LISTE DES FAQs …


FAQ DIVERS

Lexique coolpaie

Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par” .CPsav ou .CPsav2 ?

fichier sauvegarde (copie de sécurité) de la version 4 (PC/MAC/LINUX) de coolpaie.

Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par”.IPSAV ?

fichier sauvegarde (copie de sécurité) de la version 3 (PC) de coolpaie (obsolète).

Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par”.CSOC ?

fichier base de données de la version 4 (PC/MAC/LINUX) de coolpaie. Contenant l’ensemble des données de la paye (paramètres, payes, cotisations etc…). C’est le nom de ce fichier (sans l’extension) qui apparait dans votre liste de base de données à l’ouverture de coolpaie.

Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par”.IPSOC ?

fichier base de données de la version 3 (PC) de coolpaie (obsolète). Contenant l’ensemble des données de la paye (paramètres, payes, cotisations etc…). C’est le nom de ce fichier (sans l’extension) qui apparait dans votre liste de base de données à l’ouverture de coolpaie.

Qu’est-ce que restaurer une sauvegarde (copie de sécurité) ?

Restaurer une sauvegarde (copie de sécurité) consiste à créer une base de données contenant exclusivement l’ensemble des données contenues dans la sauvegarde.

Pour savoir comment créer une sauvegarde, voir FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/quest-ce-que-creer-une-sauvegarde/

Une restauration de sauvegarde est une manipulation à faire avec beaucoup de prudence. En effet cette manipulation remplace l’ensemble de vos données par celles contenues dans la sauvegarde choisie.

Voici la procédure de restauration de sauvegarde (copie de sécurité) :

Depuis une base de données existante ou en créant une nouvelle base de données (dans le cas où vous n’avez pas de base de données ou que votre base de données est en anomalie).

1- Rendez vous dans “fichier / restauration / sauvegarde”

2- La liste des sauvegardes s’ouvre.

Le fichier de sauvegarde que vous souhaitez restaurer doit se trouver dans le dossier sauvegarde prévu à cet effet et stocké par défaut :

sur Mac : application / coolpaie / sauvegardes

sur Windows :  c / documents / coolpaie / sauvegardes

3- Sélectionnez la sauvegarde (copie de sécurité) que vous souhaitez restaurer

4- Choisir restauration “complète” pour récupérer toutes les données contenues dans cette sauvegarde ou “partielle” en indiquant les données que vous souhaitez récupérer

5- coolpaie vous indique la date de la sauvegarde et vous devez indiquez “RESTAURER” dans le champ prévu à cet effet pour restaurer votre sauvegarde

Pour voir cette procédure, vous pouvez consultez la vidéo suivante : https://coolpaie.fr/question/creer-et-restaurer-une-copie-de-securite-sauvegarde/
(la procédure de restauration est en seconde partie de vidéo)

Qu’est-ce que créer une copie de sécurité (sauvegarde) ?

Créer une sauvegarde (copie de sécurité) consiste à enregistrer l’ensemble des données de votre base de données dans un fichier de sauvegarde. Ce fichier de sauvegarde vous permettra de restaurer l’état de votre base de données au moment de la sauvegarde en cas de problème.

A noter que la sauvegarde est une copie figée de votre base de données correspondant à l’état de votre base de données au moment de création de la sauvegarde. Les sauvegardes contiennent exclusivement l’ensemble des données de votre base de données au moment où vous créez la sauvegarde.

Pour faire une copie de sécurité de vos données :

1- Rendez vous dans “fichier / restauration/sauvegarde”

2- La liste des sauvegardes s’ouvre.

Entrez un nom pour la nouvelle sauvegarde

3- Cliquez sur “SAUVEGARDER”

4- La nouvelle nouvelle sauvegarde apparaît dans la liste des sauvegardes, vos données sont copiées

Pour voir cette procédure, vous pouvez consulter la vidéo d’apprentissage suivante : https://coolpaie.fr/question/creer-et-restaurer-une-copie-de-securite-sauvegarde/

Pour connaître la procédure de restauration de sauvegarde en cas de problème, voir la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/quest-ce-que-restaurer-une-sauvegarde/

Qu’est ce qu’une base de données ?

Une base de données est un objet dans lequel est stocké un ensemble de données (texte, nombre, date etc…). Il peut soit s’agir d’un simple fichier local dans un ordinateur ou d’un objet plus complexe dans le cas de bases de données réseau.
Sur coolpaie votre base de données est un fichier local, elle se trouve sur votre ordinateur.
Une base de données est un objet synchrone c’est à dire qu’elle enregistre les ajouts et modifications que vous faites au moment où vous validez ces ajouts et modifications dans le logiciel.

Vidéo d’apprentissage

Créer et restaurer une sauvegarde (copie de sécurité)(vidéo)

Vidéo d’apprentissage : créer et restaurer une sauvegarde (copie de sécurité)

Charger un CRM dans coolpaie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : charger un CRM dans coolpaie

Télécharger un CRM sur net-entreprises (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Télécharger un CRM sur net-entreprises

Dépôt de DSN en mode automatisé (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Dépôt de DSN en mode automatisé

Mots clés :
DSN
automatique
DSN automatique
DSN auto
dépôt automatique

Ajouter un nouveau taux de code AT Accident du travail (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajouter un nouveau taux de code Accident du travail (AT)

Charger une fiche de paramétrage XML dans coolpaie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Charger une fiche de paramétrage Mutuelle / Prévoyance au format XML dans coolpaie.

En l’absence de fiche de paramétrage sur le site de Net-Entreprises, se rapprocher de l’organisme prévoyance / mutuelle concerné (ex : Audiens) pour qu’il la mette à disposition sur votre espace Net Entreprise ou vous l’envoie au format XML

Créer / Editer / Imprimer un contrat (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Créer / Editer / Imprimer un contrat

Ajouter un taux de retenue (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajouter un taux de retenue

Activer une retenue désactivée (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Activer une retenue désactivée

Visualisation des Etats de la paie pour une période désirée (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Visualisation des Etats de la paie pour une période désirée

Différentes méthodes de Sélection des paies dans la liste des paies (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Différentes méthodes de Sélection des paies dans la liste des paies

Création de DUE EDI (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création de DUE EDI

Mots clefs : DUE EDI, DPAE

Modification d’un taux de retenue (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Modification d’un taux de retenue

Import automatique des taux et chiffres clés (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Import automatique des taux et chiffres clés

Extraire et transmettre une DSN mensuelle (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Extraire et transmettre une DSN mensuelle

Déclaration d’un événement en DSN (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Déclaration d’un événement en DSN

Visualisation des États de la paie par tri Analytique (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Visualisation des États de la paie par tri Analytique

États de la paie 2ème partie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : États de la paie 2ème partie

États de la paie 1ère partie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : États de la paie 1ère partie

Création de Bulletin(s) de paie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création de Bulletin(s) de paie

Création de contrats (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création de contrat(s)

Création d’Attestation d’Emploi Mensuel (AEM) (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création d’AEM

Modification de Création de Certificat d’Emploi (CE) (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Modification de Création de CE

Demande d’Agrément Congés Spectacles et paramétrage (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Demande d’Agrément Congés Spectacles et paramétrage

Agrément AEM EDI (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Agrément AEM EDI

Historique (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Historique

Outil Numéro d’objet (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Outil Numéro d’objet

Outil Registre du personnel (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Outil Registre du personnel

Outil Analytique (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Outil Analytique

Création de profession (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création de profession

Suppression d’une paie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Suppression d’une paie

Tri dans la liste des paies par Nom de salarié ou par Période (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Tri dans la liste des paies par Nom de salarié ou par Période

Verrouillage de certains champs lors de la création d’une paie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Verrouillage de certains champs lors de la création d’une paie

Ajout d’une paie (Mode Expert) (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’une paie (Mode Expert)

Modification d’une paie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Modification d’une paie

Ajouter une paie en mode ‘Paie inverse’ (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajouter une paie en mode ‘Paie inverse’

Ajout d’une paie avec la fonction ‘auto’ (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’une paie avec la fonction ‘auto’

Ajout d’une paie supplémentaire (avec un code AT différent) (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’une paie supplémentaire (avec un code AT différent)

Création d’un code AT (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création d’un code AT

Ajouter une paie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajouter une paie

Ajout d’un salarié supplémentaire (Mode Expert) (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’un salarié supplémentaire (Mode Expert)

Exemple d’Ajout ou modification des paramètres des salariés (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Exemple d’Ajout ou modification des paramètres des salariés

Ajout d’un salarié supplémentaire (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’un salarié supplémentaire

Ajout d’un salarié (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout d’un salarié

Ajout ou remplacement du Logo de la société (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajout ou remplacement du Logo de la société

Entrer les paramètres de la société (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Entrer les paramètres de la société

Création des bases de données (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Création des bases de données

Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ? (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ?

Question Abonnement

Si je m’abonne à coolpaie est-ce que mes données réalisées dans la version d’essai seront conservées ?

Réponse : 

Oui, après abonnement et activation vous continuez à travailler avec votre version actuelle de coolpaie.

C’est l’activation (entrée d’un code d’activation dans la page d’activation) qui va transformer votre version d’essai en version complète.

Dès réception de votre code d’activation il vous suffira de l’indiquer dans le menu “Fichier/Activer coolpaie” pour transformer votre version d’essai en version complète.

Vous pourrez ainsi continuer à travailler avec votre version actuelle et vos données.

Si je décide de ne pas renouveler mon abonnement puis-je continuer à utiliser coolpaie

Oui, vous pouvez continuer à utiliser coolpaie, dans une certaine mesure :

  • Vous pouvez toujours consulter vos payes et vos Etats de la paie.
  • Vous ne pouvez pas créer de payes postérieures à la fin de votre abonnement.
  • Vous ne pouvez pas faire de DUE postérieures à la fin de votre abonnement.
  • Vous ne pouvez pas faire de DSN après le 15 du mois suivant votre fin d’abonnement.

Où se trouve mon code d’activation du logiciel ?

