pour les abonnés réglant leur charges au trimestre).
Rappel : Nouvelle règle depuis le mois dernier en cas d’annule et remplace le dépôt doit se faire au plus tard la veille à minuit.

Nb : la liste de discussion DSN est toujours animée de vos questions et remarques. Nous vous conseillons de vous y inscrire pour suivre l’actualité et l’évolution de la DSN d’une façon générale et plus particulièrement dans coolpaie, en suivant ce lien  : http://lists.coolpaie.fr/cgi-bin/mailman/listinfo/liste_dsn

II – Modification chômage

A compter du 1er juillet 2017:

I – le calcul des retenues chômage se fait sur le salaire non abattu (au lieu du salaire abattu jusqu’à présent).

Cela ne change rien à la pratique de l’abattement qui reste d’actualité pour les autres retenues (Urssaf) et dont le choix est fait pour l’année civile complète. Ce changement n’est valable que pour le calcul des cotisations chômage.

coolpaie est mis à jour en ce sens, depuis la version 4.0.0.8.201, de nouvelles retenues Chômage int. calculées sur le salaire non abattu remplacent les retenues existantes calculées sur le salaire abattu.

II – la taux AGS change pour les intermittents et les salariés du régime général. Il passe de 0,20 % à 0,15% au 01/07/2017.

Vous pouvez faire la mise à jour automatique des taux, menu “fichier / import taux et chiffres clés” dans coolpaie.

Pour rappel : vous pouvez également faire la mise à jour de vos taux depuis votre logiciel coolpaie via la page des paramètres de la paie onglet retenues

Pour les paies de juillet déjà enregistrées avant cette mise à jour des taux, un recalcul est nécessaire pour l’application de ce nouveau taux.

III – Nouveau statut réalisateur

Le statut de certains réalisateurs a évolué en 2017. Dans certains cas les réalisateurs peuvent être considérés comme des Artiste-Cadre. Ils peuvent ainsi bénéficier des taux réduits Urssaf des Artistes et être payé en cachets.
Voici la liste exhaustive des professions concernées :

Secteur
Profession
Code PE
Télédiffusion
Réalisateur
REA010
Production audiovisuelle
Production de films d’animation
Production audiovisuelle
Production cinéma
Réalisateur cinéma
REA016
Edition phonographique
Réalisateur artistique
REA020
Radiodiffusion
Réalisateur radio
REA080
Prestation technique – audiovisuel
Réalisateur AV
REA100
Prestation technique – spectacle vivant
Réalisateur SV
REA110
Production cinéma
Réalisateur de films publicitaires
REA120
Production cinéma
Technicien réalisateur 2ème équipe cinéma
TEC496

IV – Précision sur les cachets groupés

Depuis Juillet 2016 le nombre d’heure d’indemnisation des cachets groupés est passé de 8h à 12h, c’est à dire le même nombre d’heure que les cachets isolés. Cela ne veut pas dire que les cachets groupés ont disparu. En effet si aux yeux de Pôle Emploi la différence n’existe plus, elle existe toujours pour l’Urssaf. Le plafond Urssaf des cachets isolés est le plafond Artiste (288 € en 2017) mais le plafond des cachets groupés est le plafond journalier de la sécu.
Il est donc primordial de continuer à utiliser les cachets groupés et isolés selon la règle du nombre de jours de contrat :
– Contrat inférieur à 5 jours(*) :  Cachets isolés
– Contrat supérieur ou égal à 5 jours(*) : Cachets groupés
(*) nombre de jours compris entre la date du premier jour travaillé et la date du dernier jour travaillé

V – Nouveau site de coolpaie

Depuis mardi 27 juin au matin, le site de coolpaie a fait peau neuve. Nous remercions une nouvelle fois les abonnés ayant participé au mur d’images.
N’hésitez pas, si vous le souhaitez, à nous faire parvenir des images de vos propres productions ou à nous donner l’autorisation d’en prélever sur vos sites internet. Nous les intégrerons au mur d’images du site.
Au-delà du lifting opéré pour rendre le site plus moderne, nous l’avons souhaité plus clair et plus facile d’utilisation, et espérons que vous prendrez autant plaisir à vous y rendre que nous avons pris plaisir à le développer.

Le site a toujours le même objectif, vous permettre de télécharger coolpaie ou les mises à jour, consulter les FAQ, les forums, les lettres aux abonnés, la documentation, les vidéos d’apprentissage, s’inscrire aux listes de discussion et accéder au support ticket.

Si ne vous vous êtes pas encore connecté au site, nous vous invitons à le faire.

Une réinitialisation de votre mot de passe est nécessaire lors de la première connexion. En cas de difficulté, n’hésitez pas à revenir vers nous, vous pouvez à cette fin utiliser l’adresse suivante : support_ticket@coolpaie.fr.

VI – L’équipe coolpaie s’agrandit

Nous sommes heureux d’accueillir Marie au sein de coolpaie depuis le 3 juillet.

Marie a pour principale mission la gestion des abonnements (nouveau, modification, renouvellement) et de la facturation.

Elle nous apportera également un soutien sur l’amélioration de certains outils et supports d’aide à l’utilisation du logiciel.

Bonnes paies, bonne DSN et bon été à tous.
Annesophie, Marie et Michel

- Lettre aux abonnés du 03 Janvier 2018

Lettre aux abonnés du 03 Janvier 2018

SOMMAIRE

I – Payes 2018
II – CICE 2017
III – DADS 2017
IV – Etats / Bordereaux 2017
V – DSN 2018
VI – DSN Décembre 2017

Cher(e)(s) abonné(e)(s),

I – Payes 2018

Les chiffres et taux clés 2018 ne sont pas encore tous connus et seront donc mis à jour courant du mois de Janvier. Nous vous recommandons d’attendre de connaitre les évolutions de la paie de 2018 avant de réaliser vos paies. De même certains calculs évoluent, comme le calcul Fillon et une version spécifique de coolpaie sortira courant Janvier 2018.
Une lettre spécifique et récapitulative vous sera envoyée lorsque tous les taux seront connus définitivement et que la nouvelle version de coolpaie permettant de faire les paies 2018 sera prête.
Dans le cas où vous avez déjà réalisé des paies pour 2018, ces paies contiennent les taux et chiffres clés 2017. Il conviendra de recalculer ces paies avec cette nouvelle version.

II – CICE 2017

Les structures bénéficiaires du CICE qui emploient des salariés en CUI CAE doivent déduire de l’assiette de calcul du CICE les aides financières perçues par l’état pour ces contrats aidés.

Si vous êtes concernés (vous êtes bénéficiaire du CICE et vous avez employé des salariés en CUI CAE), vous indiquerez le montant d’aides que vous avez perçu en 2017, pour ces contrats aidés, dans le chiffre clé prévu à cet effet (CICE – Aide Contrats Aidés (ex. CAE)) accessible dans votre logiciel depuis “menu/ paramètres de la paie / chiffres clefs” (disponible à partir de la version coolpaie 4.0.0.8.212).

Seule cette opération permettra de déduire dans votre DSN de décembre les aides perçues du calcul de votre assiette CICE.

III – DADS 2017

Depuis 2017, les déclarations mensuelles DSN se substituent à la DADS annuelle.
En théorie, les entreprises entrées en DSN en janvier 2017 ayant déposées dans les délais toutes les DSN mensuelles en fichiers réels, conformes, selon les dates limites, ne devraient pas avoir à fournir de DADS 2017 en janvier 2018.

En pratique, dans certains cas il peut être attendu une DADS annuelle, par exemple dans le cas où un organisme destinataire de la DSN a signalé un manquement ou problème dans les informations reçues.

Nous vous conseillons de vérifier si il est attendu une DADS pour votre structure. Vous pouvez le faire depuis la page d’accueil de votre compte Net Entreprises, choisir “vos services complémentaires / outils de contrôle / DSN ou DADS”

Il vous sera indiqué si pour votre siret il est attendu une DADS, ainsi que le motif.
Si il n’est pas attendu de DADS pour votre structure, vous ne devez pas faire de DADS, les informations ne seraient pas traitées.

Pour ceux qui sont concernés par la DADS, une version de coolpaie sortira courant janvier, avec l’outil d’aide au remplissage de la DADS 2017 afin de vous permettre de déclarer votre DADS sur le site d’ E-ventail.

Cas particulier :
Si il est attendu une DADS pour votre siret et que le motif correspond à des erreurs ou informations manquantes exclusivement Agirc Arrco ET si votre seule caisse de retraite est Audiens, n’en tenez pas compte, en effet, si Audiens attend une DADS pour votre structure vous avez reçu ou allez recevoir un courrier spécifique de la part d’ Audiens. Si vous n’avez reçu aucune notification concernant la DNA d’Audiens vous n’aurez pas à produire de DADS.

IV – Etats / Bordereaux 2017

Pour rappel : Les organismes dont les cotisations sont déclarées en DSN depuis 2017 sont :

– Urssaf et Chômage permanent
– Audiens
– Caisse de congés spectacles
– Autres organismes de prévoyance, retraite, retraite supplémentaire et mutuelle.

Pour les organismes dont les cotisations ne sont pas déclarées en DSN, il convient de continuer vos déclarations et règlements de la même manière qu’avant votre entrée en DSN. Voir guide du paramétrage à ce sujet : http://www.coolpaie.fr/Documents/guide_du_parametrage_dsn.pdf

Vous retrouverez dans votre logiciel depuis “menu / état de la paie”, les différents bordereaux et états pour vous aider à faire vos différentes déclarations.

Concernant particulièrement l’état de Pôle Emploi Spectacle, comme il y a eu deux changements de taux en 2017, un en Juillet puis un en Octobre :
Vous devrez donc faire trois Etats différents :
1 – sur la période de Janvier à Juin
2 – sur la période de Juillet à Septembre
3 – sur la période d’Octobre à Décembre

V – DSN 2018

La date de limite de déclaration change en 2018. A partir des paies de janvier 2018, pour toutes les entreprises de moins de 50 salariés, la date limite de déclaration DSN est fixée au 15 à midi le mois suivant des paies, et ce indépendamment de la périodicité de règlement des cotisations. Voir site de l’Urssaf à ce sujet : https://www.urssaf.fr/portail/home/actualites/toute-lactualite-employeur/dates-de-paiement-des-cotisati-1.html

VI – DSN Décembre 2017

La DSN de décembre, à déclarer en Janvier, intègre les assiettes de déclaration fiscale, taxe d’apprentissage, taxe sur les salaires, formation etc…
Nous avons eu une interrogation quant à l’intégration des intermittents dans l’assiette de la formation continue CDD. Sans réponse de la DSN et cela certainement due à la période des fêtes, la sortie de la version coolpaie (4.0.0.8.212) permettant la création du fichier DSN de décembre a été retardée.
Si votre date limite de déclaration DSN est le 5 du mois (à midi), c’est à dire dans le cas où vous êtes mensualisé, merci de nous contacter sur le support ticket afin que nous vous mettions à disposition une version de coolpaie vous permettant de réaliser votre DSN de décembre.
Si votre date limite de déclaration DSN est le 15 du mois (à midi) merci d’attendre la prochaine mise à jour. Mais si vous êtes pressé n’hésitez pas à nous écrire sur le support ticket afin que nous vous mettions à disposition une version de coolpaie vous permettant de réaliser votre DSN de décembre.

Bonnes paies, bonne DSN et bonne année à tous et à toutes.
Annesophie, Marie et Michel

- Lettre aux abonnés du 13 Janvier 2018

Lettre aux abonnés du 13 Janvier 2018

SOMMAIRE

I – Point 2017
II – Codes AT 2018
III – Changement de calcul 2018
IV – Evolutions taux et chiffres clés 2018
V – Mise à jour des taux et chiffres clés 2018 dans coolpaie
VI – Autres évolutions 2018
Cher.e abonné.e

suite à la lettre aux abonnés du 03/01/2018 (voir lien : https://coolpaie.fr/lettres_abonne/) et à la sortie de la version coolpaie 4.0.0.8.214, vous trouverez dans cette lettre le récapitulatif des évolutions (taux, chiffres, calcul) 2018.

I – POINT 2017

DADS

Rappel : La transmission de DSN mensuelle se substitue à la DADS annuelle. Les structures entrées en DSN en janvier 2017 n’ont donc a priori plus à déposer de DADS.

Si un ou plusieurs organismes ont signalé des données manquantes ou insuffisantes il est dans ce cas attendu une DADS pour votre structure pour vos paies 2017 (vérifiez que vous êtes concernés, voir notre lettre du 03/01/2018 pour plus d’information), vous avez jusqu’au 31/01/2018 pour fournir cette DADS.

La version 4.0.0.8.214 contient l’outil d’aide au remplissage de la DADS (accessible depuis “menu /état de la paie”. La DADS est à remplir sur le site d’e-ventail.fr en vous aidant de l’aide au remplissage de la DADS de coolpaie.
Rappel cas particuliers (voir notre lettre du 03/01/2018):

S’il est attendu une DADS pour votre siret et que le motif correspond à des erreurs ou informations manquantes exclusivement Agirc Arrco ET si votre seule caisse de retraite est Audiens, n’en tenez pas compte, en effet, si Audiens attend une DNA (DADS Retraite à faire sur le site d’Audiens) pour votre structure vous avez reçu ou allez recevoir un courrier spécifique de la part d’Audiens. Si vous n’avez reçu aucune notification concernant la DNA d’Audiens vous n’aurez pas à produire de DADS.

BORDEREAU RECAPITULATIF URSSAF

Les cotisations Urssaf sont déclarées en DSN, il n’est donc plus attendu par les services de l’Urssaf de bordereau récapitulatif des cotisations.
A savoir que si des modifications sont à apporter sur vos déclarations, celles-ci doivent être réalisées en DSN.

II – CODES AT 2018

Code AT Artistes

Depuis le 1/01/2018, la codification des codes AT artiste a changé. Il n’existe plus de code AT spécifique Artiste. C’est dorénavant le code AT Cas Général qui vous a été notifié par votre Carsat qui est à utiliser dans tous les cas pour les paies Artiste à partir du 01/01/2018. Le taux accident Artiste (1,19% en 2018) est désormais géré directement dans la retenue accident du travail Artiste.

Code AT non Artistes

Les codes et taux AT sont variables d’une structure à une autre (activités, effectifs, géographie …). Pour connaître les taux AT à appliquer pour votre structure vous pouvez :

– consulter la notification adressée par la Carsat en début d’année
– utiliser le service de Net entreprises “compte AT/MP” (prévoir 15 jours entre l’inscription et la mise en ligne des taux AT) voir site de Net Entreprises à ce sujet : https://www.net-entreprises.fr/vos-declarations-en-ligne/compte-atmp-2/#lessentiel

Il vous appartient de mettre à jour vos taux et code AT (hors Artiste, voir ci dessus) dans coolpaie depuis “menu / paramètres de la paie / taux AT”

III – Changement de calcul 2018

Réduction Fillon

le calcul de la réduction Fillon (également appelée réduction générale des cotisations) a changé en 2018. coolpaie intègre ce nouveau calcul, à partir de la version 4.0.0.0.214.

Pour plus de détail sur le calcul de la réduction Fillon, nous vous invitons à consulter le site de l’Urssaf : https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/beneficier-dune-exoneration/exonerations-generales/la-reduction-generale/le-calcul-de-la-reduction.html

Base forfaitaire

Certains salariés cotisent sur des bases forfaitaires, c’est le cas notamment de certains  formateurs occasionnels.

