LISTE DES FAQs …


FAQ ABONNEMENT

Guide pour la gestion des longs métrages en DSN

Guide des paies artistes avec contrat d’engagement de moins de 5 jours

Dans quel cas la retenue compensation allocations familiales s’applique t elle ?

Rappel : Le taux d’allocations familiales est réduit pour les rémunérations ne dépassant pas 3,5 fois le SMIC depuis 2016.

Dés lors que la rémunération dépasse 3,5 fois le SMIC, le taux réduit est compensé par une retenue “compensation allocations familiales”.

Ce plafond de 3,5 SMIC s’entend pour chaque journée de travail accomplie, quel que soit le nombre d’heures ou de cachets et quelle que soit la nature du travail effectué (répétition, enregistrement ou représentation accompli pour un même employeur et dans une même journée)”. Voir source http://www.comcom.fr/l-emploi-et-la-paye-des-intermittents-du-spectacle

Calcul des 3,5 SMIC :
Smic horaire 2018 : 9,88 €
Smic journalier 2018 (7 heures) : (9,88 x 7) = 69,16 €
3,5 SMIC journalier 2018 : (69,16 x 3,5) = 242,06 €

Ex : Cas d’une paie d’artiste de deux cachets isolés à 150 euros chacun sur une seule journée.
Le montant de comparaison de 3,5 SMIC est de 242,06 (1 journée de travail)
Le montant du brut de la paie est 300 € (2 cachets à 150 €)
La rémunération de 300 € dépasse 3,5 fois le SMIC la compensation allocation de 1,26% (taux reduit artiste)  s’applique.

coolpaie m’informe que des retenues APEC int TAB n’ont pas de catégorie permettant de les afficher dans les bulletins simplifiés et que je dois modifier le paramétrage de ces retenues. Comment faire ?

Une version corrective 4.0.0.8.219 va sortir fin de journée du 16/02/2018.

Fin de l’abattement sur les cotisations chômage

Réponse :

A partir du 01/07/2017 les retenues Intermittents Chômage (Chômage , AGS, Majoration Chomage) sont calculées sur le brut. coolpaie intègre ce nouveau mode de calcul.

ATTENTION : les autres retenues calculées sur le brut abattu continuent de l’être. Si vous pratiquez l’abattement, vous devez continuer à le pratiquer (20 ou 25%).

Comment est calculée la Réduction Générale des Cotisations (réduction Fillon) ?

  • La réduction générale des cotisations (anciennement réduction Fillon) est égale au produit de la rémunération annuelle brute soumise à cotisations par un coefficient. Cette réduction s’applique au titre des gains et rémunérations n’excédant pas 1,6 SMIC par an.
  • Elle ne peut être supérieure à la somme des cotisations patronales (d’assurances sociales (maladie, vieillesse), d’allocations familiales, du FNAL, de la contribution de solidarité pour l’autonomie et de 1 point de cotisation accident du travail). *
  • Dans le cas particulier des intermittents cette réduction est majorée du coefficient de 100/90 (c. séc. soc. art. L. 241-13, IV, 3° et D. 241-10, I et IV modifiés). Elle est dans ce cas plafonnée à la somme des cotisations patronales (d’assurances sociales (maladie, vieillesse), d’allocations familiales, du FNAL, de la contribution de solidarité pour l’autonomie et de 1 point de cotisation accident du travail), elle-même majorée du coefficient de 100/90 (art. D. 241-11 modifié).
  • Elle apparaît sur les bulletins clarifiés dans la catégorie “exonération de cotisation employeur” comme cela est prévu par la réglementation. Elle s’applique automatiquement en paie quand les conditions de rémunération le permettent.
    Cf lien de l’ Urssaf : https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/beneficier-dune-exoneration/exonerations-generales/la-reduction-generale.html
  • Pour retrouver le détail du calcul dans coolpaie, aller dans “menu / états de la paie / reduc. gén. cotisations”

(*) Les cotisations patronales prises en compte par la réduction générale des cotisations comprennent les cotisations de retraite (à partir du 01/01/2019) et 4,05% du chômage (Réduction dite “étendue” à partir du 01/10/2019 **) .
(**) La réduction dite “étendue” est appliquée aux apprentis depuis le 01/01/2019.

J’ai modifié un paramètre de la paie mais cette modification n’apparait pas dans mes paies ?

Vous devez recalculer les paies concernées pour qu’elles prennent en compte votre modification.

Pourquoi la taxe d’apprentissage ne s’affiche pas dans mes paies ?

Si vous êtes assujetti à la taxe d’apprentissage vous devez cocher la case correspondante dans les paramètres de la paie.

Comment est calculée la CSG

La base de calcul de la CSG est 98,25% du brut + 100% Prévoyance / Mutuelle

Comment est calculée la TB/GMP

La GMP est la Garantie Minimum de Point retraite pour les cadres. Sur coolpaie elle se nomme TB/GMP car en fonction de la paie cette retenue est, en-dessous du plafond “charnière GMP” une GMP pure (voir montant de la GMP sur GMP AUDIENS), puis une retenue comportant une partie TB et une partie GMP, et au-dessus une TB pure.

Edit 2019 : la GMP est supprimée à partir de 2019

Comment est calculé le FNAL ?

La base de calcul du FNAL est calculée sur de 111,5% de la TA. Le calcul du FNAL à changé, à compté du 01/01/2013 la base de calcul du FNAL est augmentée de 11,5%. Exemple : pour un technicien ayant comme brut 200 € pour une journée, auparavant le FNAL était calculé sur la tranche A (170 € en 2013). Désormais il sera calculé sur 189,55 € (170 € +11,5%).