  • Le code d’activation du logiciel se trouve :
  1. sur votre facture d’abonnement (depuis le 01/01/2013)
  2. dans votre courriel d’abonnement
  3. sur la page de votre compte coolpaie / spectacle en paie sur le site de coolpaie (onglet “compte coolpaie / spectacles en paie”). http://www.coolpaie.fr/compte_abonne
    Pour accéder à votre compte il vous sera demandé de vous identifier avec votre pseudo et mot de passe.
  • Ce code d’activation est unique et correspond à votre pseudo sur le site.
  • Lors de l’activation du logiciel il vous est demandé votre pseudo et votre code d’activation correspondant.
  • Ce code change chaque mois et vous donne la possibilité de réactiver le logiciel.

Où puis-je trouver ma facture d’abonnement ?

  • Votre facture vous a été envoyée par courriel en même temps que votre courriel d’abonnement (renouvellement ou modification d’abonnement)
  • Vous pouvez télécharger votre facture sur votre compte coolpaie / Spectacles en paie : https://coolpaie.fr/compte_abonne/
  • Pour accéder à votre compte il vous sera demandé de vous identifier avec l’identifiant et le mot de passe que vous avez choisis lors de votre inscription sur le site de coolpaie.

Où puis-je trouver les tarifs d’abonnement ?

  • Vous trouverez ce renseignement sur la page des conditions d’abonnement et Tarifs.
  1. Allez sur la page d’abonnement http://www.coolpaie.fr/demande-abonnement
  2. Cliquez sur le choix “(Conditions d’abonnement / Tarifs d’abonnement)”
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Où puis-je trouver les conditions d’abonnement ?

Mon code d’activation ne fonctionne pas, pourquoi ?

  • Les codes d’activation sont des formules mathématiques générées automatiquement à partir de votre identifiant, ils ne peuvent pas être incorrects.
  • Si votre activation ne se fait pas c’est que:
  1. Vous essayez d’entrer un code PC dans un MAC ou l’inverse.
    Voir :
  2. Vous avez fait une erreur dans votre identifiant.
  3. Vous avez fait une erreur dans votre plafond.
  4. Vous avez fait une erreur dans votre numéro de siren (version multiplateformes).
  5. Vous avez fait une erreur de saisie du code.
  • Pour ne pas faire d’erreur de saisie du code, copiez-le en entier (avec les tirets) et collez le dans le premier champ du code.
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Je viens de faire une demande d’abonnement mais coolpaie continue à me dire que je dois renouveler mon abonnement.

  • A la suite de votre demande d’abonnement ou de modification d’abonnement vous avez reçu un courriel contenant votre nouveau code d’activation.
  • Vous devez entrer ce code d’activation dans coolpaie afin que le logiciel prenne en compte votre nouvel abonnement ou modification d’abonnement.

Voir : #- Comment activer coolpaie avec mon nouveau code d’activation ?

Je suis passé de MAC à PC (ou l’inverse) et mon code d’activation ne fonctionne plus.

  • Les abonnements à coolpaie ne sont pas multiplateformes.
  • Vous avez choisi le type d’ordinateur sur lequel installer coolpaie dans le formulaire d’abonnement lors de votre demande d’abonnement ou de renouvellement.
  • Vous pouvez changer de type d’abonnement  lors d’un renouvellement d’abonnement ou en cours d’abonnement en souscrivant à l”option multiplateformes, version qui permet d’utiliser coolpaie sur MAC, PC, LINUX avec la même base de données.

J’ai envoyé une demande d’abonnement (modification ou renouvellement) mais je me suis trompé dans le formulaire. Que dois-je faire ?

  • Le mieux est de renvoyer une deuxième demande.
  • Nous prendrons en compte la demande la plus récente.

J’ai envoyé ma demande d’abonnement et mon règlement mais je n’ai pas reçu mon code d’activation, pourquoi ?

  • Paiement par CB : les courriels contenant le code d’activation sont envoyés immédiatement après la validation du paiement.
  • Paiement par chèque ou virement : les virements et chèques sont traités une à deux fois par semaine suite à réception; les courriels contenant le code d’activation sont envoyés au moment du traitement des demandes.
  • Si vous n’avez pas reçu votre courriel d’abonnement c’est que:
    • Le courriel vous a été envoyé mais est passé dans vos SPAM. Vérifiez vos SPAM et votre poubelle.
    • Votre chèque n’est pas arrivé. En général nous recevons vos chèques entre 1 et 3 jours après le dépôt à la poste. Si ce délai est largement dépassé envoyez une demande de ticket
    • Votre virement n’est pas apparu sur le compte de coolpaie. En général nous recevons vos virements entre 2 et 3 jours après votre ordre de virement. Si ce délai est largement dépassé, dans un premier temps vérifiez auprès de votre banque que votre ordre de virement est bien passé et si la réponse est positive envoyez une demande de ticket

Comment renouveler / modifier mon abonnement ?

  • Plusieurs possibilités
  1. Allez dans le menu Abonnement/Renouveler (ou modifier) du logiciel coolpaie
    Menu abo.jpg
  2. Allez directement sur la page d’abonnement du site de coolpaie http://www.coolpaie.fr/demande-abonnement
  • Cliquez sur le lien “Modification” ou “Renouvellement”
  • Remplissez le formulaire électronique et envoyez le
  • Faites nous parvenir votre règlement (Chèques, virements, CB)
  • A réception du règlement vous recevrez votre courriel d’abonnement contenant votre nouveau code et votre facture.

Les chèques et virements sont traités une à deux fois par semaine. La procédure de règlement par carte bancaire permet d’obtenir un code immédiatement.

Comment m’abonner ?

  1. Allez sur la page d’abonnement de coolpaie. http://www.coolpaie.fr/demande-abonnement
  2. Cliquez sur le choix “Nouvel Abonnement”
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  3. Remplissez et envoyez le formulaire d’abonnement conjointement avec votre règlement.
  4. Vous pouvez régler par Chèque, Virement ou Carte Bancaire.
  5. Votre mail d’abonnement vous sera envoyé à réception de votre règlement (immédiat pour le paiement CB).

Comment activer coolpaie avec mon nouveau code d’activation ?

  • Vous avez deux solutions pour activer coolpaie
  1. Allez dans le menu du logiciel coolpaie “Fichier/Activer coolpaie”
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  2. Cliquez sur la bouton vert de la liste des bases de données (première fenêtre à l’ouverture de coolpaie)
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  • Ces deux solutions ouvre la fenêtre d’activation.

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  • Dans la fenêtre d’activation entrez:
  1. Votre identifiant
  2. Votre siren (dans la version multiplateformes seulement)
  3. Votre plafond d’abonnement
  4. Votre code d’activation
    Astuce : Pour ne pas faire d’erreur de saisie du code, copiez le en entier (avec les tirets) et collez le dans le premier champ du code
  • Cliquez sur le bouton de validation “activer”

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A quelle adresse postale, ou sur quel compte bancaire, dois-je envoyer mon règlement d’abonnement ?

  • Vous trouverez ce renseignement en bas de la page d’abonnement ou de modification d’abonnement.
  • Selon que vous demandiez un abonnement ou une modification d’abonnement l’adresse peut être différente.
  1. Allez sur la page d’abonnement http://www.coolpaie.fr/compte-abonne
  2. Cliquez sur le choix “Nouvel Abonnement”, “Renouvellement d’abonnement” ou “Modification d’abonnement”.
  3. Vous trouverez les adresses bancaire et postale en bas de la page qui apparaît.

Problèmes dans coolpaie

Comment contacter coolpaie

– Comment contacter coolpaie

  • Vous pouvez utiliser le système de support par ticket : http://www.coolpaie.fr/support-ticket
  • Nous répondons le plus souvent très rapidement, si vous n’avez pas de réponse dans la journée n’hésitez pas à renvoyer une demande sur le même ticket.
  • Essayez d’être le plus précis dans vos demandes.
  • N’écrivez pas quelque chose du genre “Mon logiciel ne marche pas.” sans plus de précisions. Cela ne nous permettra pas de vous aider directement et nous obligera a vous demander des précisions. Le temps d’attente pour résoudre votre problème n’en sera que plus long.
  • En ce qui concerne les abonnés T1, T2 et T3 et l’aide à l’utilisation du logiciel :
    nous vous rappelons que ces abonnements sont dit en “autonomie” et ne sont pas assujétis au support ticket dans le cas précis de l’aide à l’utilisation du logiciel. Pour tous les autres cas sélectionnez “Envoyez la demande tout de même” sur le formulaire d’envoi du ticket.

Je ne peux accéder qu’aux deux derniers Exercices dans les listes

vous pouvez modifier la liste de choix des exercices dans coolpaie et indiquer l’exercice de début d’affichage depuis « outils / option / option 2 » pour Windows, sur Mac “préférences / option 2” dans le champ “liste des exercices”

Une fenêtre de coolpaie ne s’ouvre plus. Comment faire ?

Il arrive parfois qu’une fenêtre s’affiche en dehors de la zone de votre bureau.
Pour faire revenir les fenêtres dans la zone du bureau il suffit d’aller dans le menu Fenêtre/Cascades.

Toutes les fenêtres ouvertes seront alors rapatriées en cascade sur la zone du bureau.

Un de mes salariés a une profession qui n’apparaît pas dans la liste des professions, comment faire?

  • Toutes les professions n’apparaissent pas dans la liste de base de coolpaie, elles sont trop nombreuses. Si vous souhaitez ajouter une profession à la liste de base il suffit de l’ajouter via le menu Outils/Ajout de profession.

Voir la rubrique – Comment ajouter une profession ?

Un de mes salariés à disparu de la liste des salariés?

Un de mes salariés à disparu de la liste des salariés?

  • Les salariés inscrits dans votre société peuvent avoir deux statuts, actifs ou non actifs. Lorsqu’un salarié ne travaille plus pour vous, vous pouvez le mettre en non actif et il n’apparaitra plus dans la liste.
  • Pour lister l’ensemble des salariés actifs et non actifs, dans la liste des salariés, il faut cocher la case “inactifs” et ajouter ainsi les salariés inactifs à la liste.

Case Innactifs

  • Si un salarié n’apparait plus dans la liste c’est peut-être que vous l’avez accidentellement passé en non-actif.
  • Dans ce cas affichez toutes les fiches salarié (actif et non-actif) en cochant la case “inactifs” de la liste des salariés puis modifiez la fiche correspondante.

Case Actif

Quel est le numéro de téléphone pour contacter coolpaie ?

Voir FAQ : Comment contacter coolpaie

Pourquoi mon fichier CE EDI n’est pas accepté par les Congés Spectacles ?