Dorénavant, ces assiettes  forfaitaires sont encadrées lorsque la rémunération est égale ou supérieure à 1,5 plafond de la paie, l’assiette forfaitaire retenue pour le calcul des cotisations ne peut pas être inférieure à 70 % de cette rémunération.

Voir le site de l’Urssaf à ce sujet : https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/assiettes-forfaitaires-et-franch/le-formateur-occasionnel.htm

IV – Evolution taux et chiffres clés 2018

Le divau ci-dessous liste les évolutions de taux et chiffres pour 2018. Ces évolutions sont intégrées dans coolpaie (voir point 4 à ce sujet).

Les principales évolutions sont :

La suppression de la part salariale d’assurance maladie (-0,75%  Cas Général / -0,53%  Artistes).
Une augmentation de la part  employeur de la retenue d’assurance maladie (+0,11% Cas Général / +0,08% Artistes).

Une suppression des cotisations pénibilité (0,01 pénibilité universelle / 0,20 pénibilité exposition un facteur / 0,40 pénibilité exposition multi facteurs). Les critères de pénibilité passent de 10 à 6 et sont : activités en milieu hyperbare, températures extrêmes, bruit, travail de nuit, travail en équipes successives alternantes et travail répétitif.

Une baisse de la cotisation salariale d’assurance chômage de 1,45 %.
Une hausse de 1,7% de de la CSG.

Caisse 
Type de cotisation / retenue / exonération
valeur 2017
valeur 2018
Chiffres clés
Smic horaire brut
9,76 €
9,88 €
Smic mensuel brut (35h)
1480,27
1 498,47 €
Gratification minimum horaire stagiaire
3,60 €
3,75 €
Salaire charnière mensuel TB /GMP
3 611 €
3 664,82 €
Plafond sécurité sociale horaire
24 €
25 €
Plafond sécurité sociale journalier
180 €
182 €
Plafond Sécurité sociale mensuel
3 269 €
3 311 €
Plafond artiste (cachet isolé)
288 €
300 €
CICE
7%
6%
Taxe sur les salaires 3ème seuil
20%
0%
Retenue sur salaire : 1er seuil salaire mensuel
1205
1217
Retenue sur salaire : 2ème seuil salaire mensuel
1396
3531
Taxe sur salaire : 1er seuil
7721
7798
Taxe sur salaire : 2ème seuil
15417
15571
Cotisations
Urssaf
Taux AT artiste 
1,26%
1,19%
Urssaf
Assurance maladie cas général part salariale 
0,75%
0%
Urssaf
Assurance maladie cas général part patronale
12,89%
13%
Urssaf
Assurance maladie artiste part salariale 
0,53%
0%
Urssaf
Assurance maladie artiste part patronale
9,03%
9,10%
Urssaf
Assurance maladie artiste fiscalité étrangère part salariale
4,75%
6,45%
Urssaf
CGS Déductible
5,10%
6,80%
Urssaf
Pénibilité universelle
0,10%
0%
Urssaf
Pénibilité exposition à un facteur
0,20%
0%
Urssaf
Pénibilité exposition à plusieurs facteurs
0,40%
0%
Chômage Permanent
Chômage permanent part salariale
2,40%
0,95%
Chômage intermittent
Chômage intermittent part salariale
4,80%
3,35%

V –  Mise à jour des taux et chiffres clés 2018 dans coolpaie

– Créer l’exercice 2018 (si ce n’est pas déjà fait) afin de pouvoir faire vos paies depuis votre logiciel “fichier / nouvel exercice”

– Faire la mise à jour des taux et chiffres depuis votre logiciel “fichier / import taux et chiffres clefs”

RAPPEL RECALCUL DES PAIES : Vous devez recalculer les paies 2018 enregistrées dans coolpaie avant la version 4.0.0.8.214  pour qu’elles tiennent compte des calculs /taux /chiffres clefs 2018.

VI – Autres évolutions 2018

– Les bulletins de paie simplifiés obligatoires à partir de 2018 seront intégrés à la prochaine version de coolpaie, vous aurez le choix entre les deux types de bulletins.
– A compter du 1er janvier 2018, les règles de calcul du plafond de la Sécurité sociale sont modifiées. Du fait de la mise en place tardive, la circulaire publiée le 26 décembre 2017 précisant les nouvelles modalités de ces nouvelles, accorde un délai de 6 mois pour permettre la prise en compte de la réforme. Les nouveaux calculs seront disponibles dans la prochaine version de coolpaie.

Bonnes paies et bonne année 2018 à tous

Anne-Sophie, Marie et Michel

- Lettre aux abonnés du 26 Mars 2018

Lettre aux abonnés du 26 Mars 2018

SOMMAIRE
I – Changement de taux assurance maladie salariés fiscalement étranger
II – Changement de taux Congés Spectacles
III – Nouvelle profession Pôle Emploi
IV – Prélèvement à la source (PAS)

Cher.e abonné.e,

I – Changement de taux assurance maladie salariés fiscalement étranger

Rétropédalage majoration cotisation salariale assurance maladie des salariés fiscalement étrangers

Au 01/01/2018, la cotisation salariale d’assurance maladie des salariés fiscalement étrangers était passée de 5,50 % à 6,45% (+0,95%).

Un décret du 06 mars 2018 annule cette augmentation.

A partir du 01/03/2018, la cotisation assurance maladie des salariés fiscalement étrangers est donc rétablie (comme en 2017) à 5,50 %.

II – Changement de taux Congés Spectacles

Augmentation de la cotisation congés spectacles

A compter du 01/04/2018, la cotisation congés spectacles passe de 14,70 % à 15,20 %

Rappel :
1 – La mise à jour des taux dans coolpaie se fait depuis votre logiciel  “menu / fichier / import taux et chiffres clefs”.

2 – Les paies réalisées avant la mise à jour des taux doivent être recalculées afin de bénéficier des nouveaux taux 

II – Nouvelle profession Pôle Emploi

L’emploi de 1ER ASSISTANT COSTUME CINEMA (PRE196) a été ajouté par Pôle Emploi à la liste des professions intermittentes et est intégré dans le système informatique de Pôle Emploi depuis le 19 mars 2018.

La liste des professions coolpaie sera mise à jour selon cette information de Pôle Emploi dans la prochaine version (4.0.0.8.220). Dès cette mise à jour, vous pourrez utiliser au besoin cette nouvelle profession dans coolpaie. Si vous avez besoin d’utiliser cette nouvelle profession d’ici la sortie de la mise à jour de coolpaie le permettant, nous vous invitons à en faire la demande via support ticket :https://coolpaie.fr/support-ticket/

Rappel : La liste par défaut des professions dans coolpaie est une liste restreinte mais vous pouvez ajouter toutes les professions intermittentes (présentes dans les annexes 8 et 10): https://coolpaie.fr/question/comment-ajouter-une-profession/

IV – Prélèvement à la source (PAS)

L’entrée en vigueur du prélèvement à la source est fixée au 01/01/2019. Cette réforme a pour vocation de moderniser la collecte de l’impôt sur le revenu (paiement de l’impôt au moment où le revenu est perçu et non plus avec un décalage d’un an comme c’est le cas actuellement).

Cette réforme engendre des évolutions en paie et en DSN.

Principes de fonctionnement du prélèvement à la source :

1- Le taux de prélèvement à la source est communiqué pour chaque salarié à l’entreprise. Ce taux de prélèvement est transmis aux entreprises via un flux retour (suite au dépôt de la DSN mensuelle) appelé compte rendu métier CRM

2- L’entreprise applique le taux de prélèvement communiqué par le flux retour dans chaque paie de chaque salarié

3- L’employeur retient sur chaque salaire le montant calculé grâce au taux communiqué et appliqué à la paie

4- L’employeur reverse le mois suivant à la DGFiP le montant de prélèvement à la source

Voir le livret mis à disposition des entreprises à ce sujet : https://www.economie.gouv.fr/files/files/PDF/pas-livret2.pdf

Afin de mettre en œuvre et faciliter la mise en place de cette réforme l’administration fiscale a proposé aux éditeurs de logiciel la signature d’une charte qui prévoit notamment la participation aux phases de test du prélèvement à la source. coolpaie est signataire de cette charte.

Nous travaillons actuellement dans le logiciel à la mise en place du prélèvement à la source.

Bonnes paies et bonne année 2018 à tous

Anne-Sophie, Marie et Michel

- Lettre aux abonnés du 19 Septembre 2018

Lettre aux abonnés du 19 Septembre 2018

SOMMAIRE

I – Simulation des bulletins P.A.S. (Prélèvement A la Source)
II – Le P.A.S dans coolpaie
III – Prestataires techniques – secteur audiovisuel et cinéma
IV – DSN en retard
V – Nouveau taux chômage Octobre 2018
VI – coolpaie Windows – Abandon de XP

Cher.e abonné.e,

I – Simulation des bulletins P.A.S. (Prélèvement A la Source)

A partir de la version 4.0.0.8.226, et pour les paies à partir d’octobre 2018, il sera possible dans coolpaie d’afficher une simulation de bulletin de paie contenant le P.A.S. (Prélèvement A la Source) via la liste des paies (voir capture d’écran ci dessus).
Le taux du prélèvement à la source contenu dans le bulletin correspondra :
– Au taux en cours du salarié si vous avez chargé le CRM en retour de la DSN (voir ci dessous) contenant les taux à jour de vos salariés (fichier CRM au format XML à télécharger sur le site de net-entreprise). Une indication “taux personnalisé” apparaît dans le cadre correspondant au P.A.S.
OU
– Au taux de 3% correspondant à un taux fictif utilisé pour la simulation. Attention dans ce cas le taux est simulé c’est-à-dire qu’il ne correspond à aucune situation particulière de vos salariés mais sert seulement à la simulation de bulletin P.A.S. Une “indication taux neutre simulé” apparaît dans le cadre correspondant au P.A.S.

Pour charger les fichiers CRM dans coolpaie, téléchargez ceux-ci (format XML) sur le site de net-entreprises. Les CRM sont mis à disposition par la DGFIP à partir des DSN des paies d’août.
Lien vers la vidéo de démonstration du téléchargement d’un fichier CRM DGFIP :
https://vimeo.com/290535861
Une fois les CRM téléchargés sur le site de Net Entreprises, chargez-les dans la fenêtre « liste des CRM PAS » accessible à partir du menu « DSN/Liste des CRM PAS »

II – Le P.A.S dans coolpaie 

La gestion du P.A.S. dans coolpaie sera mise en place fin 2018. Elle permettra de gérer les taux P.A.S. dans la création des paies.
Vous aurez par ailleurs la possibilité de déposer en automatique les DSN sur le site de net-entreprise. Un système de notification vous informera de l’évolution du dépôt.
Nous reviendrons vers vous rapidement et mettrons à disposition un document de synthèse décrivant l’ensemble du processus.

III – Prestataires techniques – secteur audiovisuel et cinéma
Par décision du 18 juillet 2018, le Conseil d’Etat s’est prononcé sur l’agrément de la convention du 14 avril 2017 relative à l’assurance chômage et a annulé les stipulations de l’arrêté du 4 mai 2017, subordonnant le bénéfice de l’annexe VIII à la détention de la certification sociale de certains employeurs.
Dès lors, la prise en compte des heures des techniciens du spectacle, travaillant pour des prestataires techniques dans le secteur audiovisuel et cinéma (liste de fonctions 4A de l’annexe VIII), n’est plus conditionnée à la détention, par ces employeurs, de la certification sociale.
Les allocataires qui, pour l’étude de leurs droits, auraient été pénalisés par l’absence de certification sociale pour un de leurs employeurs sont invités à contacter Pôle Emploi.

IV – DSN en retard
Une fois le délai légal dépassé, le déclarant peut tout de même déposer une DSN en retard et ce jusqu’à 3 mois après expiration de la date d’exigibilité.
En cas de retard supérieur à 3 mois la DSN en retard doit être intégrée à la DSN en cours.
Attention, l’intégration d’une DSN dans une autre DSN est une entreprise complexe et ne se fait pas automatiquement dans coolpaie. Nous vous encourageons à ne pas dépasser le délai de 3 mois de retard.

V – Nouveau taux chômage Octobre 2018
La part salariale de la cotisation chômage diminue de 0,95% à partir du 01/10/2018.
– Cas des intermittents : la part salariale passe de 3.35% à 2.40%
– Cas des permanents (non intermittents) : la part salariale passe de 0.95% à 0%

Vous pouvez faire la mise à jour des taux via le menu Fichier/Import taux et chiffres clés.
Attention, en cas de paies d’octobre déjà réalisées, vous devez faire un re-calcul de ces paies pour que la modification des taux soit prise en compte.

VI – coolpaie Windows – Abandon de XP
A partir de la prochaine version de coolpaie, 4.0.0.8.227 (fin 2018), coolpaie ne sera plus compatible avec Windows XP. Nous avions indiqué cette possibilité depuis plus d’un an et nous l’avons repoussé le plus longtemps possible. C’est désormais inéluctable. Vous ne pourrez plus utiliser coolpaie sur les versions XP de Windows.
Cela permettra, entre autres, de proposer des versions 64bits pour Windows, MAC et Linux qui deviennent désormais indispensables.

Bonne paie !
Anne-Sophie, Elsa et Michel

- Lettre aux abonnés du 9 Octobre 2018 – Taux AT

Lettre aux abonnés du 9 Octobre 2018

SOMMAIRE

I – Taux AT Artiste 2018 

Cher.e abonné.e,

I – Taux AT Artiste 2018

– DEBUT 2018 :
l’Urssaf a indiqué qu’il n’existait plus de code AT spécifique pour les artistes et que le taux AT artiste serait de 1,19% en 2018 quel que soit le code indiqué (voir lettre du 13-01-2018).
Ce taux était renseigné par défaut dans coolpaie dans PARAMETRES DE LA PAIE/onglet RETENUES (retenue accident du travail artiste).

– MOIS DE MAI JUIN 2018 :
sans prévenir ni les éditeurs ni les utilisateurs, les services de l’Urssaf ont changé d’avis et ont décidé que le taux AT artiste correspondrait au taux du code AT cas général abattu de 30% (voir site de l’Urssaf : https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/taux-de-cotisations/les-employeurs/les-taux-reduits/les-taux-de-cotisations-des-arti.html).
Dans les précédentes versions de coolpaie, il suffisait de modifier le taux de la retenue accident du travail artiste en cas de taux Artiste différent de 1,19% (si l’Urssaf vous l’avait indiqué).

– OCTOBRE 2018, A PARTIR DE LA VERSION 4.0.0.8.227 de coolpaie :
Afin de simplifier et de clarifier le système dans coolpaie, le taux artiste abattu est désormais calculé automatiquement par coolpaie à partir du taux du code AT CAS GENERAL indiqué dans la paie.
Le code AT CAS GENERAL est toujours à paramétrer dans PARAMETRES DE LA PAIE/onglet TAUX AT.

Par exemple, vous indiquez un code AT 923AD CAS GENERAL dans votre paie d’artiste de 2018. Le code 923AD CAS GENERAL est paramétré dans les PARAMETRES DE LA PAIE/onglet TAUX AT au taux de 1,7% (taux 2018)
coolpaie va calculer automatiquement le taux abattu artiste (-30%) et indiquer le taux de 1,19% (1,7% * 70% = 1,19%) dans la retenue accident du travail artiste de la paie.