Les CE EDI n’existent plus depuis 2017. En effet c’est désormais la DSN qui transmet les information des CE à Audiens.

Pourquoi mon bordereau FNAS est vide alors que je cotise au FNAS ?

– Comme toutes les structures ne cotisent pas au FNAS il faut activer les deux retenues FNAS (FNAS artiste et FNAS technicien) dans la liste des retenues

Pourquoi le nombre de jour ou cachet dans un CE (Certificat d’emploi) ne correspond pas à la période de paye ?

  • Parce que le champ “jour” de votre paye a une valeur supérieure à celle de la période de paye.
  • Cela arrive sur les payes en heures quand le nombre d’heures dépasse le nombre de jours multiplié par 7.
  • Par exemple une paye de 10 heures donne 1,43 jours.
    Champ Jour
  • Pour régler ce problème vous pouvez:
  1. Faire des payes avec des rubriques journalières (ci, cg, j8, j10 etc…)
  2. Verrouiller le champ “jour” au nombre de jour souhaité. Pour cela éditez votre paye, cliquez sur la flèche devant le champ “jour” et indiquez la valeur souhaitée.
    Champ Jour

Mon numéro d’objet n’apparaît plus, pourquoi ?

Ce numéro d’objet à peut-être une date de fin d’application trop ancienne et il n’apparait pas dans les choix d’une paye dont la période est supérieure à cette date de fin d’application. Exemple, votre numéro d’objet à une date de fin d’application au 31/12/2010, il n’apparait donc pas au choix pour les payes des exercices 2011 et suivant. La solution est de changer la date de fin d’application de ce numéro d’objet.

  • 1 – Allez dans le menu Outils/Numéro d’objet
    Menu Numéro d'objet
  • 2 – Choisissez l’exercice faisant apparaitre votre numéro d’objet dans la liste des exercices
    Liste Exercice
  • 3 – Choisissez votre numéro d’objet dans la liste des numéros
  • 4 – Déverrouillez
    Bouton de déverrouillage
  • 5 – Changez la date de fin pour une date postérieure à la période de votre paye.
    Période d'affichage
  • 6 – Validez
    Bouton de validation

Le numéro d’objet sera de nouveau actif au choix dans les payes pour les salariés indiqués, jusqu’à la date de fin indiquée.

Mon bordereau FNAS est vide pourtant j’avais déjà activé le FNAS précédemment

  • Lors d’une restauration de sauvegarde les retenues sont remises à leur état par défaut, un message vous indique cela avant toute restauration. (Version Windows).
  • Vous devez donc réactiver les retenues FNAS après une restauration. (Version Windows, version MAC et multiplateformes si vous n’avez pas coché les tables retenues et chiffres clés)
  • Dans la version MAC et multiplateformes vous pouvez choisir de restaurer les retenues et chiffres clés (décochés par défaut) en cochant les cases correspondantes dans la liste des tables à restaurer qui apparaît avant une restauration.
  • Après réactivation des retenues FNAS vous devez recalculer vos payes afin que les retenues apparaissent dans les payes et soient prises en compte dans le bordereau.

J’essaie d’activer une retenue dans la liste des retenues dans les paramètres de la paie mais mon choix n’est jamais sauvegardé.

  • Les modifications de la liste des retenues doivent être validées en cliquant sur le bouton (flèche vers le haut) juste en dessous de la liste.

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Je n’arrive pas à faire la mise à jour de coolpaie

Impossible d’éditer les AEM et CE, une fenêtre apparait puis disparait instantanément

  • coolpaie permet d’éditer les PDF, AEM et CE, de deux façons, soit via Adobe Reader, soit via le système PDF interne de coolpaie.
    Le choix se fait dans les options de coolpaie dans l’onglet Option2
  • sur MAC / PC
    Si vous choisissez d’utiliser le système PDF (conseillé) interne de coolpaie vous n’avez rien à installer.
    Si vous choisissez d’utiliser Adobe Reader (non conseillé) vous pouvez installer Adobe Reader via le lien suivant http://get.adobe.com/fr/reader/
  • sur LINUX
    Si vous n’utilisez pas Adobe Reader sur Linux (difficile à installer) vous devez installer PDFTK.
    – Soit à partir du terminal de Linux
    sudo apt-get install pdftk

    – Soit à partir de la logithèque

Des payes ont disparu de ma liste des payes. Où sont-elles passées ?

  • Pour être sûr de faire apparaître toutes les payes d’une année entrez une période d’affichage sur l’année complète (du 01/01 au 31/12).
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  • C’est la date de règlement qui décide de l’affichage des payes dans la liste des payes sur une période donnée.
  • La liste des payes fait apparaître l’ensemble des payes dont la date de règlement est comprise entre le début et la fin de la période d’affichage de la liste des payes.

Questions diverses

Comment supprimer mon activation / désactiver coolpaie (en cas de changement d’ordinateur ou de problème d’activation)?

(Dans le cas où vous n’avez pas accès à votre logiciel coolpaie, merci de bien vouloir ouvrir un ticket : https://coolpaie.fr/support-ticket/)

Voici la procédure de suppression d’activation :

1- Depuis votre logiciel coolpaie, rendez vous dans “fichier / activer coolpaie”

2- Cliquez sur supprimer / supprimer l’activation globale de coolpaie

3- Suivre la procédure indiquée dans la FAQ suivante pour obtenir un code d’autorisation, valable ce jour : https://coolpaie.fr/question/comment-obtenir-un-code-de-suppression-dactivation-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/

4- Entrez le code reçu à l’étape précédente dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur “Envoyer”

5- Confirmez la suppression en cliquant sur “supprimer”

Si vous avez utilisé cette procédure parce que vous aviez un problème d’activation sur votre ordinateur, poursuivez comme indiqué ci-après :

6 – Ouvrez coolpaie et cliquez sur le bouton vert (activer)

7- Réactivez coolpaie avec votre ou vos identifiants * (dans le cas où vous gérez plusieurs structures, vous devez réactiver les identifiants de toutes les structures que vous gérez)

* Retrouvez vos informations d’activation (identifiant, tranche, code d’activation) :

  • sur votre dernière facture ou confirmation d’abonnement adressée par mail
  • sur votre compte abonné en ligne sur le site de coolpaie

Comment obtenir un code de suppression d’activation (en cas de changement d’ordinateur ou de problème d’activation)?

Depuis le site de coolpaie, rendez-vous dans votre espace abonné : https://coolpaie.fr/compte_abonne

Au bas de la page, vous trouverez la section “désactivation d’un ordinateur”.

  1. Choisissez dans la liste proposée le motif pour lequel vous avez besoin de désactiver coolpaie sur votre ordinateur,
  2. Envoyez votre demande.

Après avoir envoyé votre demande, la fenêtre est modifiée, vous disposez désormais d’un code de désactivation, valable le jour de la demande.

J’ai des taux multiples dans mes bordereaux de cotisation empêchant le calcul des cotisations dues. Comment faire ?

Réponse : 

1- Si vous avez sur un même mois des taux différents c’est que certaines de vos paies n’ont pas le bon taux.

En effet, il n’y a pas de changement de taux en cours de mois.

Vous pourrez selon les cas :

– Paies non transmises en DSN : recalculer vos paies avant de transmettre la DSN

– Paies transmises en DSN dont la date limite n’est pas dépassée (ex : juillet à déclarer au plus tard le 15 aout) : recalculer vos paies et créer une DSN annule et remplace

– paies transmises en DSN dont la date limite est dépassée : il convient d’annuler les paies et de les rectifier, voir la procédure : http://www.coolpaie.fr/Documents/procedure_annulation_rectification_rappel.pdf

2- Si vous avez des taux différents sur une période non mensuelle (trimestriel, annuel), il convient d’éditer deux états.

Exemple : 

pour un changement de taux au 1er juillet, si vous avez besoin d’un état annuel, vous éditerez un état de janvier à juin et un état de juillet à décembre

J’ai procédé à la mise à jour des taux mais mes fiches de paies contiennent les anciens taux, comment faire ?

Réponse :          

Une mise à jour des taux ne modifie pas les taux dans vos paies déjà enregistrées.

Seul un recalcul des paies permet à la paie de prendre en compte les nouveaux taux.

Après une mise à jour des taux il est donc nécessaire de faire un recalcul des paies concernées par les nouveaux taux (depuis les paies ou depuis la liste des paies) afin que ces paies déjà enregistrées puissent tenir compte des nouveaux taux.

Rappel :

Le recalcul se fait depuis la liste des paies, en sélectionnant la ou les paies à recalculer et en cliquant sur l’icône de recalcul

RECALCULEZ.jpg

Si les paies sont clôturées voir la FAQ qui traite de ce sujet : https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

Comment installer coolpaie ?

  • Version Windows:

coolpaie doit être impérativement installé sur un compte Windows ayant les privilèges d’administrateur (compte Administrateur). Ces privilèges peuvent être enlevés une fois coolpaie installé. En revanche ils devront être remis pour chaque mise à jour.
Téléchargez coolpaie sur le site de coolpaie à cette adresse : http://www.coolpaie.fr/telechargements
Une fois téléchargé lancez la procédure en double cliquant sur le fichier téléchargé.

  • Version MAC:

Téléchargez coolpaie sur le site de coolpaie à cette adresse : http://www.coolpaie.fr/telechargements
Une fois téléchargé lancez la procédure en double cliquant sur le fichier téléchargé.

  • Guide d’installation:

Pour plus de détails, vous pouvez consulter les guides d’installation :

Installation sous Windows
Installation sous Mac

Peut-on utiliser coolpaie avec plusieurs structures ?

  • coolpaie permet de gérer dans une même installation plusieurs structures.
  • Pour gérer plusieurs structures dans coolpaie il faut:
  1. Que chaque structure soit abonnée à coolpaie et ait son propre identifiant
  2. Allez dans la page d’activation (fenêtre d’activation menu Fichier/Activer coolpaie ou bouton vert caption)
  3. Ajouter chaque identifiant pour qu’ils apparaissent tous dans la liste de la page d’activation.
    caption
  4. Cliquez sur activation
  5. Si vous avez plusieurs identifiants un champ de choix d’identifiant apparaîtra dans la liste des bases de données
    caption
  6. Dans la liste des bases de données vous choisissez l’identifiant avec lequel vous souhaitez travailler.
  7. Chaque identifiant permettra d’ouvrir la base de données contenant le numéro de siret auquel il est lié.
  8. Si un identifiant n’a pas de base de données (base contenant le n° de siret lié à l’identifiant) vous devez en créer une nouvelle en entrant un nom dans le champ du bas et en cliquant sur le bouton “C”
  9. Si un identifiant n’a pas encore été lié à un numéro de siret, au moment où vous demandez à ouvrir (ou à créer) la base de données contenant le nouveau numéro de siret, coolpaie vous demandera si vous voulez lier l’identifiant avec le numéro de siret contenu dans la base de données que vous souhaitez ouvrir.
    Attention, ce lien identifiant / siret est définitif. Utilisez bien le bon identifiant qui correspond au bon siret contenu dans la base de données.
  • Pour résumer
  1. Vous ajoutez vos identifiants dans la liste de la page d’activation
  2. Vous liez chaque identifiant avec un numéro de siret contenu dans une base de données en ouvrant les bases de données ou en les créant.
  3. Chaque identifiant pourra donc ouvrir exclusivement les bases de données contenant le numéro de siret auquel il est lié.
  4. Ainsi vous avez autant de base de données que de structures et d’identifiants.

Où se trouve ma base de données ?

Version Windows (non cloud) :

  1. La base de données est un fichier du type nomdemabase.CSOC
  2. Elle se trouve dans le dossier “C/documents/coolpaie/bases”

Version MAC (non cloud) :

  1. La base de données est un fichier du type nomdemabase.CSOC
  2. Elle se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/bases”

Comment passer de la version d’essai à la version complète de coolpaie

  • Il suffit d’activer la version d’essai avec le code d’activation que vous avez reçu suite à votre demande d’abonnement.
  1. Copiez votre code d’activation (avec les tirets) que vous trouverez dans votre mail d’abonnement ou sur votre compte coolpaie / Spectacles en paie sur le site de coolpaie.
  2. Ouvrez le logiciel coolpaie.
  3. Allez sur la page d’activation du logiciel coolpaie (bouton vert de la liste des bases de données Ou menu Fichier/Activer coolpaie).
  4. Entrez votre identifiant et plafond d’abonnement.
  5. Collez votre code (si vous l’avez copié – voir §1) dans le premier champ du code ou entrez le à la main.
  6. Cliquez sur le bouton “Activer”.

activation

Comment migrer une installation de coolpaie sur un nouvel ordinateur (migration)

  • Version Windows 3.0.0.xxx :
  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Documents/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Installez coolpaie sur le nouveau PC.
  3. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .IPSOC qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie”) dans le dossier “Documents/coolpaie” du nouveau PC.
  4. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .IPSAV qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  5. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les mêmes dossiers du nouveau PC.
  • Version 4.0.0.8.xxx MAC, Linux et Windows:

MAC

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Applications/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau MAC.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/bases”) dans le dossier “Applications/coolpaie/bases” du nouveau MAC.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CSAV qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes” du nouveau MAC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les préférences de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Applications/coolpaie/export” et dossier “Applications/coolpaie/affichage/sortie”) dans les mêmes dossiers du nouveau MAC.

WINDOWS

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Documents/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau PC Windows.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/bases”) dans le dossier “Documents/coolpaie/bases” du nouveau PC Windows.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPSAV qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC Windows. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les mêmes dossiers du nouveau PC Windows.

LINUX

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau PC.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “coolpaie/bases”) dans le dossier “coolpaie/bases” du nouveau PC Linux.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPSAV qui se trouve dans le dossier “coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC Linux. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “coolpaie/export” et dossier “coolpaie/Documents”) dans les mêmes dossiers du nouveau PC Linux.

DE MAC A WINDOWS

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Applications/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau PC Windows.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/bases”) dans le dossier “Documents/coolpaie/bases” du nouveau PC Windows.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CSAV qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC Windows. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les préférences de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Applications/coolpaie/export” et dossier “Applications/coolpaie/affichage/sortie”) dans les dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents” du nouveau PC Windows.

Nb : Les abonnements à coolpaie sont monoplateformes. Ils ne peuvent être utilisés que sur une plateforme (à choisir lors de l’abonnement ou du renouvellement d’abonnement). En cas de changement de plateforme en cours d’abonnement, l’option multiplateformes permet d’utiliser un abonnement MAC sur Windows (accessible en modifiant l’abonnement).

DE WINDOWS A MAC

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Documents/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau MAC.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/bases”) dans le dossier “Applications/coolpaie/bases” du nouveau MAC.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPSAV qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes” du nouveau MAC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les dossier “Applications/coolpaie/export” et dossier “Applications/coolpaie/affichage/sortie” du nouveau MAC.

Nb : Les abonnements à coolpaie sont monoplateformes. Ils ne peuvent être utilisés que sur une plateforme (à choisir lors de l’abonnement ou du renouvellement d’abonnement). En cas de changement de plateforme en cours d’abonnement, l’option multiplateformes permet d’utiliser un abonnement Windows sur MAC(accessible en modifiant l’abonnement).

DE LINUX A WINDOWS

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau PC Windows.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “coolpaie/bases”) dans le dossier “Documents /coolpaie/bases” du nouveau PC Windows.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPSAV qui se trouve dans le dossier “coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC windows. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “coolpaie/export” et dossier “coolpaie/Documents”) dans (Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les mêmes dossiers du nouveau PC Windows.

Nb : Les abonnements à coolpaie sont monoplateformes. Ils ne peuvent être utilisés que sur une plateforme (à choisir lors de l’abonnement ou du renouvellement d’abonnement). En cas de changement de plateforme en cours d’abonnement, l’option multiplateformes permet d’utiliser un abonnement Windows sur MAC(accessible en modifiant l’abonnement).


AU SUJET DES VERSIONS CLOUD.

Vous ne devez en aucun cas copier vos bases de données CLOUD sur le nouvel ordinateur. Une simple installation de votre système CLOUD sur le nouvel ordinateur fera apparaître automatiquement la (ou les) base(s) dans le dossier CLOUD via le système de synchronisation de votre CLOUD.
Il faudra simplement, sur la nouvelle installation de coolpaie, indiquer le dossier CLOUD contenant la (ou les) base(s) de données.


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réaliser un transfert
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j’ai transféré mon installation
comment transférer coolpaie
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changement d’ordinateur
changement de système

Comment installer la version d’essai de coolpaie

  • La version d’essai est la même que la version pro, seul le code d’activation du logiciel diffère.
  1. Téléchargez coolpaie sur la page de téléchargement : télécharger coolpaie 
  2. Installez coolpaie : comment installer coolpaie 
  3. Faites une demande de code d’activation d’essai sur le site de coolpaie : demander un code d’essai 
  4. Activez coolpaie avec ce code d’activation : comment activer coolpaie 

A quoi correspond le numéro AT (code AT) et où le trouve-t-on ?

  • A chaque numéro de risque AT correspond un taux d’accident du travail qui apparaît dans la fiche de paie sur la ligne du même nom (pour les artistes, le taux est abattu de 30%).
  • A chaque catégorie de travailleurs correspond en général un numéro de risque AT différent (sauf pour les artistes, pour lesquels on utilisera le code AT cas général).
  • Toutes les entreprises n’ont pas obligatoirement les mêmes codes et taux pour les mêmes catégories de salariés. Cela dépend des risques que prennent vos salariés au travail.
  • Ce ou ces numéros vous sont notifiés par la Caisse Régionale d’Assurance Maladie ou la Caisse Générale de Sécurité Sociale.
    Vous devez contacter la CARSAT de votre région pour qu’elle vous notifie vos codes et taux.
  • Une entreprise de spectacle a en général un seul numéro pour l’ensemble de ses salariés : le code pour les artistes est le même que celui pour les techniciens mais le taux correspondant est abattu de  30%. Elle peut en avoir d’autres si elle emploie d’autres catégories de personnel.
    edit 2017 : Depuis 2017 certains codes ont été regroupés, les codes 923AC et 923BA ont été regroupés sous le code 923AD.
    edit 2018 : il n’y a plus de code AT de type artistes, c’est le code AT cas général qui s’applique dans tous les cas.
    Par exemple, le code 923AD est de 1.6% en 2019; il s’applique tel quel pour les techniciens, il est automatiquement abattu de 30% dans coolpaie pour les artistes (1.12% en 2019, abattement de 30% des taux Urssaf)
  • Le code risque accident de travail a cinq caractères et les lettres contenues dans le code doivent être en majuscule. Un code d’activité professionnelle (code de section AT) est affecté à chaque section d’établissement AT.
  • Pour ajouter ou modifier un code AT, allez dans Menu/Paramètres de la paie, onglet taux AT

Mots clefs: code AT, codeAT, tauxAT, taux AT, 923AD, taux Artiste

Site internet de coolpaie

J’ai perdu mon mot de passe d’accès au site de coolpaie, est-il possible de me le renvoyer ?

Utilisation de coolpaie

Comment supprimer mon activation / désactiver coolpaie (en cas de changement d’ordinateur ou de problème d’activation)?

(Dans le cas où vous n’avez pas accès à votre logiciel coolpaie, merci de bien vouloir ouvrir un ticket : https://coolpaie.fr/support-ticket/)

Voici la procédure de suppression d’activation :

1- Depuis votre logiciel coolpaie, rendez vous dans “fichier / activer coolpaie”

2- Cliquez sur supprimer / supprimer l’activation globale de coolpaie

3- Suivre la procédure indiquée dans la FAQ suivante pour obtenir un code d’autorisation, valable ce jour : https://coolpaie.fr/question/comment-obtenir-un-code-de-suppression-dactivation-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/

4- Entrez le code reçu à l’étape précédente dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur “Envoyer”

5- Confirmez la suppression en cliquant sur “supprimer”

Si vous avez utilisé cette procédure parce que vous aviez un problème d’activation sur votre ordinateur, poursuivez comme indiqué ci-après :

6 – Ouvrez coolpaie et cliquez sur le bouton vert (activer)

7- Réactivez coolpaie avec votre ou vos identifiants * (dans le cas où vous gérez plusieurs structures, vous devez réactiver les identifiants de toutes les structures que vous gérez)

* Retrouvez vos informations d’activation (identifiant, tranche, code d’activation) :

  • sur votre dernière facture ou confirmation d’abonnement adressée par mail
  • sur votre compte abonné en ligne sur le site de coolpaie

Comment obtenir un code de suppression d’activation (en cas de changement d’ordinateur ou de problème d’activation)?