En cas de doute, vérifiez bien que le taux de votre code AT CAS GENERALcorrespond à celui qui vous a été notifié par la CARSAT au début de l’année 2018 et que vous l’avez paramétré correctement.
Au besoin, vous pouvez recalculer vos paies (non encore transmises en DSN) pour appliquer le nouveau calcul.

A savoir : en cas d’erreur de déclaration de taux AT dans une précédente DSN aucune correction de DSN n’est attendue par l’URSSAF. Seule une correction du taux dans les paies suivantes est demandée par l’URSSAF, qui demandera par ailleurs une régularisation du versement des cotisations liée à l’erreur.

Bonnes payes,

Elsa, Anne-Sophie et Michel

- Installation coolpaie sur MacOS

- Guide des nouveaux abonnés

- Pour des salariés ayant des paies identiques j’ai des taux de PAS en CRM différents, pourquoi et comment savoir quel est le bon taux à appliquer ?

C’est l’administration qui calcule et transmet via le CRM le taux PAS à appliquer à chaque salarié selon toutes les informations fiscales en leur possession.

Les taux peuvent donc être différents d’un salarié à un autre même si les paies sont identiques (différence de foyer fiscal par exemple).

Vous devez appliquer à chaque salarié le taux PAS qui vous est fourni via le CRM.

- Quels paramétrages sont à effectuer dans coolpaie pour permettre le PAS ?

Seuls les CRM mis à disposition par la DGFIP doivent être chargés dans coolpaie pour que les taux P.A.S de vos salariés soient repris en paie.

Pour que les CRM soient chargés automatiquement, vous devez déposer vos DSN en automatique avec coolpaie, voir cette vidéo : https://vimeo.com/304634393

Pour charger vos CRM manuellement dans coolpaie, rendez-vous dans “DSN/ liste des CRM” puis cliquez sur l’icone “+” pour ajouter votre CRM.

Voir ces liens pour récupérer un CRM sur Net Enteprises : https://www.net-entreprises.fr/actualites/crm-nominatifs-dgfip-prelevement-a-la-source/

ou sur Izilio : http://www.izilio-btp.fr/dsnbtp/upload/docs/application/pdf/2018-11/consulter_le_taux_pas_-_2018.pdf

- Un salarié me demande de ne pas appliquer de taux PAS à son prochain bulletin de paie car il préfère payer ses impôts directement auprès des impôts, Comment faire ?

A partir de janvier 2019 le Prélèvement A la Source est obligatoire pour tous les salariés des entreprises (hors employeurs publics et particuliers employeurs).

Si vos salariés ont besoin d’information sur la réforme P.A.S. et sa mise en oeuvre, vous pouvez les orienter vers le site dédié : https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source/contribuable

- Quand et comment dois-je reverser le prélèvement à la source aux impôts ?

Les premiers versements de prélèvement à la source à la DGFIP auront lieu à partir de la DSN de février 2019 (suite aux paies de janvier 2019).

Le versement des prélèvements à la source à la DGFIP est géré via la DSN.

Le principe de fonctionnement des versements du prélèvement à la source auprès de la DGFIP est similaire aux versements des cotisations Urssaf.

La caisse DGFIP est intégrée et paramétrée pour un règlement par prélèvement SEPA depuis “MENU / PARAMETRES DE LA PAIE / CAISSE COMPTE ET COMPTA”.

IMPORTANT : pour permettre le reversement, l’employeur doit avoir indiqué dans son espace professionnel sur impots gouv les références du compte bancaire qui fera l’objet du prélèvement et avoir signé un mandat SEPA.

Plus d’information via ce lien : http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/1757/p/608

Pour la majorité des entreprises, le reversement du PAS est mensuel, voir les informations à ce sujet : https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source/collecteur-entreprise

Il n’est pas permis, selon le cahier des charges de la DSN, d’indiquer en DSN la périodicité de reglement des versements pour la DGFIP (comme l’ Urssaf, la caisse de Congés Spectable) . La périodicité de réglement est gérée par la caisse selon les régles d’usage et / ou options choisies et validées par la caisse / l’organisme.

- J’ai deux paies à faire sur le même mois pour un même salarié (une paie d’un cachet pour un intermittent / une paie de permanent d’une semaine de 5 jours). La rémunération n’étant pas la même, quel sera le taux à appliquer au salarié?

Si vous disposez pour ce salarié d’un taux CRM => c’est automatiquement le taux CRM qui s’appliquera aux paies (indépendamment du montant de la rémunération)

Si vous ne disposez pas pour ce salarié d’un taux CRM => c’est automatiquement un taux neutre qui sera appliqué aux paies (selon la rémunération)

- J’embauche le mois prochain un nouveau salarié, comment obtenir son taux de prélèvement à la source ?

En cas de nouvelle embauche, il est possible de faire un appel de taux via le service Net Entreprises : Topaze

coolpaie permet de générer un fichier d’appel de taux depuis “DSN/ liste des fichiers CRM” Appel de taux Topaze à déposer sur le site Net Entreprises.

Le retour de CRM par la DGFIP contenant les taux PAS pour les salariés concernés par l’appel de taux est prévu sous 5 jours.

Voir les informations Net Entreprises sur les modalités d’utilisation du service Topaze : http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/2051

Voir également le guide suivant : appel taux topaze

- Quel est le taux à appliquer pour les intermittents dont la rémunération n’est jamais la même ?

Les règles d’application des taux P.A.S sont les mêmes pour toutes les catégories de salariés, y compris pour les intermittents.

1- Si vous disposez d’un taux CRM => vous devez appliquer le taux CRM.

2- Si vous n’avez pas de taux CRM => vous appliquez le taux issu de la grille de taux neutre (barème). Ce taux est choisi automatiquement dans les grilles de taux neutres des impôts intégrées à coolpaie à l’ajout / mise à jour d’une paie.
Le taux dépend de la rémunération nette fiscale et de l’adresse de résidence du salarié.

Particularité contrat inférieur à deux mois sans taux CRM :

coolpaie intègre le calcul spécifique de l’assiette de prélèvement à la source (rémunération nette fiscale abattue d’un ½ smic) pour les contrats inférieurs à deux mois (pour les salariés n’ayant pas de taux CRM).

Ce calcul spécifique s’opère automatiquement dans coolpaie  grâce à la durée prévue du contrat portée en paie.

Nb : En cas de taux neutre, coolpaie alimente automatiquement le champ « type de taux » selon le type / la durée du contrat. Au besoin vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton de déverrouillage devant le champ

- J’ai un CRM pour un salarié à 10%, mais mon salarié demande d’appliquer un autre taux (inférieur ou supérieur). Comment faire dans coolpaie pour modifier le taux ?

Le taux PAS à appliquer n’est déterminé ni par le salarié, ni par l’entreprise. Il est calculé par l’administration fiscale et transmis via le CRM.

Vous devez appliquer le taux CRM fourni par la DGFIP et uniquement celui-ci.

Le salarié qui souhaite une modulation de son taux de prélèvement ou un passage au taux neutre doit contacter directement l’administration fiscale, le plus souvent via impots.gouv.fr.

Voir le livret destiné aux entreprises à ce sujet : https://www.economie.gouv.fr/files/files/PDF/pas-livret2.pdf

- J’ai bien déposé ma DSN, mais je ne trouve pas de CRM sur mon tableau de bord, pourquoi ?

Pour qu’un CRM soit mis à disposition par la DGFIP, il faut que la précédente DSN ait été déposée :
– En fichier réél
Non néante (DSN qui contient des salariés)
– Acceptée comme conforme

“Le CRM nominatif est mis à disposition entre J+3 et J+8 après la date d’échéance. En cas de dépôt tardif de la DSN (post échéance déclarative), le CRM nominatif sera remis entre J+1 et J+6 après dépôt.”
Source Net Entreprises : https://www.net-entreprises.fr/actualites/crm-nominatifs-dgfip-prelevement-a-la-source/

Voir ces liens pour récupérer un CRM :

Sur Net Enteprises : https://www.net-entreprises.fr/actualites/crm-nominatifs-dgfip-prelevement-a-la-source/
Sur Izilio : http://www.izilio-btp.fr/dsnbtp/upload/docs/application/pdf/2018-11/consulter_le_taux_pas_-_2018.pdf

Depuis la version coolpaie 4.0.0.8.228, il est possible de déposer les DSN en automatique sur Net Entreprises (uniquement Net entreprises).

Dans le cadre des dépôts de DSN automatisées, les CRM seront chargés automatiquement dans coolpaie (selon les mêmes modalités qu’indiquées ci-dessus). Voir la vidéo suivante: https://vimeo.com/304634393

- Comment contacter coolpaie

– Comment contacter coolpaie

  • Vous pouvez utiliser le système de support par ticket : http://www.coolpaie.fr/support-ticket
  • Nous répondons le plus souvent très rapidement, si vous n’avez pas de réponse dans la journée n’hésitez pas à renvoyer une demande sur le même ticket.
  • Essayez d’être le plus précis dans vos demandes.
  • N’écrivez pas quelque chose du genre “Mon logiciel ne marche pas.” sans plus de précisions. Cela ne nous permettra pas de vous aider directement et nous obligera a vous demander des précisions. Le temps d’attente pour résoudre votre problème n’en sera que plus long.
  • En ce qui concerne les abonnés T1, T2 et T3 et l’aide à l’utilisation du logiciel :
    nous vous rappelons que ces abonnements sont dit en “autonomie” et ne sont pas assujétis au support ticket dans le cas précis de l’aide à l’utilisation du logiciel. Pour tous les autres cas sélectionnez “Envoyez la demande tout de même” sur le formulaire d’envoi du ticket.

- Télécharger un CRM sur net-entreprises (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Télécharger un CRM sur net-entreprises

- Dépôt de DSN en mode automatisé (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Dépôt de DSN en mode automatisé

Mots clés :
DSN
automatique
DSN automatique
DSN auto
dépôt automatique

- Dans les CRM mis à disposition sur Net Entreprises, plusieurs de mes salariés n’ont pas de taux. Pourquoi et quel taux appliquer ?

Pour certains de vos salariés, il est possible vous ne disposiez pas de taux PAS dans les retours CRM DGFIP.

C’est le cas :
– des primo-déclarants (nouveaux arrivants dans la vie active)
– des salariés ayant demandés à ce que leur taux ne soit pas transmis à leur employeur (option de taux neutre (barème))
– lorsqu’un individu n’est pas reconnu dans le SI DGFiP

Lorsqu’aucun taux n’est transmis par la DGFiP dans le CRM, l’employeur devra appliquer un taux neutre issu de la grille de taux neutre (barème).

coolpaie intègre les grilles de taux neutres et permet selon la rémunération et l’adresse de résidence du salarié d’appliquer en paie le taux correspondant.

- code AT 2018

Code AT Artistes

Depuis le 01/01/2018, la codification des codes AT artiste a changé. Il n’existe plus de code AT spécifique Artiste. C’est dorénavant le code AT Cas Général qui vous a été notifié par votre Carsat qui est à utiliser dans tous les cas pour les paies Artiste à partir du 01/01/2018.
Le Taux Accident Artiste (1,19% pour le code Cas Général 923AD en 2018) est désormais géré directement dans la retenue Accident du Travail Artiste.
En bref : A partir de 2018 le taux AT artiste n’est plus porté par le code AT mais par la retenue Accident du Travail Artiste.
Révision du 30/09/2018 :
A partir de la version 4.0.0.8.227, le taux de la retenue Accident du travail Artiste est calculé automatiquement (abattement de 30%) à partir du taux du code AT indiqué dans la création de la paie. Par exemple si vous indiquez un code 923AD dans la paie (1,6% en 2019) le taux de la retenue Accident du travail artiste sera calculée automatiquement à 1,12%.

Code AT non Artistes

Les codes et taux AT sont variables d’une structure à une autre (activités, effectifs, géographie …). Pour connaître les taux AT à appliquer pour votre structure vous pouvez :

– consulter la notification adressée par la Carsat en début d’année
– utiliser le service de Net entreprise “compte AT/MP” (prévoir 15 jours entre l’inscription et la mise en ligne des taux AT) voir site de Net Entreprise à ce sujet : https://www.net-entreprises.fr/vos-declarations-en-ligne/compte-atmp-2/#lessentiel

Il vous appartient de mettre à jour vos taux et code AT (hors Artiste, voir ci-dessus) dans coolpaie depuis “menu / paramètres de la paie / taux AT”

- A propos de DSN-VAL

Bonjour,

DSN-VAL est un logiciel JAVA (appartenant à net-entreprise) permettant de réaliser des tests de conformité de la DSN avant son dépôt sur net-entreprise ou izilio.
Ce logiciel est disponible sur le site de la DSN.

Nous avons implémenté dans coolpaie ce logiciel afin de pouvoir tester les fichiers DSN directement dans coolpaie.

Si le logiciel DSN-VAL dans coolpaie ne fonctionne pas il peut y avoir deux raisons :

1 – coolpaie n’arrive pas à communiquer avec Java, dans ce cas il s’agit d’un problème d’installation de Java.
Pour corriger cela vous pouvez :
A – Corriger la variable d’environnement Java de Windows :
Parametrage_Path_java.pdf

B – Indiquer dans les options de coolpaie le chemin de Java.exe

https://monosnap.com/file/GutPocuLcwpRjtdslOawWQvw3WlHDo.png

Pour tester l’installation de java vous pouvez utiliser ce petit logiciel de test

2 – le programme DSN-VAL génère une erreur
Dans ce cas vous pouvez consulter l’erreur dans le fichier shell.txt qui se trouve dans le dossier Documents/coolpaie/DSNVAL/logs

- Comment gérer dans coolpaie un salarié qui occupe plusieurs professions dans une structure ?

Vous indiquerez dans la fiche salarié la profession la plus couramment utilisée; en effet c’est celle qui est reprise à l’ajout d’un nouveau contrat / nouvelle paie pour votre salarié.

A la création d’un nouveau contrat / nouvelle paie vous pourrez changer la profession dans le contrat ou la paie en choisissant la profession dans le champ “profession”,  en faisant un clic pour obtenir la liste déroulante des professions.

Voir les autres aides au sujet des professions :

https://coolpaie.fr/question/comment-ajouter-une-profession/

https://coolpaie.fr/question/comment-creer-une-profession-non-intermittente/

Mots clés : poste, fonction, emploi, métier

- Dans quel cas la retenue compensation allocations familiales s’applique t elle ?

Rappel : Le taux d’allocations familiales est réduit pour les rémunérations ne dépassant pas 3,5 fois le SMIC depuis 2016.

Dés lors que la rémunération dépasse 3,5 fois le SMIC, le taux réduit est compensé par une retenue “compensation allocations familiales”.