Depuis le site de coolpaie, rendez-vous dans votre espace abonné : https://coolpaie.fr/compte_abonne

Au bas de la page, vous trouverez la section “désactivation d’un ordinateur”.

  1. Choisissez dans la liste proposée le motif pour lequel vous avez besoin de désactiver coolpaie sur votre ordinateur,
  2. Envoyez votre demande.

Après avoir envoyé votre demande, la fenêtre est modifiée, vous disposez désormais d’un code de désactivation, valable le jour de la demande.

Comment gérer dans coolpaie un salarié qui occupe plusieurs professions dans une structure ?

Vous indiquerez dans la fiche salarié la profession la plus couramment utilisée; en effet c’est celle qui est reprise à l’ajout d’un nouveau contrat / nouvelle paie pour votre salarié.

A la création d’un nouveau contrat / nouvelle paie vous pourrez changer la profession dans le contrat ou la paie en choisissant la profession dans le champ “profession”,  en faisant un clic pour obtenir la liste déroulante des professions.

Voir les autres aides au sujet des professions :

https://coolpaie.fr/question/comment-ajouter-une-profession/

https://coolpaie.fr/question/comment-creer-une-profession-non-intermittente/

Mots clés : poste, fonction, emploi, métier

J’ai besoin d’ajouter (modifier, ou supprimer) une paie mais le logiciel m’informe que la période est clôturée. Comment faire ?

Réponse :
Vous pouvez modifier la date de clôture des paies depuis le menu du logiciel “Fichier / Clôture des paies”

Exemple :
pour ajouter (modifier, supprimer) une paie en juillet, la date de la clôture des paies doit être antérieure au mois de juillet et donc au minimum le 30 juin; ainsi les paies avant le 30 juin sont clôturées, les paies après le 30 juin sont dé-clôturées

Rappel au sujet de la DSN:

Une fois la DSN déclarée et la date limite de déclaration dépassée : vous ne devez pas ajouter, modifier ou supprimer des paies. Il est nécessaire d’apporter les modifications dans la DSN du mois suivant, voir la procédure : http://www.coolpaie.fr/Documents/procedure_annulation_rectification_rappel.pdf

Si vous avez déjà déposé une DSN et que la date limite de déclaration n’est pas dépassée, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des paies et créer et déposer une DSN annule et remplace (avant le 4 ou 14 minuit du mois suivant les paies), voir la procédure pour créer une DSN annule et remplace : http://www.coolpaie.fr/Documents/DSN_phase_3_mode_op%C3%A9ratoire.pdf

Comment supprimer une paye ?

Depuis la liste des payes, sélectionnez une paye et cliquez sur le bouton de suppression.

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Attention, vous ne devez pas supprimer des paies déja transmises en DSN et dont la date de limite de dépôt est dépassée.

Dans ce cas, voir le guide suivant :

En cas de période de paie clôturée, voir la FAQ à ce sujet : https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

Comment sélectionner plusieurs payes dans la liste des payes?

  • Allez dans la liste des paies.
  • Renseignez tout d’abord la date de début et la date de fin de sélection.
  • Puis cliquez sur le bouton de recherche pour obtenir la liste des paies comprise entre les deux dates.
  • Pour sélectionner une seule paie, cliquez sur la ligne correspondante, la ligne se colore en bleu.
  • Pour sélectionner plusieurs paies vous pouvez soit:
  1. Garder la touche Ctrl (de votre clavier) appuyé (touche CTRL sur Windows ou la touche CMD sur MAC) et cliquez sur la ligne des paies que vous voulez sélectionner.
  2. Faire un lasso à la souris autour des payes souhaitées sur la liste des payes.

Comment sauvegarder une copie PDF de mes Payes, AEM, CE dans mon ordinateur ?

  • Sur Windows
  1. Installez une imprimante PDF comme cutePDF http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp
  2. Pour copier un document, imprimez-le et choisissez cutePDF comme imprimante, cela va créer un fichier PDF correspondant à votre document.
  • Sur MAC
  1. Installez CUPS-PDF https://bitbucket.org/codepoet/cups-pdf-for-mac-os-x/wiki/Home
  2. Pour copier un document, imprimez-le et choisissez CUPS-PDF comme imprimante, cela va créer un fichier PDF correspondant à votre document.

Comment sauvegarder une copie de mes Payes, AEM, CE dans mon ordinateur ?

  • Sur Windows
  1. Installez une imprimante PDF comme cutePDF http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp
  2. Pour copier un document, imprimez le et choisissez cutePDF comme imprimante, cela va vous créé un fichier PDF correspondant à votre document.
  • Sur MAC
  1. Installez CUPS-PDF https://bitbucket.org/codepoet/cups-pdf-for-mac-os-x/wiki/Home
  2. Pour copier un document, imprimez le et choisissez CUPS-PDF comme imprimante, cela va vous créé un fichier PDF correspondant à votre document.

Comment modifier / recalculer une paye ?

  • Dans la liste des payes sélectionnez une paye et faites un double clic sur la ligne ou cliquez sur le bouton d’édition.

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  • La fenêtre d’édition des payes s’ouvre.
  • Faites les modifications souhaitées, cliquez sur le bouton “recalculer” puis validez.

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Attention : vous ne devez pas modifier / recalculer des paies déjà transmises en DSN et dont la date de limite de dépôt est dépassée. Voir information à ce sujet :https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

Comment faire la paie à partir du net avant P.A.S. ou du coût employeur (paye inverse) ?

  • Aller dans ajouter une paie (F4).
  • Commencez par faire une paye avec une base quelconque.
  • Une fois la paye calculée (cliquez sur recalculer s’il le faut) cliquez sur:
  1. la flèche devant “coût employeur” pour faire une paye inverse à partir du coût employeur.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/udua7v8f55r5i3e/2019-01-25_11h12_32.png?dl=0
  2. la flèche devant “net avant P.A.S.” pour faire une paye inverse à partir du net à payer.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/zm7hysi3gd3k3np/2019-01-25_11h14_22.png?dl=0
  • Entrez un montant dans le champ qui apparaît à la place du montant puis cliquez sur “recalculer”.
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Comment envoyer tous mes CE, AEM ou DUE en un seul fichier ?

Comment créer un nouvel exercice (nouvelle année) ?

  • Allez dans le menu Fichier/Nouvel Exercice.
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  • Après la création du nouvel exercice il est conseillé de relancer coolpaie
  • Mettez vos taux et chiffres clés à jour pour qu’ils correspondent (s’ils ont changé) aux taux et chiffres clés du nouvel exercice.
  • Pour faire une mise à jour automatique de vos taux et chiffres clés Allez dans le menu Fichier/Import taux et chiffres clés.
    Attention les taux et chiffres clés proposés dans la mise à jour automatique ne sont proposés qu’à titre indicatif et correspondent aux taux et chiffres clés présent sur le site internet de coolpaie (www.coolpaie.fr) et mis à jour par la communauté coolpaie. Ces taux et chiffres clés correspondent aux taux minimum légaux et peuvent ne pas correspondre à la réalité de votre entreprise. Il vous appartient de les vérifier et de les modifier le cas échéant.

Comment changer le nom de la société ?

  • Allez dans les paramètres de la société, déverrouillez la page en cliquant sur le cadenas Cadenas.png en bas à gauche
  • Changez le nom de votre entreprise dans le champ “raison sociale”.
  • Valider en cliquant sur le bouton de validation Valide.png en bas à droite de la page.

Comment ajouter une profession intermittente ?

La liste des professions intermittentes est exhaustive et déterminée par le Pôle Emploi.
Vous pouvez trouver cette liste sur le site de coolpaie : https://coolpaie.fr/listes_des_professions/

La liste des professions disponibles par défaut dans coolpaie est restreinte mais vous pouvez ajouter toutes les professions dont vous avez besoin et qui se trouvent dans la liste des professions intermittentes de Pôle Emploi (annexe 8 et annexe 10)

Comment afficher les payes d’un seul salarié dans la liste des payes ?

  • Allez dans la liste des paies.

Menu liste des payes

  • Renseignez tout d’abord la date de début et la date de fin de sélection.

Période d'affichage de la liste des payes

  • Entrez le nom du salarié dans le champ de recherche “nom”

Champ recherche salarié

  • Puis cliquez sur le bouton de recherche pour obtenir la liste des paies, du salarié précisé, comprise entre les deux dates.

Bouton de rafraichissement de la liste des payes

Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ? (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ?

Version d’essai

Je voudrais utiliser la version d’essai de coolpaie mais on me demande un code

FAQ DSN

Anomalies / incohérences DSN

Suite à la DSN, j’ai un retour en anomalie “Bilan d’Identification des Salariés” I0310 SALARIE_RECONNU et I0320 SALARIE_INCONNU. Comment corriger ces anomalies ?

Le site de la DSN propose une base de connaissance qui répond à beaucoup de questions sur la DSN, le cahier des charges, les spécificités et les anomalies : https://dsn-info.custhelp.com/

Ces deux anomalies sont répertoriées sur la base de connaissance DSN :

I0310 SALARIE_RECONNU –> https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/888/kw/I0310/session/L3RpbWUvMTU0Njk2MjYzMC9zaWQvZlVrdjFBb2xSU

I0320 SALARIE_INCONNU –> https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/887/kw/anomalies%20CODE%20I0320


Pour info si votre question DSN n’est pas traitée dans la base de connaissance, vous pouvez également poser des questions aux services de la DSN via leur site (inscription requise) :

https://dsn-info.custhelp.com/

j’ai une incohérence lors de l’extraction DSN sur le code S21.G00.G40.017 liée à l’ IDCC alors que j’ai bien renseigné le code IDCC de ma convention dans les paramètres de la société. Comment faire ?

Depuis la version 4.0.0.8.203, comme indiqué sur la page d’accueil de votre logiciel, vous pouvez indiquer un IDCC différent dans les contrats et les paies.

Si vous avez cette incohérence c’est que vous avez renseigné l’IDCC dans les paramètres de la société après avoir réalisé vos paies.

Vos paies portent donc un IDCC vide.
https://monosnap.com/file/CL0SfocLX0ePEo6H5FKEy1dgoPNiPO.png

Vous devez dans ce cas recalculer vos paies pour qu’elles intègrent l’ IDCC indiqué dans votre paramètres de la société c’est ce N° IDCC qui sera indiqué dans la DSN.
Vous pouvez aussi indiquer un IDCC à la main dans vos paies

Dans le cas ou vos paies sont cloturées il est nécessaire de les décloturer votre période de paie pour les recalculer voir la FAQ pour décloturer vos paies : https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

Mots cléfs : CNN, convention, collective

Où dois je renseigner l’ancienneté de mes salariés ?

Dans le cas d’une incohérence de type S21.G00.86.003 – Valeur obligatoire.
L’incohérence vient du fait que le champ “date d’embauche” dans les fiches salariés n’est pas renseigné.
Ce champ permet à coolpaie de calculer l’ancienneté du salarié dans l’entreprise.

Renseignez ce champ puis relancez l’extraction de la DSN.

J’ai une incohérence DSN de type S21.G00.86.003 – Valeur obligatoire

“Cas d’une incohérence de type S21.G00.86.003 – Valeur obligatoire.”

L’incohérence vient du fait que le champ “date d’embauche” dans les fiches salariés n’est pas renseigné.
Ce champ permet à coolpaie de calculer l’ancienneté du salarié dans l’entreprise

Renseignez ce champ puis relancez l’extraction de la DSN.

DADS et DSN

Que se passe-t-il si je ne respecte pas les échéances de dépôt de mes DSN mensuelles ?

“Un système de gestion des relances est mis en place afin d’éviter les oublis d’envoi de la DSN. Après l’échéance, pour un établissement donné, deux relances par mail sont prévues à destination du dernier déclarant connu du système. Si malgré ces relances aucune DSN n’est réceptionnée par le(s) organisme(s) concerné(s), la caisse URSSAF ou MSA compétente prendra contact avec l’établissement ou l’entreprise concerné(e) et sera chargée d’appliquer les dispositions réglementaires appropriées.” # Source Net Entreprises.

Rappel : la DSN doit être déposée tous les mois au plus tard le 5 ou le 15 à midi du mois suivant les paies. Les DSN “annule et remplace” doivent être déposées au plus tard le 4 ou le 14 à minuit.

“A noter que le dépôt initial de la DSN « normale » peut être émis jusqu’à 1 mois à l’avance et 3 mois en retard. Il convient toutefois de veiller aux conséquences au niveau de la prise en compte des données par les divers destinataires et en termes de pénalités pour l’entreprise.” #Source DSN info : http://www.dsn-info.fr/documentation/jmn-dsn-2017.1.1.pdf

Doit-on faire une DADS en 2018 ?

La DSN mensuelle est prévue à terme pour remplacer la DADS annuelle.

Dans certains cas particulier il faudra tout de même réaliser une DADS début 2018 pour l’année 2017, voir le site de la DSN si vous êtes dans ce cas :
http://www.dsn-info.fr/dsn-dadsu.htm
http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/837/kw/

La DSN mensuelle remplace t elle la DADS annuelle ?

Dêpot de fichier DSN

Dépôt de DSN en mode automatisé (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Dépôt de DSN en mode automatisé

Mots clés :
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automatique
DSN automatique
DSN auto
dépôt automatique

Où dois je déposer ma DSN ?

coolpaie a signé un partenariat avec la plateforme Izilio. De par ce partenariat, nous encourageons les abonnés coolpaie à utiliser Izilio pour déposer leur DSN. Il n’y a pas de caractère obligatoire et vous restez libre de choisir la plateforme que vous souhaitez.
Il vous est tout à fait possible de déposer sur le site de Net Entreprises.
Vous ne devez pas déposer une même DSN sur deux plateformes différentes.

DSN : mode d’emploi

Charger une fiche de paramétrage XML dans coolpaie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Charger une fiche de paramétrage Mutuelle / Prévoyance au format XML dans coolpaie.

En l’absence de fiche de paramétrage sur le site de Net-Entreprises, se rapprocher de l’organisme prévoyance / mutuelle concerné (ex : Audiens) pour qu’il la mette à disposition sur votre espace Net Entreprise ou vous l’envoie au format XML

Est-il possible de générer et de déposer des DSN de deux logiciels de paies différents ?

Est-il possible de générer et de déposer des DSN de deux logiciels de paies différents ?

  • Oui via le système de fractionnement.
  • «Fraction / fractionnement de déclarations : on utilise le système de fractionnement (ou de fractions) de DSN dans le cas où une entreprise gère la paie de ses salariés d’un même établissement via plusieurs logiciels de paie (en général deux). La DSN étant un sous-produit du logiciel de paie, il y aura dans ce cas autant de DSN (donc en général, deux) qui seront des « fractions » de DSN et qui couvriront l’intégralité des salariés de l’établissement.

Un salarié ne pourra être déclaré que dans une seule et unique fraction au titre d’un mois principal déclaré. Par exception, un salarié peut être admis dans plusieurs fractions de DSN relatives au même mois principal déclaré lorsqu’une évolution de sa situation professionnelle survenu en cours de mois justifie la production de plusieurs paies sur des systèmes différents. À noter : ce dispositif technique susceptible de faciliter les obligations sociales de l’employeur ne constitue pas une règle dérogatoire aux règles de recouvrement des cotisations et contributions sociales. » Source : www.dsn-info.fr/glossaire/f.htm

Puis je déclarer les arrêts maladie et les accidents du travail avec la DSN ?

  • Oui pour les salariés du régime général (minimum d’historique nécessaire en DSN 3 mois pour les arrêts maladie, 12 mois pour les accidents de travail). Non pour les intermittents, dans un premier temps cette notion n’est pas intégrée pour les intermittents du spectacle.
  • Pour les salariés au régime général dont l’historique en DSN est inférieur au minimum demandé et pour les intermittents, vous devez donc continuer à faire les déclarations comme avant votre entrée en DSN.

Puis-je apporter des modifications à une DSN déjà transmise ?

Oui.

  • Si vous avez des modifications à apporter et que celles-ci interviennent avant la date limite de dépôt de votre DSN, vous pouvez faire les modifications sur la DSN du mois en cours via une DSN “annule et remplace”. La date limite de dépôt d’une DSN “annule et remplace” est le 4 ou le 14 à minuit.
    La création d’une DSN en fichier réél clôture vos paies. Pour pouvoir modifier vos paies, il est nécessaire de déclôturer vos paies depuis le menu du logiciel “fichier / clôture des paies”.
    Entrez une date antérieure à la période de paie que vous souhaitez modifier (ex : je dois modifier mes paies de mars, j’entre une date de clôture de paie au 28/02).

Suis je informé(é) si ma DSN est incorrecte ?

A l’extraction de vos données un premier contrôle est effectué par coolpaie. Ce contrôle génère une liste d’incohérences (champ vide, format à corriger …) à corriger avant de déposer le fichier sur le site d’ IZILIO

  1. Vous pouvez également vérifier la conformité de votre déclaration avant de la déposer grâce à l’outil de contrôle d’IZILIO : http://www.izilio.com/dsn/web/node1_8859/le-mode-controle
  2. Une fois votre DSN déposée vous recevrez soit un certificat de conformité, soit un rapport d’anomalie à corriger, selon si votre déclaration est juste ou fausse.

Dans tous les cas, il convient de suivre via votre tableau de bord sur Izilio le suivi de votre DSN.

Dois je apporter des modifications ou paramétrer coolpaie pour la DSN ?

Il existe dans la base documentaire un guide de paramétrage (depuis le site coolpaie.fr / aides contacts /base documentaire) avec les principaux paramétrages à effectuer pour entrer en DSN : Guide de paramétrage de la DSN

Quand dois je faire et déclarer ma DSN ?

Vous devrez transmettre mensuellement la DSN, à l’issue de la paie. La date limite de dépôt de votre DSN est le 5 à midi du mois suivant la paie pour les entreprises mensualisées (BRC Urssaf) ou le 15 à midi du mois pour les autres.

Dans la mesure du possible, il est conseillé de ne pas attendre la date limite pour faire vos dépôts de DSN.

A noter que le dépôt initial de la DSN « normale » peut être émis jusqu’à 1 mois à l’avance et 3 mois en retard. Il convient toutefois de veiller aux conséquences au niveau de la prise en compte des données par les divers destinataires et en termes de pénalités pour l’entreprise. Source DSN info : http://www.dsn-info.fr/documentation/jmn-dsn-2017.1.1.pdf

Quelles sont les étapes pour déclarer la DSN ?

  1. – Réaliser vos paies mensuelles habituelles sur coolpaie
  2. – Extraire les données DSN depuis coolpaie via le menu DSN tous les mois de l’année (Si besoin corriger les incohérences listées (erreur de format, champ vide …) dans coolpaie
  3. – Créer le fichier
  4. – Déclarer la DSN (Déposer le fichier créé par coolpaie sur le site d’IZILIO ou de Net-entreprises (type de fichier : test pour tester vos données ou fichier envoi réél)
  5. – Réceptionner le certificat de conformité (fin de la procédure) ou d’anomalie (corriger les erreurs et reprendre à partir de l’étape 2)

Retrouvez la vidéo démo de la déclaration DSN dans notre documentation : Extraction DSN mensuelle

Quels sont les prérequis techniques pour pouvoir déclarer une DSN ?

  • Dans coolpaie :
  1. – Utiliser la dernière version 4 à jour de coolpaie
  2. – Avoir contrôlé les paramétrages de votre logiciel (paramètres salariés, entreprises, paies …) voir le guide du paramétrage  : Guide de paramétrage de la DSN
  • Sur net-entreprise dès aujourd’hui :
  1. – Posséder un compte Net-Entreprise le créer http://net-entreprises.fr/inscription.htm
  2. – Avoir vérifié son numéro de siret

OU

  • Sur IZILIO dès aujourd’hui :
  1. – Posséder un compte IZILIO le créer www.izilio.com/dsn/web/node1_8599/inscription
  2. – Avoir vérifié son numéro de siret

Obligations et généralités DSN

Je n’ai pas fait de paie ce mois-ci, dois je quand même faire une DSN ?