Ce plafond de 3,5 SMIC s’entend pour chaque journée de travail accomplie, quel que soit le nombre d’heures ou de cachets et quelle que soit la nature du travail effectué (répétition, enregistrement ou représentation accompli pour un même employeur et dans une même journée)”. Voir source http://www.comcom.fr/l-emploi-et-la-paye-des-intermittents-du-spectacle

Calcul des 3,5 SMIC :
Smic horaire 2018 : 9,88 €
Smic journalier 2018 (7 heures) : (9,88 x 7) = 69,16 €
3,5 SMIC journalier 2018 : (69,16 x 3,5) = 242,06 €

Ex : Cas d’une paie d’artiste de deux cachets isolés à 150 euros chacun sur une seule journée.
Le montant de comparaison de 3,5 SMIC est de 242,06 (1 journée de travail)
Le montant du brut de la paie est 300 € (2 cachets à 150 €)
La rémunération de 300 € dépasse 3,5 fois le SMIC la compensation allocation de 1,26% (taux reduit artiste)  s’applique.

- coolpaie m’informe que des retenues APEC int TAB n’ont pas de catégorie permettant de les afficher dans les bulletins simplifiés et que je dois modifier le paramétrage de ces retenues. Comment faire ?

Une version corrective 4.0.0.8.219 va sortir fin de journée du 16/02/2018.

- Ajouter un nouveau taux de code AT Accident du travail (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajouter un nouveau taux de code Accident du travail (AT)

- coolpaie gère t il les paies des apprentis ?

Oui, coolpaie intègre depuis la version 4.0.0.8.207 la gestion des apprentis pour les entreprises de moins de 11 salariés.

Paie / Contrat

Il convient d’indiquer au niveau du contrat / de la paie la catégorie salariale APPRENTI (<11)

Rémunération

La rémunération des apprentis est fixée en pourcentage du SMIC selon l’âge et la progression dans le cycle de la formation
Voir site service public à ce sujet :   https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F32038

Cotisation

Cette rémunération est exonérée de cotisations salariales et patronales SAUF la cotisation accident du travail.

Les cotisations restant dûes (pénibilité, accident du travail) ne sont pas caclulées sur le salaire réél mais sur une base forfaitaire.

Cette base forfaitaire correspond à la rémunération minimale légale des apprentis multipliée par un nombre d’heures (151,67 h/mois).
À partir de cette assiette minimale, une fraction exonérée, égale à 11 % du Smic, est déduite. Source service public.

Rubrique de paie

Il existe dans coolpaie deux rubriques de paie pour les paies apprentis pour les entreprises de moins de 11 salariés.

  • Une rubrique “Salaire apprenti 53% ” dont la rémunération est calculée à hauteur de 53 % du Smic et la base forfaitaire à hauteur de 42 % (53% -11 %)
  • Une rubrique “Salaire apprenti 93 %” dont la rémunération est calculée à hauteur de 93 % du Smic et la base forfaitaire à hauteur de 82 % (93% – 11%)

Il est IMPERATIF d’utiliser pour les paies des apprentis les rubriques de paie paramétrées pour les apprentis; en cas d’utilisation d’autres rubriques de paie, vos paies et DSN seraient incorrectes.

Vous pouvez au besoin créer de nouvelles rubriques de paie dans le cas où la rémunération de votre apprenti est différente des deux rubriques déjà existantes.
La création des rubriques de paie se fait depuis votre logiciel “menu / paramètres de la paie / rubrique de paie”.

Nous vous conseillons lors de la création de vos rubriques de paie de vous inspirer du paramétrage des rubriques existantes du même type (voir capture paramétrage rubrique salaire apprenti 53%)

Nous pouvons si vous le souhaitez vous accompagner dans la création de vos rubriques de paies dans le cadre de l’infogérance : https://coolpaie.fr/infogerance/

- Charger une fiche de paramétrage XML dans coolpaie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Charger une fiche de paramétrage Mutuelle / Prévoyance au format XML dans coolpaie.

En l’absence de fiche de paramétrage sur le site de Net-Entreprises, se rapprocher de l’organisme prévoyance / mutuelle concerné (ex : Audiens) pour qu’il la mette à disposition sur votre espace Net Entreprise ou vous l’envoie au format XML

- je dois modifier le montant de versement auprès d’un organisme dans ma DSN. Comment faire ?

1- Faites l’extraction de vos données mensuelles (DSN / extraction DSN)
2- Corrigez les éventuelles anomalies et vérifiez vos données
3- Rendez-vous dans l’onglet codes DSN et vérifiez que l’affichage coché est bien “hiérarchique”

4- Dans la partie codes / données / libellés (colonne de gauche du tableau des codes DSN) cherchez le versement que vous devez modifier (Urssaf dans notre exemple) et cliquez dessus pour le sélectionner
5- Cliquez dans le montant du versement et entrez votre nouvelle valeur (0 si vous ne souhaitez pas faire de versement dans le cas où vous avez déjà reglé vos cotisations hors DSN)


6 – Sortez de l’onglet DSN en vous rendant par exemple dans l’onglet extraction
7- a) Enregistrez la modification que vous venez de réaliser dans votre DSN en tapant “ENREGISTRER” dans le champ prévu à cet effet et en validant.

b) Si vous ne souhaitez pas enregistrer votre modification, laissez le champ vide
8 – Suivez la procédure habituelle “créer le fichier” puis déposer votre fichier DSN sur la plateforme de votre choix

- Créer / Editer / Imprimer un contrat (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Créer / Editer / Imprimer un contrat

- Je ne peux accéder qu’aux deux derniers Exercices dans les listes

vous pouvez modifier la liste de choix des exercices dans coolpaie et indiquer l’exercice de début d’affichage depuis « outils / option / option 2 » pour Windows, sur Mac “préférences / option 2” dans le champ “liste des exercices”

- Fin de l’abattement sur les cotisations chômage

Réponse :

A partir du 01/07/2017 les retenues Intermittents Chômage (Chômage , AGS, Majoration Chomage) sont calculées sur le brut. coolpaie intègre ce nouveau mode de calcul.

ATTENTION : les autres retenues calculées sur le brut abattu continuent de l’être. Si vous pratiquez l’abattement, vous devez continuer à le pratiquer (20 ou 25%).

- j’ai une incohérence lors de l’extraction DSN sur le code S21.G00.G40.017 liée à l’ IDCC alors que j’ai bien renseigné le code IDCC de ma convention dans les paramètres de la société. Comment faire ?

Depuis la version 4.0.0.8.203, comme indiqué sur la page d’accueil de votre logiciel, vous pouvez indiquer un IDCC différent dans les contrats et les paies.

Si vous avez cette incohérence c’est que vous avez renseigné l’IDCC dans les paramètres de la société après avoir réalisé vos paies.

Vos paies portent donc un IDCC vide.
https://monosnap.com/file/CL0SfocLX0ePEo6H5FKEy1dgoPNiPO.png

Vous devez dans ce cas recalculer vos paies pour qu’elles intègrent l’ IDCC indiqué dans votre paramètres de la société c’est ce N° IDCC qui sera indiqué dans la DSN.
Vous pouvez aussi indiquer un IDCC à la main dans vos paies

Dans le cas ou vos paies sont cloturées il est nécessaire de les décloturer votre période de paie pour les recalculer voir la FAQ pour décloturer vos paies : https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

Mots cléfs : CNN, convention, collective

- Je dois effectuer la paie d’un stagiaire pour lequel j’ai des exonérations de charges. Puis je utiliser les rubriques de paie habituelles pour les salariés du régime général (mois 35 heures ou jour, heure ..) ?

Réponse :

la gratification minimale pour les stagiaire est exonérée des charges sociales dans la limite de 3,60 euros par heure (au dela de 3,60 euros de l’heure la gratification est soumise à cotisation sociale)

Voir le site du service public à ce sujet : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F32131

Dans coolpaie, il existe :

1- une rubrique “heures de stage exonérées” à 3,60 euros exonérée de charges sociales.

=> Il convient dans la paie d’indiquer le nombre d’heures travaillées en stage (dans notre exemple en capture un mois complet à plein temps : soit 151,67 heures)

2- une rubrique “Gratif Stag part soumise” permettant la rémunération au-delà de la gratification minimale qui elle est soumise aux cotisations sociales.

=> Il convient dans la paie d’indiquer le montant de la gratification soumise (dans notre exemple en capture, le stagiaire bénéficie, en plus de la gratification minimale, d’une gratification de 150 euros brut)

- coolpaie permet t il de faire les bulletins de paie des stagiaires ?

Réponse : 

oui, il est possible depuis la version 4.0.0.8.203 de faire les paies des stagiaires avec coolpaie.

Il faut pour cela choisir dans le champ “cat. salariale” du contrat / de la paie “STAGIAIRE”

Rappel : Il est nécessaire d’avoir souscrit à l’option régime général pour faire les contrats / les paies des salariés au régime général.

Si vous souhaitez souscrire à l’option régime général, vous pouvez le faire depuis votre logiciel “abonnement / modification” ou depuis le site de coolpaie.fr : https://coolpaie.fr/demande-abonnement/

- J’ai des taux multiples dans mes bordereaux de cotisation empêchant le calcul des cotisations dues. Comment faire ?

Réponse : 

1- Si vous avez sur un même mois des taux différents c’est que certaines de vos paies n’ont pas le bon taux.

En effet, il n’y a pas de changement de taux en cours de mois.

Vous pourrez selon les cas :

– Paies non transmises en DSN : recalculer vos paies avant de transmettre la DSN

– Paies transmises en DSN dont la date limite n’est pas dépassée (ex : juillet à déclarer au plus tard le 15 aout) : recalculer vos paies et créer une DSN annule et remplace

– paies transmises en DSN dont la date limite est dépassée : il convient d’annuler les paies et de les rectifier, voir la procédure : http://www.coolpaie.fr/Documents/procedure_annulation_rectification_rappel.pdf

2- Si vous avez des taux différents sur une période non mensuelle (trimestriel, annuel), il convient d’éditer deux états.

Exemple : 

pour un changement de taux au 1er juillet, si vous avez besoin d’un état annuel, vous éditerez un état de janvier à juin et un état de juillet à décembre

- J’ai procédé à la mise à jour des taux mais mes fiches de paies contiennent les anciens taux, comment faire ?

Réponse :          

Une mise à jour des taux ne modifie pas les taux dans vos paies déjà enregistrées.

Seul un recalcul des paies permet à la paie de prendre en compte les nouveaux taux.

Après une mise à jour des taux il est donc nécessaire de faire un recalcul des paies concernées par les nouveaux taux (depuis les paies ou depuis la liste des paies) afin que ces paies déjà enregistrées puissent tenir compte des nouveaux taux.

Rappel :

Le recalcul se fait depuis la liste des paies, en sélectionnant la ou les paies à recalculer et en cliquant sur l’icône de recalcul

RECALCULEZ.jpg

Si les paies sont clôturées voir la FAQ qui traite de ce sujet : https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

- J’ai besoin d’ajouter (modifier, ou supprimer) une paie mais le logiciel m’informe que la période est clôturée. Comment faire ?

Réponse :
Vous pouvez modifier la date de clôture des paies depuis le menu du logiciel “Fichier / Clôture des paies”

Exemple :
pour ajouter (modifier, supprimer) une paie en juillet, la date de la clôture des paies doit être antérieure au mois de juillet et donc au minimum le 30 juin; ainsi les paies avant le 30 juin sont clôturées, les paies après le 30 juin sont dé-clôturées

Rappel au sujet de la DSN:

Une fois la DSN déclarée et la date limite de déclaration dépassée : vous ne devez pas ajouter, modifier ou supprimer des paies. Il est nécessaire d’apporter les modifications dans la DSN du mois suivant, voir la procédure : http://www.coolpaie.fr/Documents/procedure_annulation_rectification_rappel.pdf

Si vous avez déjà déposé une DSN et que la date limite de déclaration n’est pas dépassée, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des paies et créer et déposer une DSN annule et remplace (avant le 4 ou 14 minuit du mois suivant les paies), voir la procédure pour créer une DSN annule et remplace : http://www.coolpaie.fr/Documents/DSN_phase_3_mode_op%C3%A9ratoire.pdf

- Ajouter un taux de retenue (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajouter un taux de retenue

- Activer une retenue désactivée (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Activer une retenue désactivée

- Visualisation des Etats de la paie pour une période désirée (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Visualisation des Etats de la paie pour une période désirée

- Différentes méthodes de Sélection des paies dans la liste des paies (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Différentes méthodes de Sélection des paies dans la liste des paies

- Création de DUE EDI (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création de DUE EDI

Mots clefs : DUE EDI, DPAE

- Modification d’un taux de retenue (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Modification d’un taux de retenue

- Import automatique des taux et chiffres clés (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Import automatique des taux et chiffres clés

- Extraire et transmettre une DSN mensuelle (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Extraire et transmettre une DSN mensuelle

- Déclaration d’un événement en DSN (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Déclaration d’un événement en DSN

- Visualisation des États de la paie par tri Analytique (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Visualisation des États de la paie par tri Analytique

- États de la paie 2ème partie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : États de la paie 2ème partie

- États de la paie 1ère partie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : États de la paie 1ère partie

- Création de Bulletin(s) de paie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création de Bulletin(s) de paie

- Création de contrats (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création de contrat(s)

- Création d’Attestation d’Emploi Mensuel (AEM) (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création d’AEM

- Modification de Création de Certificat d’Emploi (CE) (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Modification de Création de CE

- Demande d’Agrément Congés Spectacles et paramétrage (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Demande d’Agrément Congés Spectacles et paramétrage

- Agrément AEM EDI (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Agrément AEM EDI

- Historique (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Historique

- Outil Numéro d’objet (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Outil Numéro d’objet

- Outil Registre du personnel (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Outil Registre du personnel

- Outil Analytique (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Outil Analytique

- Création de profession (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création de profession

- Suppression d’une paie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Suppression d’une paie

- Tri dans la liste des paies par Nom de salarié ou par Période (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Tri dans la liste des paies par Nom de salarié ou par Période

- Verrouillage de certains champs lors de la création d’une paie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Verrouillage de certains champs lors de la création d’une paie

- Ajout d’une paie (Mode Expert) (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’une paie (Mode Expert)

- Modification d’une paie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Modification d’une paie

- Ajouter une paie en mode ‘Paie inverse’ (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajouter une paie en mode ‘Paie inverse’

- Ajout d’une paie avec la fonction ‘auto’ (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’une paie avec la fonction ‘auto’

- Ajout d’une paie supplémentaire (avec un code AT différent) (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’une paie supplémentaire (avec un code AT différent)

- Création d’un code AT (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création d’un code AT

- Ajouter une paie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajouter une paie

- Ajout d’un salarié supplémentaire (Mode Expert) (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’un salarié supplémentaire (Mode Expert)

- Exemple d’Ajout ou modification des paramètres des salariés (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Exemple d’Ajout ou modification des paramètres des salariés

- Ajout d’un salarié supplémentaire (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’un salarié supplémentaire

- Ajout d’un salarié (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’un salarié

- Ajout ou remplacement du Logo de la société (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout ou remplacement du Logo de la société

- Entrer les paramètres de la société (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Entrer les paramètres de la société

- Création des bases de données (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création des bases de données

- Pourquoi le message suivant apparait à l’extraction DSN “vos paies semblent incorrectes, il y a plusieurs valeurs (ex: 13;77 % et 13;80 %) pour un même code DUCS (ex : 312D) dans vos paies”

Réponse : 

Cela indique que vous avez pour une même période de paie des taux différents. Certaines de vos paies n’ont donc pas le bon taux.

Après une mise à jour des taux il est nécessaire de lancer un recalcul des paies (depuis les paies ou depuis la liste des paies) afin que les paies déjà enregistrées puissent tenir compte des nouveaux taux.