  • Oui vous devez envoyer une DSN tous les mois y compris les mois sans paie.
  • Le cahier des charges de la DSN dit « Vous devez effectuer la DSN mensuelle pour l’ensemble de vos salariés, y compris dans l’hypothèse où aucune rémunération n’a été versée au cours du mois concerné à aucun salarié. Dans ce cas, une DSN de type « néant » (déclaration sans salarié) devra être émise. »
  • vous n’avez aucune information spécifique à préciser lors du dépôt d’une DSN sans paie. Vous créez et déposez une DSN mensuelle fichier normal, coolpaie au moment de la création de votre fichier DSN indique dans votre fichier DSN par un code qu’il s’agit d’une DSN néant

Dois je informer mes salariés du passage à la DSN ?

  1. Oui, il vous appartient d’informer vos salariés de votre entrée dans le dispositif DSN.
  2. Izilio met à votre disposition un modèle de fiche d’information disponible en téléchargement au niveau de la page d’accueil de votre espace privé

Je préfère envoyer ma DSN par courrier. Comment dois je faire ?

C’est impossible, la DSN est obligatoirement dématérialisée.INTERDIT IMAGE.jpg

Je ne souhaite pas passer à la DSN. Comment dois je procéder ?

  • Le passage à la DSN n’est pas optionnel.
  • Le passage obligatoire en DSN pour toutes les entreprises (y compris les mois sans paie) est en janvier 2017 (déclaration à l’issue des paies de janvier 2017 en fevrier au plus tard le 5 ou le 15)

Règlement de cotisations en DSN

je dois modifier le montant de versement auprès d’un organisme dans ma DSN. Comment faire ?

1- Faites l’extraction de vos données mensuelles (DSN / extraction DSN)
2- Corrigez les éventuelles anomalies et vérifiez vos données
3- Rendez-vous dans l’onglet codes DSN et vérifiez que l’affichage coché est bien “hiérarchique”

4- Dans la partie codes / données / libellés (colonne de gauche du tableau des codes DSN) cherchez le versement que vous devez modifier (Urssaf dans notre exemple) et cliquez dessus pour le sélectionner
5- Cliquez dans le montant du versement et entrez votre nouvelle valeur (0 si vous ne souhaitez pas faire de versement dans le cas où vous avez déjà reglé vos cotisations hors DSN)


6 – Sortez de l’onglet DSN en vous rendant par exemple dans l’onglet extraction
7- a) Enregistrez la modification que vous venez de réaliser dans votre DSN en tapant “ENREGISTRER” dans le champ prévu à cet effet et en validant.

b) Si vous ne souhaitez pas enregistrer votre modification, laissez le champ vide
8 – Suivez la procédure habituelle “créer le fichier” puis déposer votre fichier DSN sur la plateforme de votre choix

Je souhaite télé-régler mes cotisations sociales, est-ce possible dans coolpaie ?

Si vous avez signé un accord SEPA avec votre organisme (Urssaf, Audiens), vous avez la possibilité de télé-régler vos cotisations :

1- Compléter vos coordonnées bancaires depuis  “paramètres de la société” (IBAN et BIC)

2- Indiquer le mode de règlement de vos cotisations :

  • Depuis “menu / paramètres de la paie / caisse comptes et compta”
  • Choisir l’organisme pour lequel vous souhaitez télé-régler vos cotisations.
  • Déverrouiller le cadenas
  • Puis dans “type reg. DSN”  choisir “prelevement SEPA” dans la liste déroulante.
  • Validez

Le télé-règlement ne modifie pas votre périodicité de règlement.

La date de règlement de mes cotisations change t elle avec l’entrée en DSN ?

Non, il n’y a pas de modification des dates de paiement des charges dans le cadre de la DSN.

J’ai l’habitude de payer mes cotisations URSSAF au trimestre, dois je avec l’entrée en DSN passer à un règlement mensuel ?

Non, l’entrée dans le dispositif DSN n’a pas d’incidence sur la périodicité du règlement de vos cotisations.

Type de DSN

Je n’ai pas de paie ce mois ci, comment déclarer une DSN néant ?

Il n’y a pas de procédure particulière.
Faites votre DSN mensuelle habituelle, si vous n’avez aucune paie coolpaie génère un code automatique dans le fichier DSN signifiant que votre DSN est une DSN néant.

FAQ PAS (Prélèvement à la source)

CRM (taux PAS)

Charger un CRM dans coolpaie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : charger un CRM dans coolpaie

Pour des salariés ayant des paies identiques j’ai des taux de PAS en CRM différents, pourquoi et comment savoir quel est le bon taux à appliquer ?

C’est l’administration qui calcule et transmet via le CRM le taux PAS à appliquer à chaque salarié selon toutes les informations fiscales en leur possession.

Les taux peuvent donc être différents d’un salarié à un autre même si les paies sont identiques (différence de foyer fiscal par exemple).

Vous devez appliquer à chaque salarié le taux PAS qui vous est fourni via le CRM.

J’ai un CRM pour un salarié à 10%, mais mon salarié demande d’appliquer un autre taux (inférieur ou supérieur). Comment faire dans coolpaie pour modifier le taux ?

Le taux PAS à appliquer n’est déterminé ni par le salarié, ni par l’entreprise. Il est calculé par l’administration fiscale et transmis via le CRM.

Vous devez appliquer le taux CRM fourni par la DGFIP et uniquement celui-ci.

Le salarié qui souhaite une modulation de son taux de prélèvement ou un passage au taux neutre doit contacter directement l’administration fiscale, le plus souvent via impots.gouv.fr.

Voir le livret destiné aux entreprises à ce sujet : https://www.economie.gouv.fr/files/files/PDF/pas-livret2.pdf

J’ai bien déposé ma DSN, mais je ne trouve pas de CRM sur mon tableau de bord, pourquoi ?

Pour qu’un CRM soit mis à disposition par la DGFIP, il faut que la précédente DSN ait été déposée :
– En fichier réél
Non néante (DSN qui contient des salariés)
– Acceptée comme conforme

“Le CRM nominatif est mis à disposition entre J+3 et J+8 après la date d’échéance. En cas de dépôt tardif de la DSN (post échéance déclarative), le CRM nominatif sera remis entre J+1 et J+6 après dépôt.”
Source Net Entreprises : https://www.net-entreprises.fr/actualites/crm-nominatifs-dgfip-prelevement-a-la-source/

Voir ces liens pour récupérer un CRM :

Sur Net Enteprises : https://www.net-entreprises.fr/actualites/crm-nominatifs-dgfip-prelevement-a-la-source/
Sur Izilio : http://www.izilio-btp.fr/dsnbtp/upload/docs/application/pdf/2018-11/consulter_le_taux_pas_-_2018.pdf

Depuis la version coolpaie 4.0.0.8.228, il est possible de déposer les DSN en automatique sur Net Entreprises (uniquement Net entreprises).

Dans le cadre des dépôts de DSN automatisées, les CRM seront chargés automatiquement dans coolpaie (selon les mêmes modalités qu’indiquées ci-dessus). Voir la vidéo suivante: https://vimeo.com/304634393

Télécharger un CRM sur net-entreprises (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Télécharger un CRM sur net-entreprises

Dans les CRM mis à disposition sur Net Entreprises, plusieurs de mes salariés n’ont pas de taux. Pourquoi et quel taux appliquer ?

Pour certains de vos salariés, il est possible vous ne disposiez pas de taux PAS dans les retours CRM DGFIP.

C’est le cas :
– des primo-déclarants (nouveaux arrivants dans la vie active)
– des salariés ayant demandés à ce que leur taux ne soit pas transmis à leur employeur (option de taux neutre (barème))
– lorsqu’un individu n’est pas reconnu dans le SI DGFiP

Lorsqu’aucun taux n’est transmis par la DGFiP dans le CRM, l’employeur devra appliquer un taux neutre issu de la grille de taux neutre (barème).

coolpaie intègre les grilles de taux neutres et permet selon la rémunération et l’adresse de résidence du salarié d’appliquer en paie le taux correspondant.

FAQ REGIME GENERAL

Congés payés “permanents”

Nous avons engagé un salarié en CDD à qui nous devons régler au terme de son contrat une prime de congés payés de 10 %, comment faire apparaître cette notion sur le bulletin de paie ?

Vous pouvez utiliser la rubrique de paie prévue à cet effet ” Indem Comp CPayés CDD cumulée”

Mon salarié souhaite prendre 5 jours de congés qu’il a acquis, comment dois je faire pour décompter son compteur de congés ?

Il existe une rubrique “congés pris” qui permet de décompter le nombre de jour pris par le salarié de son compteur de congés.

Sur les fiches de paies mensuelles de mon salarié il est indiqué qu’il cumule 2,5 jours de congés payés par mois, or nous sommes en jours ouvrés pour le calcul des congés soit 2,08. Comment modifier son droit à congés mensuel ?

Le droit à congés par défaut dans coolpaie est de 2,5 jours. Ce droit à congés est par défaut complété dans les rubriques “mois 35 heures et Rémun mens 55 % smic”

  • Pour modifier le droit à congés, vous devez vous rendre dans la rubrique de paie “menu / paramètres de la paie / rubrique de paie” et double cliquez sur la rubrique de paie à modifier.
  • Déverrouillez le cadenas
  • Indiquez le nombre de congés souhaités et validez
  • Pour que le nouveau droit à congés soit pris en compte, il est nécessaire de recalculer les paies déjà enregistrées

3.jpg

J’ai créé une paie pour un salarié en CDD de 4 semaines de 35 heures, ayant travaillé un mois il a droit à 2,5 jours de congés payés. Pourquoi ces congés n’apparaissent pas sur sa fiche de paie ?

Dans le paramétrage initial de coolpaie, seules les rubriques de paie « mois 35 heures » et «Rémun mens 55% smic » incluent 2,5 jours de congés payés.

  • Vous pouvez si vous le souhaitez paramétrer vos autres rubriques de paie en ajoutant un droit à congés.

Ci-dessous la rubrique mois de 35 heures avec droit à congés de 2,5 jours à prendre sur année suivante.
3.jpg

Mon salarié avait déjà des congés payés acquis avant que je ne gère sa paie sur coolpaie. Comment les intégrer?