RECALCULEZ.jpg

- Comment faire une paie à temps partiel ?

Une paie à temps partiel est une paie à temps plein sur laquelle on applique un pourcentage de temps partiel

  1. Noter la quotité de temps de travail en fonction du nombre d’heures travaillées dans le champ TP
    Exemple de calcul pour un temps partiel à 28 heures par semaine : 35 heures (Temps plein par semaine) = 100 % donc pour 28 heures par semaine le % de Temps Partiel sera : (28 x 100 %) / 35 = 80%

TP.png

  1. Ajouter votre rubrique de paie mensuelle
  2. Compléter le montant de la rémunération à verser à votre salarié
  3. Le nombre d’heures, de jours et les plafonds sont calculés selon le pourcentage de votre temps partiel

Exemple pour un TP à 80 %, le plafond Urssaf calculé est 2 574,40 € (plafond mensuel Urssaf 2016 : 3 218 x 80 % temps partiel)

Paie 80.png

- Notre secrétaire travaille tous les jours mais seulement le matin. Dois-je la payer à l’heure ou utiliser la notion de temps partiel ?

  • Si le contrat de votre salarié est un contrat mensuel et que le temps de travail effectif n’est pas égal à 151,67 heures par mois, votre salarié est alors en temps partiel.

Dans ce cas utilisez la rubrique de paie « mois de 35 heures » et choisissez le pourcentage correspondant au temps de travail effectif de votre salarié (dans l’exemple ci dessous : 50 % pour un mi-temps)

9.jpg

10.jpg

- Comment calculer un temps partiel ?

Un salarié au régime général ne travaillant pas à temps plein, c’est à dire 35 heures / semaine (soit 151,67 heure par mois), est à temps partiel.

Il convient pour établir votre fiche de paie de connaître le pourcentage de temps travaillé par rapport à un temps plein (100%)
Un salarié à temps plein à 35 heures est rémunéré sur la base de 151,67 h / mois, il est à 100% (35 heures x 52 semaines / 12 mois).

Pour connaître le pourcentage de temps partiel à appliquer à un salarié ne travaillant pas à temps plein, calculez le pourcentage en fonction du nombre d’heures prévu au contrat

ex : pour un salarié travaillant 28 heures par semaine le calcul est 28 x 100%/35 soit 80%

La notion de temps partiel n’est applicable qu’aux salariés du régime général.

Pour avoir accès aux paramétrages du régime général, il convient de souscrire à l’option du même nom depuis la page abonnement coolpaie sur coolpaie.fr ou depuis l’onglet “abonnement” du logiciel coolpaie.

- Je dois établir un bulletin de paie pour un CUI CAE, comment dois-je faire ?

Pour établir une paie CUI CAE vous devez choisir la catégorie salariale CUI CAE à la création de la paie “menu / ajouter une paie”, voir la capture ci-dessous :

6.jpg

Pour avoir accès aux paramétrages du régime général, il convient de souscrire à l’option du même nom depuis la page abonnement coolpaie sur coolpaie.fr ou depuis l’onglet “abonnement” du logiciel coolpaie.

- Mes salariés au régime général bénéficient d’une mutuelle spécifique. Comment puis je créer une nouvelle caisse ?

  1. Depuis “Menu / Paramètres de la paie / onglet Caisse Comptes Compta” vous ajoutez votre caisse de prévoyance
    Image1.jpg.png
    a/ Vous ajoutez la caisse
    Image2.png
    b/ Vous la paramétrez
    Image3.png
    Image 4.png
  2. Dans la liste des retenues vous ajoutez une retenue de type Mutuelle
    Image5.png
  3. En paramétrant la caisse (dans notre exemple) Mutuelle du Sud
    Image6.png

- Les paramétrages enregistrés concernant les mutuelles ne correspondent pas à ceux dont j’ai besoin pour ma structure ?

Si vous avez besoin de paramétrages différents des mutuelles contenues dans coolpaie, il est possible de les créer.

  • Pour créer une nouvelle mutuelle :
  1. allez dans « menu / paramètres de la paie / retenues / double cliquez sur une retenue pour ouvrir l’éditeur de retenue»
  2. “ajouter” AJOUTEZ.jpg
  3. remplissez la rubrique selon vos besoins.
    Ci-dessous le paramétrage d’une mutuelle couple de type forfait de 20 euros (10 euros à la charge du salarié / 10 euros à la charge de l’employeur).
    4.jpg
  4. “valider”VALIDEZ.jpg
  5. activez la retenue pour qu’elle apparaisse dans les paies (voir vidéo démo activation de retenues : [1])
  6. Si besoin, lancez un recalcul de vos paies déjà enregistrées.RECALCULEZ.jpg

- Nous avons engagé un salarié en CDD à qui nous devons régler au terme de son contrat une prime de congés payés de 10 %, comment faire apparaître cette notion sur le bulletin de paie ?

Vous pouvez utiliser la rubrique de paie prévue à cet effet ” Indem Comp CPayés CDD cumulée”

- Mon salarié souhaite prendre 5 jours de congés qu’il a acquis, comment dois je faire pour décompter son compteur de congés ?

Il existe une rubrique “congés pris” qui permet de décompter le nombre de jour pris par le salarié de son compteur de congés.

- Sur les fiches de paies mensuelles de mon salarié il est indiqué qu’il cumule 2,5 jours de congés payés par mois, or nous sommes en jours ouvrés pour le calcul des congés soit 2,08. Comment modifier son droit à congés mensuel ?

Le droit à congés par défaut dans coolpaie est de 2,5 jours. Ce droit à congés est par défaut complété dans les rubriques “mois 35 heures et Rémun mens 55 % smic”

  • Pour modifier le droit à congés, vous devez vous rendre dans la rubrique de paie “menu / paramètres de la paie / rubrique de paie” et double cliquez sur la rubrique de paie à modifier.
  • Déverrouillez le cadenas
  • Indiquez le nombre de congés souhaités et validez
  • Pour que le nouveau droit à congés soit pris en compte, il est nécessaire de recalculer les paies déjà enregistrées

3.jpg

- J’ai créé une paie pour un salarié en CDD de 4 semaines de 35 heures, ayant travaillé un mois il a droit à 2,5 jours de congés payés. Pourquoi ces congés n’apparaissent pas sur sa fiche de paie ?

Dans le paramétrage initial de coolpaie, seules les rubriques de paie « mois 35 heures » et «Rémun mens 55% smic » incluent 2,5 jours de congés payés.

  • Vous pouvez si vous le souhaitez paramétrer vos autres rubriques de paie en ajoutant un droit à congés.

Ci-dessous la rubrique mois de 35 heures avec droit à congés de 2,5 jours à prendre sur année suivante.
3.jpg

- Mon salarié avait déjà des congés payés acquis avant que je ne gère sa paie sur coolpaie. Comment les intégrer?

Vous pouvez créer une rubrique permettant d’initialiser le nombre de congés acquis.

  • Pour créer une rubrique d’une journée de congés acquis :
  1. allez dans : « menu / paramètres de la paie / rubriques de la paie / ouvrir l’éditeur de rubriques»
  2. “ajouter”
  3. saisissez les données comme ci-dessous
  4. “valider”VALIDEZ.jpg
  5. Intégrez cette rubrique à la première paie de votre salarié.

Le compteur sera alimenté d’autant.

2 création jour de congés acquis.jpg

- Comment créer une profession non intermittente ?

Les professions existantes dans coolpaie sont celles de l’annexe 8 et 10 de pôle emploi.
Pour toutes les autres professions, il est nécessaire de les créer (les professions non intermittentes ne pourront être utilisées que pour des contrats CDD et CDI).
En revanche, les professions intermittentes (hors artiste) peuvent être utilisées dans les contrats du régime général (CDD / CDI).
Pour avoir accès aux paramétrages du régime général, il convient de souscrire à l’option du même nom depuis la page abonnement coolpaie sur coolpaie.fr ou depuis l’onglet “abonnement” du logiciel coolpaie.

  • Pour créer une profession non intermittente :
  1. allez dans « outils/ création des professions »
  2. “ajouter”AJOUTEZ.jpg
  3. décochez intermittent du spectacle (si besoin décochez contrat en CDD d’usage par défaut)
  4. complétez le nom de la profession au masculin (et au féminin si différent de masculin)
  5. choisissez la cat. Prof et le code dans la nomenclature PCS
  6. “valider”
    1 création, des professions.jpg

- Comment installer coolpaie ?

  • Version Windows:

coolpaie doit être impérativement installé sur un compte Windows ayant les privilèges d’administrateur (compte Administrateur). Ces privilèges peuvent être enlevés une fois coolpaie installé. En revanche ils devront être remis pour chaque mise à jour.
Téléchargez coolpaie sur le site de coolpaie à cette adresse : http://www.coolpaie.fr/telechargements
Une fois téléchargé lancez la procédure en double cliquant sur le fichier téléchargé.

  • Version MAC:

Téléchargez coolpaie sur le site de coolpaie à cette adresse : http://www.coolpaie.fr/telechargements
Une fois téléchargé lancez la procédure en double cliquant sur le fichier téléchargé.

  • Guide d’installation:

Pour plus de détails, vous pouvez consulter les guides d’installation :

Installation sous Windows
Installation sous Mac

- Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par” .CPsav ou .CPsav2 ?

fichier sauvegarde (copie de sécurité) de la version 4 (PC/MAC/LINUX) de coolpaie.

- Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par”.IPSAV ?

fichier sauvegarde (copie de sécurité) de la version 3 (PC) de coolpaie (obsolète).

- Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par”.CSOC ?

fichier base de données de la version 4 (PC/MAC/LINUX) de coolpaie. Contenant l’ensemble des données de la paye (paramètres, payes, cotisations etc…). C’est le nom de ce fichier (sans l’extension) qui apparait dans votre liste de base de données à l’ouverture de coolpaie.

- Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par”.IPSOC ?

fichier base de données de la version 3 (PC) de coolpaie (obsolète). Contenant l’ensemble des données de la paye (paramètres, payes, cotisations etc…). C’est le nom de ce fichier (sans l’extension) qui apparait dans votre liste de base de données à l’ouverture de coolpaie.

- Qu’est-ce que restaurer une sauvegarde (copie de sécurité) ?

Restaurer une sauvegarde (copie de sécurité) consiste à créer une base de données contenant exclusivement l’ensemble des données contenues dans la sauvegarde.

Pour savoir comment créer une sauvegarde, voir FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/quest-ce-que-creer-une-sauvegarde/

Une restauration de sauvegarde est une manipulation à faire avec beaucoup de prudence. En effet cette manipulation remplace l’ensemble de vos données par celles contenues dans la sauvegarde choisie.

Voici la procédure de restauration de sauvegarde (copie de sécurité) :

Depuis une base de données existante ou en créant une nouvelle base de données (dans le cas où vous n’avez pas de base de données ou que votre base de données est en anomalie).

1- Rendez vous dans “fichier / restauration / sauvegarde”

2- La liste des sauvegardes s’ouvre.

Le fichier de sauvegarde que vous souhaitez restaurer doit se trouver dans le dossier sauvegarde prévu à cet effet et stocké par défaut :

sur Mac : application / coolpaie / sauvegardes

sur Windows :  c / documents / coolpaie / sauvegardes

3- Sélectionnez la sauvegarde (copie de sécurité) que vous souhaitez restaurer

4- Choisir restauration “complète” pour récupérer toutes les données contenues dans cette sauvegarde ou “partielle” en indiquant les données que vous souhaitez récupérer

5- coolpaie vous indique la date de la sauvegarde et vous devez indiquez “RESTAURER” dans le champ prévu à cet effet pour restaurer votre sauvegarde

Pour voir cette procédure, vous pouvez consultez la vidéo suivante : https://coolpaie.fr/question/creer-et-restaurer-une-copie-de-securite-sauvegarde/
(la procédure de restauration est en seconde partie de vidéo)

- Qu’est-ce que créer une copie de sécurité (sauvegarde) ?

Créer une sauvegarde (copie de sécurité) consiste à enregistrer l’ensemble des données de votre base de données dans un fichier de sauvegarde. Ce fichier de sauvegarde vous permettra de restaurer l’état de votre base de données au moment de la sauvegarde en cas de problème.

A noter que la sauvegarde est une copie figée de votre base de données correspondant à l’état de votre base de données au moment de création de la sauvegarde. Les sauvegardes contiennent exclusivement l’ensemble des données de votre base de données au moment où vous créez la sauvegarde.

Pour faire une copie de sécurité de vos données :

1- Rendez vous dans “fichier / restauration/sauvegarde”

2- La liste des sauvegardes s’ouvre.

Entrez un nom pour la nouvelle sauvegarde

3- Cliquez sur “SAUVEGARDER”

4- La nouvelle nouvelle sauvegarde apparaît dans la liste des sauvegardes, vos données sont copiées

Pour voir cette procédure, vous pouvez consulter la vidéo d’apprentissage suivante : https://coolpaie.fr/question/creer-et-restaurer-une-copie-de-securite-sauvegarde/

Pour connaître la procédure de restauration de sauvegarde en cas de problème, voir la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/quest-ce-que-restaurer-une-sauvegarde/

- Qu’est ce qu’une base de données ?

Une base de données est un objet dans lequel est stocké un ensemble de données (texte, nombre, date etc…). Il peut soit s’agir d’un simple fichier local dans un ordinateur ou d’un objet plus complexe dans le cas de bases de données réseau.
Sur coolpaie votre base de données est un fichier local, elle se trouve sur votre ordinateur.
Une base de données est un objet synchrone c’est à dire qu’elle enregistre les ajouts et modifications que vous faites au moment où vous validez ces ajouts et modifications dans le logiciel.

- Comment est calculée la Réduction Générale des Cotisations (réduction Fillon) ?

  • La réduction générale est égale au produit de la rémunération annuelle brute soumise à cotisations par un coefficient. Cette réduction s’applique au titre des gains et rémunérations n’excédant pas 1,6 par an.
  • Elle ne peut être supérieure à la somme des cotisations patronales (d’assurances sociales (maladie, vieillesse), d’allocations familiales, du FNAL, de la contribution de solidarité pour l’autonomie et de 1 point de cotisation accidents du travail).
  • Dans le cas particulier des intermittents cette réduction est majorée du coefficient de 100/90 (c. séc. soc. art. L. 241-13, IV, 3° et D. 241-10, I et IV modifiés). Elle est dans ce cas plafonnée à la somme des cotisations patronales (d’assurances sociales (maladie, vieillesse), d’allocations familiales, du FNAL, de la contribution de solidarité pour l’autonomie et de 1 point de cotisation accidents du travail) elle-même majorée du coefficient de 100/90 (art. D. 241-11 modifié).
    Voir cette page des éditions Tissot à ce sujet : https://www2.editions-tissot.fr/actualite/droit-du-travail/reduction-fillon-dans-le-btp-de-nouveaux-changements-a-compter-du-1er-janvier-2018

- J’ai modifié un paramètre de la paie mais cette modification n’apparait pas dans mes paies ?

Vous devez recalculer les paies concernées pour qu’elles prennent en compte votre modification.

- Pourquoi la taxe d’apprentissage ne s’affiche pas dans mes paies ?

Si vous êtes assujetti à la taxe d’apprentissage vous devez cocher la case correspondante dans les paramètres de la paie.