Vous pouvez créer une rubrique permettant d’initialiser le nombre de congés acquis.

  • Pour créer une rubrique d’une journée de congés acquis :
  1. allez dans : « menu / paramètres de la paie / rubriques de la paie / ouvrir l’éditeur de rubriques»
  2. “ajouter”
  3. saisissez les données comme ci-dessous
  4. “valider”VALIDEZ.jpg
  5. Intégrez cette rubrique à la première paie de votre salarié.

Le compteur sera alimenté d’autant.

2 création jour de congés acquis.jpg

CUI-CAE “permanents”

Je dois établir un bulletin de paie pour un CUI CAE, comment dois-je faire ?

Pour établir une paie CUI CAE vous devez choisir la catégorie salariale CUI CAE à la création de la paie “menu / ajouter une paie”, voir la capture ci-dessous :

6.jpg

Pour avoir accès aux paramétrages du régime général, il convient de souscrire à l’option du même nom depuis la page abonnement coolpaie sur coolpaie.fr ou depuis l’onglet “abonnement” du logiciel coolpaie.

Mutuelle “permanents”

Mes salariés au régime général bénéficient d’une mutuelle spécifique. Comment puis je créer une nouvelle caisse ?

  1. Depuis “Menu / Paramètres de la paie / onglet Caisse Comptes Compta” vous ajoutez votre caisse de prévoyance
    Image1.jpg.png
    a/ Vous ajoutez la caisse
    Image2.png
    b/ Vous la paramétrez
    Image3.png
    Image 4.png
  2. Dans la liste des retenues vous ajoutez une retenue de type Mutuelle
    Image5.png
  3. En paramétrant la caisse (dans notre exemple) Mutuelle du Sud
    Image6.png

Les paramétrages enregistrés concernant les mutuelles ne correspondent pas à ceux dont j’ai besoin pour ma structure ?

Si vous avez besoin de paramétrages différents des mutuelles contenues dans coolpaie, il est possible de les créer.

  • Pour créer une nouvelle mutuelle :
  1. allez dans « menu / paramètres de la paie / retenues / double cliquez sur une retenue pour ouvrir l’éditeur de retenue»
  2. “ajouter” AJOUTEZ.jpg
  3. remplissez la rubrique selon vos besoins.
    Ci-dessous le paramétrage d’une mutuelle couple de type forfait de 20 euros (10 euros à la charge du salarié / 10 euros à la charge de l’employeur).
    4.jpg
  4. “valider”VALIDEZ.jpg
  5. activez la retenue pour qu’elle apparaisse dans les paies (voir vidéo démo activation de retenues : [1])
  6. Si besoin, lancez un recalcul de vos paies déjà enregistrées.RECALCULEZ.jpg

Paie du régime général

Ajouter un nouveau taux de code AT Accident du travail (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajouter un nouveau taux de code Accident du travail (AT)

Ajouter un taux de retenue (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Ajouter un taux de retenue

Activer une retenue désactivée (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Activer une retenue désactivée

Modification d’un taux de retenue (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Modification d’un taux de retenue

Import automatique des taux et chiffres clés (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Import automatique des taux et chiffres clés

Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ? (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ?

Professions régime général

coolpaie gère t il les paies des apprentis ?

Oui, coolpaie intègre depuis la version 4.0.0.8.207 la gestion des apprentis pour les entreprises de moins de 11 salariés.

Paie / Contrat

Il convient d’indiquer au niveau du contrat / de la paie la catégorie salariale APPRENTI (<11)

Rémunération

La rémunération des apprentis est fixée en pourcentage du SMIC selon l’âge et la progression dans le cycle de la formation
Voir site service public à ce sujet :   https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F32038

Cotisation

Cette rémunération est exonérée de cotisations salariales et patronales SAUF la cotisation accident du travail.

Les cotisations restant dûes (pénibilité, accident du travail) ne sont pas caclulées sur le salaire réél mais sur une base forfaitaire.

Cette base forfaitaire correspond à la rémunération minimale légale des apprentis multipliée par un nombre d’heures (151,67 h/mois).
À partir de cette assiette minimale, une fraction exonérée, égale à 11 % du Smic, est déduite. Source service public.

Rubrique de paie

Il existe dans coolpaie deux rubriques de paie pour les paies apprentis pour les entreprises de moins de 11 salariés.

  • Une rubrique “Salaire apprenti 53% ” dont la rémunération est calculée à hauteur de 53 % du Smic et la base forfaitaire à hauteur de 42 % (53% -11 %)
  • Une rubrique “Salaire apprenti 93 %” dont la rémunération est calculée à hauteur de 93 % du Smic et la base forfaitaire à hauteur de 82 % (93% – 11%)

Il est IMPERATIF d’utiliser pour les paies des apprentis les rubriques de paie paramétrées pour les apprentis; en cas d’utilisation d’autres rubriques de paie, vos paies et DSN seraient incorrectes.

Vous pouvez au besoin créer de nouvelles rubriques de paie dans le cas où la rémunération de votre apprenti est différente des deux rubriques déjà existantes.
La création des rubriques de paie se fait depuis votre logiciel “menu / paramètres de la paie / rubrique de paie”.

Nous vous conseillons lors de la création de vos rubriques de paie de vous inspirer du paramétrage des rubriques existantes du même type (voir capture paramétrage rubrique salaire apprenti 53%)

Nous pouvons si vous le souhaitez vous accompagner dans la création de vos rubriques de paies dans le cadre de l’infogérance : https://coolpaie.fr/infogerance/

coolpaie permet t il de faire les bulletins de paie des stagiaires ?

Réponse : 

oui, il est possible depuis la version 4.0.0.8.203 de faire les paies des stagiaires avec coolpaie.

Il faut pour cela choisir dans le champ “cat. salariale” du contrat / de la paie “STAGIAIRE”

Rappel : Il est nécessaire d’avoir souscrit à l’option régime général pour faire les contrats / les paies des salariés au régime général.

Si vous souhaitez souscrire à l’option régime général, vous pouvez le faire depuis votre logiciel “abonnement / modification” ou depuis le site de coolpaie.fr : https://coolpaie.fr/demande-abonnement/

Comment créer une profession non intermittente ?

Les professions existantes dans coolpaie sont celles de l’annexe 8 et 10 de pôle emploi.
Pour toutes les autres professions, il est nécessaire de les créer (les professions non intermittentes ne pourront être utilisées que pour des contrats CDD et CDI).
En revanche, les professions intermittentes (hors artiste) peuvent être utilisées dans les contrats du régime général (CDD / CDI).
Pour avoir accès aux paramétrages du régime général, il convient de souscrire à l’option du même nom depuis la page abonnement coolpaie sur coolpaie.fr ou depuis l’onglet “abonnement” du logiciel coolpaie.

  • Pour créer une profession non intermittente :
  1. allez dans « outils/ création des professions »
  2. “ajouter”AJOUTEZ.jpg
  3. décochez intermittent du spectacle (si besoin décochez contrat en CDD d’usage par défaut)
  4. complétez le nom de la profession au masculin (et au féminin si différent de masculin)
  5. choisissez la cat. Prof et le code dans la nomenclature PCS
  6. “valider”
    1 création, des professions.jpg

Taux régime général

Pourquoi le message suivant apparait à l’extraction DSN “vos paies semblent incorrectes, il y a plusieurs valeurs (ex: 13;77 % et 13;80 %) pour un même code DUCS (ex : 312D) dans vos paies”

Réponse : 

Cela indique que vous avez pour une même période de paie des taux différents. Certaines de vos paies n’ont donc pas le bon taux.

Après une mise à jour des taux il est nécessaire de lancer un recalcul des paies (depuis les paies ou depuis la liste des paies) afin que les paies déjà enregistrées puissent tenir compte des nouveaux taux.

RECALCULEZ.jpg

Temps partiel régime général

Comment faire une paie à temps partiel ?

Une paie à temps partiel est une paie à temps plein sur laquelle on applique un pourcentage de temps partiel

  1. Noter la quotité de temps de travail en fonction du nombre d’heures travaillées dans le champ TP
    Exemple de calcul pour un temps partiel à 28 heures par semaine : 35 heures (Temps plein par semaine) = 100 % donc pour 28 heures par semaine le % de Temps Partiel sera : (28 x 100 %) / 35 = 80%

TP.png

  1. Ajouter votre rubrique de paie mensuelle
  2. Compléter le montant de la rémunération à verser à votre salarié
  3. Le nombre d’heures, de jours et les plafonds sont calculés selon le pourcentage de votre temps partiel

Exemple pour un TP à 80 %, le plafond Urssaf calculé est 2 574,40 € (plafond mensuel Urssaf 2016 : 3 218 x 80 % temps partiel)

Paie 80.png

Notre secrétaire travaille tous les jours mais seulement le matin. Dois-je la payer à l’heure ou utiliser la notion de temps partiel ?

  • Si le contrat de votre salarié est un contrat mensuel et que le temps de travail effectif n’est pas égal à 151,67 heures par mois, votre salarié est alors en temps partiel.

Dans ce cas utilisez la rubrique de paie « mois de 35 heures » et choisissez le pourcentage correspondant au temps de travail effectif de votre salarié (dans l’exemple ci dessous : 50 % pour un mi-temps)

9.jpg

10.jpg

Comment calculer un temps partiel ?

Un salarié au régime général ne travaillant pas à temps plein, c’est à dire 35 heures / semaine (soit 151,67 heure par mois), est à temps partiel.

Il convient pour établir votre fiche de paie de connaître le pourcentage de temps travaillé par rapport à un temps plein (100%)
Un salarié à temps plein à 35 heures est rémunéré sur la base de 151,67 h / mois, il est à 100% (35 heures x 52 semaines / 12 mois).

Pour connaître le pourcentage de temps partiel à appliquer à un salarié ne travaillant pas à temps plein, calculez le pourcentage en fonction du nombre d’heures prévu au contrat

ex : pour un salarié travaillant 28 heures par semaine le calcul est 28 x 100%/35 soit 80%

La notion de temps partiel n’est applicable qu’aux salariés du régime général.

Pour avoir accès aux paramétrages du régime général, il convient de souscrire à l’option du même nom depuis la page abonnement coolpaie sur coolpaie.fr ou depuis l’onglet “abonnement” du logiciel coolpaie.


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