- Comment est calculée la CSG

La base de calcul de la CSG est 98,25% du brut + 100% Prévoyance / Mutuelle

- Comment est calculée la TB/GMP

La GMP est la Garantie Minimum de Point retraite pour les cadres. Sur coolpaie elle se nomme TB/GMP car en fonction de la paie cette retenue est, en-dessous du plafond “charnière GMP” une GMP pure (voir montant de la GMP sur GMP AUDIENS), puis une retenue comportant une partie TB et une partie GMP, et au-dessus une TB pure.

Edit 2019 : la GMP est supprimée à partir de 2019

- Comment est calculé le FNAL ?

La base de calcul du FNAL est calculée sur de 111,5% de la TA. Le calcul du FNAL à changé, à compté du 01/01/2013 la base de calcul du FNAL est augmentée de 11,5%. Exemple : pour un technicien ayant comme brut 200 € pour une journée, auparavant le FNAL était calculé sur la tranche A (170 € en 2013). Désormais il sera calculé sur 189,55 € (170 € +11,5%).

- Je souhaite télé-régler mes cotisations sociales, est-ce possible dans coolpaie ?

Si vous avez signé un accord SEPA avec votre organisme (Urssaf, Audiens), vous avez la possibilité de télé-régler vos cotisations :

1- Compléter vos coordonnées bancaires depuis  “paramètres de la société” (IBAN et BIC)

2- Indiquer le mode de règlement de vos cotisations :

  • Depuis “menu / paramètres de la paie / caisse comptes et compta”
  • Choisir l’organisme pour lequel vous souhaitez télé-régler vos cotisations.
  • Déverrouiller le cadenas
  • Puis dans “type reg. DSN”  choisir “prelevement SEPA” dans la liste déroulante.
  • Validez

Le télé-règlement ne modifie pas votre périodicité de règlement.

- La date de règlement de mes cotisations change t elle avec l’entrée en DSN ?

Non, il n’y a pas de modification des dates de paiement des charges dans le cadre de la DSN.

- J’ai l’habitude de payer mes cotisations URSSAF au trimestre, dois je avec l’entrée en DSN passer à un règlement mensuel ?

Non, l’entrée dans le dispositif DSN n’a pas d’incidence sur la périodicité du règlement de vos cotisations.

- Je n’ai pas de paie ce mois ci, comment déclarer une DSN néant ?

Il n’y a pas de procédure particulière.
Faites votre DSN mensuelle habituelle, si vous n’avez aucune paie coolpaie génère un code automatique dans le fichier DSN signifiant que votre DSN est une DSN néant.

- Que se passe-t-il si je ne respecte pas les échéances de dépôt de mes DSN mensuelles ?

“Un système de gestion des relances est mis en place afin d’éviter les oublis d’envoi de la DSN. Après l’échéance, pour un établissement donné, deux relances par mail sont prévues à destination du dernier déclarant connu du système. Si malgré ces relances aucune DSN n’est réceptionnée par le(s) organisme(s) concerné(s), la caisse URSSAF ou MSA compétente prendra contact avec l’établissement ou l’entreprise concerné(e) et sera chargée d’appliquer les dispositions réglementaires appropriées.” # Source Net Entreprises.

Rappel : la DSN doit être déposée tous les mois au plus tard le 5 ou le 15 à midi du mois suivant les paies. Les DSN “annule et remplace” doivent être déposées au plus tard le 4 ou le 14 à minuit.

“A noter que le dépôt initial de la DSN « normale » peut être émis jusqu’à 1 mois à l’avance et 3 mois en retard. Il convient toutefois de veiller aux conséquences au niveau de la prise en compte des données par les divers destinataires et en termes de pénalités pour l’entreprise.” #Source DSN info : http://www.dsn-info.fr/documentation/jmn-dsn-2017.1.1.pdf

- Doit-on faire une DADS en 2018 ?

La DSN mensuelle est prévue à terme pour remplacer la DADS annuelle.

Dans certains cas particuliers il faudra tout de même réaliser une DADS début 2018 pour l’année 2017, voir le site de la DSN si vous êtes dans ce cas :
http://www.dsn-info.fr/dsn-dadsu.htm
http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/837/kw/

- La DSN mensuelle remplace t elle la DADS annuelle ?

- Où dois je déposer ma DSN ?

coolpaie a signé un partenariat avec la plateforme Izilio. De par ce partenariat, nous encourageons les abonnés coolpaie à utiliser Izilio pour déposer leur DSN. Il n’y a pas de caractère obligatoire et vous restez libre de choisir la plateforme que vous souhaitez.
Il vous est tout à fait possible de déposer sur le site de Net Entreprises.
Vous ne devez pas déposer une même DSN sur deux plateformes différentes.

- Où dois je renseigner l’ancienneté de mes salariés ?

Dans le cas d’une incohérence de type S21.G00.86.003 – Valeur obligatoire.
L’incohérence vient du fait que le champ “date d’embauche” dans les fiches salariés n’est pas renseigné.
Ce champ permet à coolpaie de calculer l’ancienneté du salarié dans l’entreprise.

Renseignez ce champ puis relancez l’extraction de la DSN.

- Est-il possible de générer et de déposer des DSN de deux logiciels de paies différents ?

Est-il possible de générer et de déposer des DSN de deux logiciels de paies différents ?

  • Oui via le système de fractionnement.
  • «Fraction / fractionnement de déclarations : on utilise le système de fractionnement (ou de fractions) de DSN dans le cas où une entreprise gère la paie de ses salariés d’un même établissement via plusieurs logiciels de paie (en général deux). La DSN étant un sous-produit du logiciel de paie, il y aura dans ce cas autant de DSN (donc en général, deux) qui seront des « fractions » de DSN et qui couvriront l’intégralité des salariés de l’établissement.

Un salarié ne pourra être déclaré que dans une seule et unique fraction au titre d’un mois principal déclaré. Par exception, un salarié peut être admis dans plusieurs fractions de DSN relatives au même mois principal déclaré lorsqu’une évolution de sa situation professionnelle survenu en cours de mois justifie la production de plusieurs paies sur des systèmes différents. À noter : ce dispositif technique susceptible de faciliter les obligations sociales de l’employeur ne constitue pas une règle dérogatoire aux règles de recouvrement des cotisations et contributions sociales. » Source : www.dsn-info.fr/glossaire/f.htm

- Puis je déclarer les arrêts maladie et les accidents du travail avec la DSN ?

  • Oui pour les salariés du régime général (minimum d’historique nécessaire en DSN 3 mois pour les arrêts maladie, 12 mois pour les accidents de travail). Non pour les intermittents, dans un premier temps cette notion n’est pas intégrée pour les intermittents du spectacle.
  • Pour les salariés au régime général dont l’historique en DSN est inférieur au minimum demandé et pour les intermittents, vous devez donc continuer à faire les déclarations comme avant votre entrée en DSN.

- Puis-je apporter des modifications à une DSN déjà transmise ?

Oui.

  • Si vous avez des modifications à apporter et que celles-ci interviennent avant la date limite de dépôt de votre DSN, vous pouvez faire les modifications sur la DSN du mois en cours via une DSN “annule et remplace”. La date limite de dépôt d’une DSN “annule et remplace” est le 4 ou le 14 à minuit.
    La création d’une DSN en fichier réél clôture vos paies. Pour pouvoir modifier vos paies, il est nécessaire de déclôturer vos paies depuis le menu du logiciel “fichier / clôture des paies”.
    Entrez une date antérieure à la période de paie que vous souhaitez modifier (ex : je dois modifier mes paies de mars, j’entre une date de clôture de paie au 28/02).

- Suis je informé(é) si ma DSN est incorrecte ?

A l’extraction de vos données un premier contrôle est effectué par coolpaie. Ce contrôle génère une liste d’incohérences (champ vide, format à corriger …) à corriger avant de déposer le fichier sur le site d’ IZILIO

  1. Vous pouvez également vérifier la conformité de votre déclaration avant de la déposer grâce à l’outil de contrôle d’IZILIO : http://www.izilio.com/dsn/web/node1_8859/le-mode-controle
  2. Une fois votre DSN déposée vous recevrez soit un certificat de conformité, soit un rapport d’anomalie à corriger, selon si votre déclaration est juste ou fausse.

Dans tous les cas, il convient de suivre via votre tableau de bord sur Izilio le suivi de votre DSN.

- Dois je apporter des modifications ou paramétrer coolpaie pour la DSN ?

Il existe dans la base documentaire un guide de paramétrage (depuis le site coolpaie.fr / aides contacts /base documentaire) avec les principaux paramétrages à effectuer pour entrer en DSN : Guide de paramétrage de la DSN

- Quand dois je faire et déclarer ma DSN ?

Vous devrez transmettre mensuellement la DSN, à l’issue de la paie. La date limite de dépôt de votre DSN est le 5 à midi du mois suivant la paie pour les entreprises mensualisées (BRC Urssaf) ou le 15 à midi du mois pour les autres.

Dans la mesure du possible, il est conseillé de ne pas attendre la date limite pour faire vos dépôts de DSN.

A noter que le dépôt initial de la DSN « normale » peut être émis jusqu’à 1 mois à l’avance et 3 mois en retard. Il convient toutefois de veiller aux conséquences au niveau de la prise en compte des données par les divers destinataires et en termes de pénalités pour l’entreprise. Source DSN info : http://www.dsn-info.fr/documentation/jmn-dsn-2017.1.1.pdf

- Quelles sont les étapes pour déclarer la DSN ?

  1. – Réaliser vos paies mensuelles habituelles sur coolpaie
  2. – Extraire les données DSN depuis coolpaie via le menu DSN tous les mois de l’année (Si besoin corriger les incohérences listées (erreur de format, champ vide …) dans coolpaie
  3. – Créer le fichier
  4. – Déclarer la DSN (Déposer le fichier créé par coolpaie sur le site d’IZILIO ou de Net-entreprises (type de fichier : test pour tester vos données ou fichier envoi réél)
  5. – Réceptionner le certificat de conformité (fin de la procédure) ou d’anomalie (corriger les erreurs et reprendre à partir de l’étape 2)

Retrouvez la vidéo démo de la déclaration DSN dans notre documentation : Extraction DSN mensuelle

- Quels sont les prérequis techniques pour pouvoir déclarer une DSN ?

  • Dans coolpaie :
  1. – Utiliser la dernière version 4 à jour de coolpaie
  2. – Avoir contrôlé les paramétrages de votre logiciel (paramètres salariés, entreprises, paies …) voir le guide du paramétrage  : Guide de paramétrage de la DSN
  • Sur net-entreprise dès aujourd’hui :
  1. – Posséder un compte Net-Entreprise le créer http://net-entreprises.fr/inscription.htm
  2. – Avoir vérifié son numéro de siret

OU

  • Sur IZILIO dès aujourd’hui :
  1. – Posséder un compte IZILIO le créer www.izilio.com/dsn/web/node1_8599/inscription
  2. – Avoir vérifié son numéro de siret

- Je n’ai pas fait de paie ce mois-ci, dois je quand même faire une DSN ?

  • Oui vous devez envoyer une DSN tous les mois y compris les mois sans paie.
  • Le cahier des charges de la DSN dit « Vous devez effectuer la DSN mensuelle pour l’ensemble de vos salariés, y compris dans l’hypothèse où aucune rémunération n’a été versée au cours du mois concerné à aucun salarié. Dans ce cas, une DSN de type « néant » (déclaration sans salarié) devra être émise. »
  • vous n’avez aucune information spécifique à préciser lors du dépôt d’une DSN sans paie. Vous créez et déposez une DSN mensuelle fichier normal, coolpaie au moment de la création de votre fichier DSN indique dans votre fichier DSN par un code qu’il s’agit d’une DSN néant

- Dois je informer mes salariés du passage à la DSN ?

  1. Oui, il vous appartient d’informer vos salariés de votre entrée dans le dispositif DSN.
  2. Izilio met à votre disposition un modèle de fiche d’information disponible en téléchargement au niveau de la page d’accueil de votre espace privé

- Je préfère envoyer ma DSN par courrier. Comment dois je faire ?

C’est impossible, la DSN est obligatoirement dématérialisée.INTERDIT IMAGE.jpg

- Je ne souhaite pas passer à la DSN. Comment dois je procéder ?

  • Le passage à la DSN n’est pas optionnel.
  • Le passage obligatoire en DSN pour toutes les entreprises (y compris les mois sans paie) est en janvier 2017 (déclaration à l’issue des paies de janvier 2017 en fevrier au plus tard le 5 ou le 15)

- J’ai une incohérence DSN de type S21.G00.86.003 – Valeur obligatoire

“Cas d’une incohérence de type S21.G00.86.003 – Valeur obligatoire.”

L’incohérence vient du fait que le champ “date d’embauche” dans les fiches salariés n’est pas renseigné.
Ce champ permet à coolpaie de calculer l’ancienneté du salarié dans l’entreprise

Renseignez ce champ puis relancez l’extraction de la DSN.

- Je voudrais utiliser la version d’essai de coolpaie mais on me demande un code

- Comment supprimer une paye ?

Depuis la liste des payes, sélectionnez une paye et cliquez sur le bouton de suppression.

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Attention, vous ne devez pas supprimer des paies déja transmises en DSN et dont la date de limite de dépôt est dépassée.

Dans ce cas, voir le guide suivant :

En cas de période de paie clôturée, voir la FAQ à ce sujet : https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

- Comment sélectionner plusieurs payes dans la liste des payes?

  • Allez dans la liste des paies.
  • Renseignez tout d’abord la date de début et la date de fin de sélection.
  • Puis cliquez sur le bouton de recherche pour obtenir la liste des paies comprise entre les deux dates.
  • Pour sélectionner une seule paie, cliquez sur la ligne correspondante, la ligne se colore en bleu.
  • Pour sélectionner plusieurs paies vous pouvez soit:
  1. Garder la touche Ctrl (de votre clavier) appuyé (touche CTRL sur Windows ou la touche CMD sur MAC) et cliquez sur la ligne des paies que vous voulez sélectionner.
  2. Faire un lasso à la souris autour des payes souhaitées sur la liste des payes.

- Comment sauvegarder une copie PDF de mes Payes, AEM, CE dans mon ordinateur ?

  • Sur Windows
  1. Installez une imprimante PDF comme cutePDF http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp
  2. Pour copier un document, imprimez-le et choisissez cutePDF comme imprimante, cela va créer un fichier PDF correspondant à votre document.
  • Sur MAC
  1. Installez CUPS-PDF https://bitbucket.org/codepoet/cups-pdf-for-mac-os-x/wiki/Home
  2. Pour copier un document, imprimez-le et choisissez CUPS-PDF comme imprimante, cela va créer un fichier PDF correspondant à votre document.

- Comment sauvegarder une copie de mes Payes, AEM, CE dans mon ordinateur ?

  • Sur Windows
  1. Installez une imprimante PDF comme cutePDF http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp
  2. Pour copier un document, imprimez le et choisissez cutePDF comme imprimante, cela va vous créé un fichier PDF correspondant à votre document.
  • Sur MAC
  1. Installez CUPS-PDF https://bitbucket.org/codepoet/cups-pdf-for-mac-os-x/wiki/Home
  2. Pour copier un document, imprimez le et choisissez CUPS-PDF comme imprimante, cela va vous créé un fichier PDF correspondant à votre document.

- Comment modifier / recalculer une paye ?

  • Dans la liste des payes sélectionnez une paye et faites un double clic sur la ligne ou cliquez sur le bouton d’édition.

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  • La fenêtre d’édition des payes s’ouvre.
  • Faites les modifications souhaitées, cliquez sur le bouton “recalculer” puis validez.

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Attention : vous ne devez pas modifier / recalculer des paies déjà transmises en DSN et dont la date de limite de dépôt est dépassée. Voir information à ce sujet :https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

- Comment faire la paie à partir du net avant P.A.S. ou du coût employeur (paye inverse) ?

  • Aller dans ajouter une paie (F4).
  • Commencez par faire une paye avec une base quelconque.
  • Une fois la paye calculée (cliquez sur recalculer s’il le faut) cliquez sur:
  1. la flèche devant “coût employeur” pour faire une paye inverse à partir du coût employeur.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/udua7v8f55r5i3e/2019-01-25_11h12_32.png?dl=0
  2. la flèche devant “net avant P.A.S.” pour faire une paye inverse à partir du net à payer.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/zm7hysi3gd3k3np/2019-01-25_11h14_22.png?dl=0
  • Entrez un montant dans le champ qui apparaît à la place du montant puis cliquez sur “recalculer”.
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- Comment envoyer tous mes CE, AEM ou DUE en un seul fichier ?

- Comment créer un nouvel exercice (nouvelle année) ?

  • Allez dans le menu Fichier/Nouvel Exercice.
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  • Après la création du nouvel exercice il est conseillé de relancer coolpaie
  • Mettez vos taux et chiffres clés à jour pour qu’ils correspondent (s’ils ont changé) aux taux et chiffres clés du nouvel exercice.
  • Pour faire une mise à jour automatique de vos taux et chiffres clés Allez dans le menu Fichier/Import taux et chiffres clés.
    Attention les taux et chiffres clés proposés dans la mise à jour automatique ne sont proposés qu’à titre indicatif et correspondent aux taux et chiffres clés présent sur le site internet de coolpaie (www.coolpaie.fr) et mis à jour par la communauté coolpaie. Ces taux et chiffres clés correspondent aux taux minimum légaux et peuvent ne pas correspondre à la réalité de votre entreprise. Il vous appartient de les vérifier et de les modifier le cas échéant.

- Comment changer le nom de la société ?

  • Allez dans les paramètres de la société, déverrouillez la page en cliquant sur le cadenas Cadenas.png en bas à gauche
  • Changez le nom de votre entreprise dans le champ “raison sociale”.
  • Valider en cliquant sur le bouton de validation Valide.png en bas à droite de la page.

- Comment ajouter une profession intermittente ?

La liste des professions intermittentes est exhaustive et déterminée par le Pôle Emploi.
Vous pouvez trouver cette liste sur le site de coolpaie : https://coolpaie.fr/listes_des_professions/

La liste des professions disponibles par défaut dans coolpaie est restreinte mais vous pouvez ajouter toutes les professions dont vous avez besoin et qui se trouvent dans la liste des professions intermittentes de Pôle Emploi (annexe 8 et annexe 10)

- Comment afficher les payes d’un seul salarié dans la liste des payes ?

  • Allez dans la liste des paies.

Menu liste des payes

  • Renseignez tout d’abord la date de début et la date de fin de sélection.

Période d'affichage de la liste des payes

  • Entrez le nom du salarié dans le champ de recherche “nom”

Champ recherche salarié

  • Puis cliquez sur le bouton de recherche pour obtenir la liste des paies, du salarié précisé, comprise entre les deux dates.

Bouton de rafraichissement de la liste des payes

- Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ? (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ?

- J’ai perdu mon mot de passe d’accès au site de coolpaie, est-il possible de me le renvoyer ?

- Peut-on utiliser coolpaie avec plusieurs structures ?

  • coolpaie permet de gérer dans une même installation plusieurs structures.
  • Pour gérer plusieurs structures dans coolpaie il faut:
  1. Que chaque structure soit abonnée à coolpaie et ait son propre identifiant
  2. Allez dans la page d’activation (fenêtre d’activation menu Fichier/Activer coolpaie ou bouton vert caption)
  3. Ajouter chaque identifiant pour qu’ils apparaissent tous dans la liste de la page d’activation.
    caption
  4. Cliquez sur activation
  5. Si vous avez plusieurs identifiants un champ de choix d’identifiant apparaîtra dans la liste des bases de données
    caption
  6. Dans la liste des bases de données vous choisissez l’identifiant avec lequel vous souhaitez travailler.
  7. Chaque identifiant permettra d’ouvrir la base de données contenant le numéro de siret auquel il est lié.
  8. Si un identifiant n’a pas de base de données (base contenant le n° de siret lié à l’identifiant) vous devez en créer une nouvelle en entrant un nom dans le champ du bas et en cliquant sur le bouton “C”
  9. Si un identifiant n’a pas encore été lié à un numéro de siret, au moment où vous demandez à ouvrir (ou à créer) la base de données contenant le nouveau numéro de siret, coolpaie vous demandera si vous voulez lier l’identifiant avec le numéro de siret contenu dans la base de données que vous souhaitez ouvrir.
    Attention, ce lien identifiant / siret est définitif. Utilisez bien le bon identifiant qui correspond au bon siret contenu dans la base de données.
  • Pour résumer
  1. Vous ajoutez vos identifiants dans la liste de la page d’activation
  2. Vous liez chaque identifiant avec un numéro de siret contenu dans une base de données en ouvrant les bases de données ou en les créant.
  3. Chaque identifiant pourra donc ouvrir exclusivement les bases de données contenant le numéro de siret auquel il est lié.
  4. Ainsi vous avez autant de base de données que de structures et d’identifiants.

- Où se trouve ma base de données ?

Version Windows (non cloud) :

  1. La base de données est un fichier du type nomdemabase.CSOC
  2. Elle se trouve dans le dossier “C/documents/coolpaie/bases”

Version MAC (non cloud) :

  1. La base de données est un fichier du type nomdemabase.CSOC
  2. Elle se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/bases”

- Comment passer de la version d’essai à la version complète de coolpaie

  • Il suffit d’activer la version d’essai avec le code d’activation que vous avez reçu suite à votre demande d’abonnement.
  1. Copiez votre code d’activation (avec les tirets) que vous trouverez dans votre mail d’abonnement ou sur votre compte coolpaie / Spectacles en paie sur le site de coolpaie.
  2. Ouvrez le logiciel coolpaie.
  3. Allez sur la page d’activation du logiciel coolpaie (bouton vert de la liste des bases de données Ou menu Fichier/Activer coolpaie).
  4. Entrez votre identifiant et plafond d’abonnement.
  5. Collez votre code (si vous l’avez copié – voir §1) dans le premier champ du code ou entrez le à la main.
  6. Cliquez sur le bouton “Activer”.

activation

- Comment migrer une installation de coolpaie sur un nouvel ordinateur (migration)

  • Version Windows 3.0.0.xxx :
  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Documents/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Installez coolpaie sur le nouveau PC.
  3. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .IPSOC qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie”) dans le dossier “Documents/coolpaie” du nouveau PC.
  4. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .IPSAV qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  5. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les mêmes dossiers du nouveau PC.
  • Version 4.0.0.8.xxx MAC, Linux et Windows:

MAC

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Applications/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau MAC.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/bases”) dans le dossier “Applications/coolpaie/bases” du nouveau MAC.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CSAV qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes” du nouveau MAC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les préférences de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Applications/coolpaie/export” et dossier “Applications/coolpaie/affichage/sortie”) dans les mêmes dossiers du nouveau MAC.

WINDOWS

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Documents/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau PC Windows.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/bases”) dans le dossier “Documents/coolpaie/bases” du nouveau PC Windows.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPSAV qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC Windows. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les mêmes dossiers du nouveau PC Windows.

LINUX

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau PC.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “coolpaie/bases”) dans le dossier “coolpaie/bases” du nouveau PC Linux.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPSAV qui se trouve dans le dossier “coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC Linux. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “coolpaie/export” et dossier “coolpaie/Documents”) dans les mêmes dossiers du nouveau PC Linux.

DE MAC A WINDOWS

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Applications/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau PC Windows.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/bases”) dans le dossier “Documents/coolpaie/bases” du nouveau PC Windows.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CSAV qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC Windows. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les préférences de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Applications/coolpaie/export” et dossier “Applications/coolpaie/affichage/sortie”) dans les dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents” du nouveau PC Windows.

Nb : Les abonnements à coolpaie sont monoplateformes. Ils ne peuvent être utilisés que sur une plateforme (à choisir lors de l’abonnement ou du renouvellement d’abonnement). En cas de changement de plateforme en cours d’abonnement, l’option multiplateformes permet d’utiliser un abonnement MAC sur Windows (accessible en modifiant l’abonnement).

DE WINDOWS A MAC

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Documents/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau MAC.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/bases”) dans le dossier “Applications/coolpaie/bases” du nouveau MAC.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPSAV qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes” du nouveau MAC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les dossier “Applications/coolpaie/export” et dossier “Applications/coolpaie/affichage/sortie” du nouveau MAC.

Nb : Les abonnements à coolpaie sont monoplateformes. Ils ne peuvent être utilisés que sur une plateforme (à choisir lors de l’abonnement ou du renouvellement d’abonnement). En cas de changement de plateforme en cours d’abonnement, l’option multiplateformes permet d’utiliser un abonnement Windows sur MAC(accessible en modifiant l’abonnement).

DE LINUX A WINDOWS

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau PC Windows.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “coolpaie/bases”) dans le dossier “Documents /coolpaie/bases” du nouveau PC Windows.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPSAV qui se trouve dans le dossier “coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC windows. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “coolpaie/export” et dossier “coolpaie/Documents”) dans (Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les mêmes dossiers du nouveau PC Windows.

Nb : Les abonnements à coolpaie sont monoplateformes. Ils ne peuvent être utilisés que sur une plateforme (à choisir lors de l’abonnement ou du renouvellement d’abonnement). En cas de changement de plateforme en cours d’abonnement, l’option multiplateformes permet d’utiliser un abonnement Windows sur MAC(accessible en modifiant l’abonnement).


AU SUJET DES VERSIONS CLOUD.

Vous ne devez en aucun cas copier vos bases de données CLOUD sur le nouvel ordinateur. Une simple installation de votre système CLOUD sur le nouvel ordinateur fera apparaître automatiquement la (ou les) base(s) dans le dossier CLOUD via le système de synchronisation de votre CLOUD.
Il faudra simplement, sur la nouvelle installation de coolpaie, indiquer le dossier CLOUD contenant la (ou les) base(s) de données.


Mots clefs :
migration, transfert, migrer, installer, changer, changement
réaliser un transfert
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j’ai transféré mon installation
comment transférer coolpaie
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changement d’ordinateur
changement de système

- Comment installer la version d’essai de coolpaie

  • La version d’essai est la même que la version pro, seul le code d’activation du logiciel diffère.
  1. Téléchargez coolpaie sur la page de téléchargement : télécharger coolpaie 
  2. Installez coolpaie : comment installer coolpaie 
  3. Faites une demande de code d’activation d’essai sur le site de coolpaie : demander un code d’essai 
  4. Activez coolpaie avec ce code d’activation : comment activer coolpaie 

- A quoi correspond le numéro AT (code AT) et où le trouve-t-on ?

  • A chaque numéro de risque AT correspond un taux d’accident du travail qui apparaît dans la fiche de paie sur la ligne du même nom (pour les artistes, le taux est abattu de 30%).
  • A chaque catégorie de travailleurs correspond en général un numéro de risque AT différent (sauf pour les artistes, pour lesquels on utilisera le code AT cas général).
  • Toutes les entreprises n’ont pas obligatoirement les mêmes codes et taux pour les mêmes catégories de salariés. Cela dépend des risques que prennent vos salariés au travail.
  • Ce ou ces numéros vous sont notifiés par la Caisse Régionale d’Assurance Maladie ou la Caisse Générale de Sécurité Sociale.
    Vous devez contacter la CARSAT de votre région pour qu’elle vous notifie vos codes et taux.
  • Une entreprise de spectacle a en général un seul numéro pour l’ensemble de ses salariés : le code pour les artistes est le même que celui pour les techniciens mais le taux correspondant est abattu de  30%. Elle peut en avoir d’autres si elle emploie d’autres catégories de personnel.
    edit 2017 : Depuis 2017 certains codes ont été regroupés, les codes 923AC et 923BA ont été regroupés sous le code 923AD.
    edit 2018 : il n’y a plus de code AT de type artistes, c’est le code AT cas général qui s’applique dans tous les cas.
    Par exemple, le code 923AD est de 1.6% en 2019; il s’applique tel quel pour les techniciens, il est automatiquement abattu de 30% dans coolpaie pour les artistes (1.12% en 2019, abattement de 30% des taux Urssaf)
  • Le code risque accident de travail a cinq caractères et les lettres contenues dans le code doivent être en majuscule. Un code d’activité professionnelle (code de section AT) est affecté à chaque section d’établissement AT.
  • Pour ajouter ou modifier un code AT, allez dans Menu/Paramètres de la paie, onglet taux AT

Mots clefs: code AT, codeAT, tauxAT, taux AT, 923AD, taux Artiste

- Une fenêtre de coolpaie ne s’ouvre plus. Comment faire ?

Il arrive parfois qu’une fenêtre s’affiche en dehors de la zone de votre bureau.
Pour faire revenir les fenêtres dans la zone du bureau il suffit d’aller dans le menu Fenêtre/Cascades.

Toutes les fenêtres ouvertes seront alors rapatriées en cascade sur la zone du bureau.

- Un de mes salariés a une profession qui n’apparaît pas dans la liste des professions, comment faire?

  • Toutes les professions n’apparaissent pas dans la liste de base de coolpaie, elles sont trop nombreuses. Si vous souhaitez ajouter une profession à la liste de base il suffit de l’ajouter via le menu Outils/Ajout de profession.

Voir la rubrique – Comment ajouter une profession ?

- Un de mes salariés à disparu de la liste des salariés?

Un de mes salariés à disparu de la liste des salariés?

  • Les salariés inscrits dans votre société peuvent avoir deux statuts, actifs ou non actifs. Lorsqu’un salarié ne travaille plus pour vous, vous pouvez le mettre en non actif et il n’apparaitra plus dans la liste.
  • Pour lister l’ensemble des salariés actifs et non actifs, dans la liste des salariés, il faut cocher la case “inactifs” et ajouter ainsi les salariés inactifs à la liste.

Case Innactifs

  • Si un salarié n’apparait plus dans la liste c’est peut-être que vous l’avez accidentellement passé en non-actif.
  • Dans ce cas affichez toutes les fiches salarié (actif et non-actif) en cochant la case “inactifs” de la liste des salariés puis modifiez la fiche correspondante.

Case Actif

- Quel est le numéro de téléphone pour contacter coolpaie ?

Voir FAQ : Comment contacter coolpaie

- Pourquoi mon fichier CE EDI n’est pas accepté par les Congés Spectacles ?

Les CE EDI n’existent plus depuis 2017. En effet c’est désormais la DSN qui transmet les information des CE à Audiens.

- Pourquoi mon bordereau FNAS est vide alors que je cotise au FNAS ?

– Comme toutes les structures ne cotisent pas au FNAS il faut activer les deux retenues FNAS (FNAS artiste et FNAS technicien) dans la liste des retenues

- Pourquoi le nombre de jour ou cachet dans un CE (Certificat d’emploi) ne correspond pas à la période de paye ?

  • Parce que le champ “jour” de votre paye a une valeur supérieure à celle de la période de paye.
  • Cela arrive sur les payes en heures quand le nombre d’heures dépasse le nombre de jours multiplié par 7.
  • Par exemple une paye de 10 heures donne 1,43 jours.
    Champ Jour
  • Pour régler ce problème vous pouvez:
  1. Faire des payes avec des rubriques journalières (ci, cg, j8, j10 etc…)
  2. Verrouiller le champ “jour” au nombre de jour souhaité. Pour cela éditez votre paye, cliquez sur la flèche devant le champ “jour” et indiquez la valeur souhaitée.
    Champ Jour

- Mon numéro d’objet n’apparaît plus, pourquoi ?

Ce numéro d’objet à peut-être une date de fin d’application trop ancienne et il n’apparait pas dans les choix d’une paye dont la période est supérieure à cette date de fin d’application. Exemple, votre numéro d’objet à une date de fin d’application au 31/12/2010, il n’apparait donc pas au choix pour les payes des exercices 2011 et suivant. La solution est de changer la date de fin d’application de ce numéro d’objet.

  • 1 – Allez dans le menu Outils/Numéro d’objet
    Menu Numéro d'objet
  • 2 – Choisissez l’exercice faisant apparaitre votre numéro d’objet dans la liste des exercices
    Liste Exercice
  • 3 – Choisissez votre numéro d’objet dans la liste des numéros
  • 4 – Déverrouillez
    Bouton de déverrouillage
  • 5 – Changez la date de fin pour une date postérieure à la période de votre paye.
    Période d'affichage
  • 6 – Validez
    Bouton de validation

Le numéro d’objet sera de nouveau actif au choix dans les payes pour les salariés indiqués, jusqu’à la date de fin indiquée.

- Mon bordereau FNAS est vide pourtant j’avais déjà activé le FNAS précédemment

  • Lors d’une restauration de sauvegarde les retenues sont remises à leur état par défaut, un message vous indique cela avant toute restauration. (Version Windows).
  • Vous devez donc réactiver les retenues FNAS après une restauration. (Version Windows, version MAC et multiplateformes si vous n’avez pas coché les tables retenues et chiffres clés)
  • Dans la version MAC et multiplateformes vous pouvez choisir de restaurer les retenues et chiffres clés (décochés par défaut) en cochant les cases correspondantes dans la liste des tables à restaurer qui apparaît avant une restauration.
  • Après réactivation des retenues FNAS vous devez recalculer vos payes afin que les retenues apparaissent dans les payes et soient prises en compte dans le bordereau.

- J’essaie d’activer une retenue dans la liste des retenues dans les paramètres de la paie mais mon choix n’est jamais sauvegardé.

  • Les modifications de la liste des retenues doivent être validées en cliquant sur le bouton (flèche vers le haut) juste en dessous de la liste.

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- Je n’arrive pas à faire la mise à jour de coolpaie

- Je n’ai pas les mêmes montant net pour deux payes identiques, pourquoi ?

Si les payes précédentes du salarié concerné ont été alternativement (au moins une fois) au-dessus ou en-dessous du plafond, il y a régularisation des bases plafonnées.Voici un extrait du site de l’Urssaf :

Citation :


Régularisation

Vous devez régulariser les cotisations plafonnées de vos salariés dont la rémunération est tantôt supérieure, tantôt inférieure au plafond mensuel.

Vous pouvez effectuer cette régularisation de façon progressive d’une paie sur l’autre ou, une fois par année civile, sur la dernière paie.

Calcul de la régularisation :

1. Pour chaque salarié, faire la somme des rémunérations payées entre le 1er jour et le dernier jour de l’année civile. 2. calculer le plafond cumulé depuis le 1er jour de l’année jusqu’au dernier, en tenant compte de l’éventuelle réduction du plafond. 3. calculer les cotisations plafonnées dans la limite du plafond cumulé. 4. Comparer le montant des cotisations plafonnées au total des cotisations plafonnées versées au cours de l’année civile. La différence constitue le versement régularisateur.


Cela est vrai pour toutes les retenues plafonnées Audiens et Urssaf. Pour les Artistes il n’y a pas de régulation Urssaf (voir ici : http://coolpaie.fr/Documents/les_entrepreneurs_de_spectacles_vivants.pdf ). Le principe est le suivant: prenons le plafond Audiens TA (prévoyance) pour des payes de techniciens. Si vous faites une paye supérieure au plafond, exemple 180 Euros, la retenue prévoyance sera calculée sur 167 Euros. Si la paye suivante est en-dessous du plafond, exemple 80 Euros, la retenue Prévoyance sera calculée sur 80 + (180-167) soit 93 Euros. Il y a régularisation du plafond. La régularisation tend à ce que la somme des plafonds soient égale à la fin de l’année au Brut mais seulement à condition que cela soit possible c’est à dire si vous payez les mêmes salariés alternativement en-dessous et au-dessus du plafond.

Pour résumer :

Pour un même employé et un même statut (artiste, cadre, non cadre, artiste cadre) – Toutes les payes de l’année au-dessus du plafond -> pas de régularisation – Toutes les payes de l’année au-dessous du plafond -> pas de régularisation – Alternativement des payes au-dessous et au-dessus (et inversement) -> Régularisation

Cela peut apparaître sur toutes les bases plafonnées, TA, TB, TB/GMP

- Impossible d’éditer les AEM et CE, une fenêtre apparait puis disparait instantanément

  • coolpaie permet d’éditer les PDF, AEM et CE, de deux façons, soit via Adobe Reader, soit via le système PDF interne de coolpaie.
    Le choix se fait dans les options de coolpaie dans l’onglet Option2
  • sur MAC / PC
    Si vous choisissez d’utiliser le système PDF (conseillé) interne de coolpaie vous n’avez rien à installer.
    Si vous choisissez d’utiliser Adobe Reader (non conseillé) vous pouvez installer Adobe Reader via le lien suivant http://get.adobe.com/fr/reader/
  • sur LINUX
    Si vous n’utilisez pas Adobe Reader sur Linux (difficile à installer) vous devez installer PDFTK.
    – Soit à partir du terminal de Linux
    sudo apt-get install pdftk

    – Soit à partir de la logithèque

- Des payes ont disparu de ma liste des payes. Où sont-elles passées ?

  • Pour être sûr de faire apparaître toutes les payes d’une année entrez une période d’affichage sur l’année complète (du 01/01 au 31/12).
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  • C’est la date de règlement qui décide de l’affichage des payes dans la liste des payes sur une période donnée.
  • La liste des payes fait apparaître l’ensemble des payes dont la date de règlement est comprise entre le début et la fin de la période d’affichage de la liste des payes.

- Si je m’abonne à coolpaie est-ce que mes données réalisées dans la version d’essai seront conservées ?

Réponse : 

Oui, après abonnement et activation vous continuez à travailler avec votre version actuelle de coolpaie.

C’est l’activation (entrée d’un code d’activation dans la page d’activation) qui va transformer votre version d’essai en version complète.

Dès réception de votre code d’activation il vous suffira de l’indiquer dans le menu “Fichier/Activer coolpaie” pour transformer votre version d’essai en version complète.

Vous pourrez ainsi continuer à travailler avec votre version actuelle et vos données.

- Si je décide de ne pas renouveler mon abonnement puis-je continuer à utiliser coolpaie

Oui, vous pouvez continuer à utiliser coolpaie, dans une certaine mesure :

  • Vous pouvez toujours consulter vos payes et vos Etats de la paie.
  • Vous ne pouvez pas créer de payes postérieures à la fin de votre abonnement.
  • Vous ne pouvez pas faire de DUE postérieures à la fin de votre abonnement.
  • Vous ne pouvez pas faire de DSN après le 15 du mois suivant votre fin d’abonnement.

- Où se trouve mon code d’activation du logiciel ?

  • Le code d’activation du logiciel se trouve :
  1. sur votre facture d’abonnement (depuis le 01/01/2013)
  2. dans votre courriel d’abonnement
  3. sur la page de votre compte coolpaie / spectacle en paie sur le site de coolpaie (onglet “compte coolpaie / spectacles en paie”). http://www.coolpaie.fr/compte_abonne
    Pour accéder à votre compte il vous sera demandé de vous identifier avec votre pseudo et mot de passe.
  • Ce code d’activation est unique et correspond à votre pseudo sur le site.
  • Lors de l’activation du logiciel il vous est demandé votre pseudo et votre code d’activation correspondant.
  • Ce code change chaque mois et vous donne la possibilité de réactiver le logiciel.

- Où puis-je trouver ma facture d’abonnement ?

  • Votre facture vous a été envoyée par courriel en même temps que votre courriel d’abonnement (renouvellement ou modification d’abonnement)
  • Vous pouvez télécharger votre facture sur votre compte coolpaie / Spectacles en paie : https://coolpaie.fr/compte_abonne/
  • Pour accéder à votre compte il vous sera demandé de vous identifier avec l’identifiant et le mot de passe que vous avez choisis lors de votre inscription sur le site de coolpaie.

- Où puis-je trouver les tarifs d’abonnement ?

  • Vous trouverez ce renseignement sur la page des conditions d’abonnement et Tarifs.
  1. Allez sur la page d’abonnement http://www.coolpaie.fr/demande-abonnement
  2. Cliquez sur le choix “(Conditions d’abonnement / Tarifs d’abonnement)”
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- Où puis-je trouver les conditions d’abonnement ?

- Mon code d’activation ne fonctionne pas, pourquoi ?

  • Les codes d’activation sont des formules mathématiques générées automatiquement à partir de votre identifiant, ils ne peuvent pas être incorrects.
  • Si votre activation ne se fait pas c’est que:
  1. Vous essayez d’entrer un code PC dans un MAC ou l’inverse.
    Voir :
  2. Vous avez fait une erreur dans votre identifiant.
  3. Vous avez fait une erreur dans votre plafond.
  4. Vous avez fait une erreur dans votre numéro de siren (version multiplateformes).
  5. Vous avez fait une erreur de saisie du code.
  • Pour ne pas faire d’erreur de saisie du code, copiez-le en entier (avec les tirets) et collez le dans le premier champ du code.
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- Je viens de faire une demande d’abonnement mais coolpaie continue à me dire que je dois renouveler mon abonnement.

  • A la suite de votre demande d’abonnement ou de modification d’abonnement vous avez reçu un courriel contenant votre nouveau code d’activation.
  • Vous devez entrer ce code d’activation dans coolpaie afin que le logiciel prenne en compte votre nouvel abonnement ou modification d’abonnement.

Voir : #- Comment activer coolpaie avec mon nouveau code d’activation ?

- Je suis passé de MAC à PC (ou l’inverse) et mon code d’activation ne fonctionne plus.

  • Les abonnements à coolpaie ne sont pas multiplateformes.
  • Vous avez choisi le type d’ordinateur sur lequel installer coolpaie dans le formulaire d’abonnement lors de votre demande d’abonnement ou de renouvellement.
  • Vous pouvez changer de type d’abonnement  lors d’un renouvellement d’abonnement ou en cours d’abonnement en souscrivant à l”option multiplateformes, version qui permet d’utiliser coolpaie sur MAC, PC, LINUX avec la même base de données.

- J’ai envoyé une demande d’abonnement (modification ou renouvellement) mais je me suis trompé dans le formulaire. Que dois-je faire ?

  • Le mieux est de renvoyer une deuxième demande.
  • Nous prendrons en compte la demande la plus récente.

- J’ai envoyé ma demande d’abonnement et mon règlement mais je n’ai pas reçu mon code d’activation, pourquoi ?

  • Paiement par CB : les courriels contenant le code d’activation sont envoyés immédiatement après la validation du paiement.
  • Paiement par chèque ou virement : les virements et chèques sont traités une à deux fois par semaine suite à réception; les courriels contenant le code d’activation sont envoyés au moment du traitement des demandes.
  • Si vous n’avez pas reçu votre courriel d’abonnement c’est que:
    • Le courriel vous a été envoyé mais est passé dans vos SPAM. Vérifiez vos SPAM et votre poubelle.
    • Votre chèque n’est pas arrivé. En général nous recevons vos chèques entre 1 et 3 jours après le dépôt à la poste. Si ce délai est largement dépassé envoyez une demande de ticket
    • Votre virement n’est pas apparu sur le compte de coolpaie. En général nous recevons vos virements entre 2 et 3 jours après votre ordre de virement. Si ce délai est largement dépassé, dans un premier temps vérifiez auprès de votre banque que votre ordre de virement est bien passé et si la réponse est positive envoyez une demande de ticket

- Comment renouveler / modifier mon abonnement ?

  • Plusieurs possibilités
  1. Allez dans le menu Abonnement/Renouveler (ou modifier) du logiciel coolpaie
    Menu abo.jpg
  2. Allez directement sur la page d’abonnement du site de coolpaie http://www.coolpaie.fr/demande-abonnement
  • Cliquez sur le lien “Modification” ou “Renouvellement”
  • Remplissez le formulaire électronique et envoyez le
  • Faites nous parvenir votre règlement (Chèques, virements, CB)
  • A réception du règlement vous recevrez votre courriel d’abonnement contenant votre nouveau code et votre facture.

Les chèques et virements sont traités une à deux fois par semaine. La procédure de règlement par carte bancaire permet d’obtenir un code immédiatement.

- Comment m’abonner ?

  1. Allez sur la page d’abonnement de coolpaie. http://www.coolpaie.fr/demande-abonnement
  2. Cliquez sur le choix “Nouvel Abonnement”
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  3. Remplissez et envoyez le formulaire d’abonnement conjointement avec votre règlement.
  4. Vous pouvez régler par Chèque, Virement ou Carte Bancaire.
  5. Votre mail d’abonnement vous sera envoyé à réception de votre règlement (immédiat pour le paiement CB).

- Comment activer coolpaie avec mon nouveau code d’activation ?

  • Vous avez deux solutions pour activer coolpaie
  1. Allez dans le menu du logiciel coolpaie “Fichier/Activer coolpaie”
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  2. Cliquez sur la bouton vert de la liste des bases de données (première fenêtre à l’ouverture de coolpaie)
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  • Ces deux solutions ouvre la fenêtre d’activation.

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  • Dans la fenêtre d’activation entrez:
  1. Votre identifiant
  2. Votre siren (dans la version multiplateformes seulement)
  3. Votre plafond d’abonnement
  4. Votre code d’activation
    Astuce : Pour ne pas faire d’erreur de saisie du code, copiez le en entier (avec les tirets) et collez le dans le premier champ du code
  • Cliquez sur le bouton de validation “activer”

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- A quelle adresse postale, ou sur quel compte bancaire, dois-je envoyer mon règlement d’abonnement ?

  • Vous trouverez ce renseignement en bas de la page d’abonnement ou de modification d’abonnement.
  • Selon que vous demandiez un abonnement ou une modification d’abonnement l’adresse peut être différente.
  1. Allez sur la page d’abonnement http://www.coolpaie.fr/compte-abonne
  2. Cliquez sur le choix “Nouvel Abonnement”, “Renouvellement d’abonnement” ou “Modification d’abonnement”.
  3. Vous trouverez les adresses bancaire et postale en bas de la page qui apparaît.

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