Je n’ai pas les mêmes montant net pour deux payes identiques, pourquoi ?

Si les payes précédentes du salarié concerné ont été alternativement (au moins une fois) au-dessus ou en-dessous du plafond, il y a régularisation des bases plafonnées.Voici un extrait du site de l’Urssaf :

Citation :


Régularisation

Vous devez régulariser les cotisations plafonnées de vos salariés dont la rémunération est tantôt supérieure, tantôt inférieure au plafond mensuel.

Vous pouvez effectuer cette régularisation de façon progressive d’une paie sur l’autre ou, une fois par année civile, sur la dernière paie.

Calcul de la régularisation :

1. Pour chaque salarié, faire la somme des rémunérations payées entre le 1er jour et le dernier jour de l’année civile. 2. calculer le plafond cumulé depuis le 1er jour de l’année jusqu’au dernier, en tenant compte de l’éventuelle réduction du plafond. 3. calculer les cotisations plafonnées dans la limite du plafond cumulé. 4. Comparer le montant des cotisations plafonnées au total des cotisations plafonnées versées au cours de l’année civile. La différence constitue le versement régularisateur.


Cela est vrai pour toutes les retenues plafonnées Audiens et Urssaf. Pour les Artistes il n’y a pas de régulation Urssaf (voir ici : http://coolpaie.fr/Documents/les_entrepreneurs_de_spectacles_vivants.pdf ). Le principe est le suivant: prenons le plafond Audiens TA (prévoyance) pour des payes de techniciens. Si vous faites une paye supérieure au plafond, exemple 180 Euros, la retenue prévoyance sera calculée sur 167 Euros. Si la paye suivante est en-dessous du plafond, exemple 80 Euros, la retenue Prévoyance sera calculée sur 80 + (180-167) soit 93 Euros. Il y a régularisation du plafond. La régularisation tend à ce que la somme des plafonds soient égale à la fin de l’année au Brut mais seulement à condition que cela soit possible c’est à dire si vous payez les mêmes salariés alternativement en-dessous et au-dessus du plafond.

Pour résumer :

Pour un même employé et un même statut (artiste, cadre, non cadre, artiste cadre) – Toutes les payes de l’année au-dessus du plafond -> pas de régularisation – Toutes les payes de l’année au-dessous du plafond -> pas de régularisation – Alternativement des payes au-dessous et au-dessus (et inversement) -> Régularisation

Cela peut apparaître sur toutes les bases plafonnées, TA, TB, TC

FAQ ABONNEMENT

Si je m’abonne à coolpaie est-ce que mes données réalisées dans la version d’essai seront conservées ?

Réponse : 

Oui, après abonnement et activation vous continuez à travailler avec votre version actuelle de coolpaie.

C’est l’activation (entrée d’un code d’activation dans la page d’activation) qui va transformer votre version d’essai en version complète.

Dès réception de votre code d’activation il vous suffira de l’indiquer dans le menu “Fichier/Activer coolpaie” pour transformer votre version d’essai en version complète.

Vous pourrez ainsi continuer à travailler avec votre version actuelle et vos données.

Si je décide de ne pas renouveler mon abonnement puis-je continuer à utiliser coolpaie

Oui, vous pouvez continuer à utiliser coolpaie, dans une certaine mesure :

  • Vous pouvez toujours consulter vos payes et vos Etats de la paie.
  • Vous ne pouvez pas créer de payes postérieures à la fin de votre abonnement.
  • Vous ne pouvez pas faire de DUE postérieures à la fin de votre abonnement.
  • Vous ne pouvez pas faire de DSN après le 15 du mois suivant votre fin d’abonnement.

Où se trouve mon code d’activation du logiciel ?

  • Le code d’activation du logiciel se trouve :
  1. sur votre facture d’abonnement (depuis le 01/01/2013)
  2. dans votre courriel d’abonnement
  3. sur la page de votre compte coolpaie / spectacle en paie sur le site de coolpaie (onglet “compte coolpaie / spectacles en paie”). http://www.coolpaie.fr/compte_abonne
    Pour accéder à votre compte il vous sera demandé de vous identifier avec votre pseudo et mot de passe.
  • Ce code d’activation est unique et correspond à votre pseudo sur le site.
  • Lors de l’activation du logiciel il vous est demandé votre pseudo et votre code d’activation correspondant.
  • Ce code change chaque mois et vous donne la possibilité de réactiver le logiciel.

Où puis-je trouver ma facture d’abonnement ?

  • Votre facture vous a été envoyée par courriel en même temps que votre courriel d’abonnement (renouvellement ou modification d’abonnement)
  • Vous pouvez télécharger votre facture sur votre compte coolpaie / Spectacles en paie : https://coolpaie.fr/compte_abonne/
  • Pour accéder à votre compte il vous sera demandé de vous identifier avec l’identifiant et le mot de passe que vous avez choisis lors de votre inscription sur le site de coolpaie.

Où puis-je trouver les tarifs d’abonnement ?

  • Vous trouverez ce renseignement sur la page des conditions d’abonnement et Tarifs.
  1. Allez sur la page d’abonnement http://www.coolpaie.fr/demande-abonnement
  2. Cliquez sur le choix “(Conditions d’abonnement / Tarifs d’abonnement)”
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Où puis-je trouver les conditions d’abonnement ?

Mon code d’activation ne fonctionne pas, pourquoi ?

  • Les codes d’activation sont des formules mathématiques générées automatiquement à partir de votre identifiant, ils ne peuvent pas être incorrects.
  • Si votre activation ne se fait pas c’est que:
  1. Vous essayez d’entrer un code PC dans un MAC ou l’inverse.
    Voir : https://coolpaie.fr/question/je-suis-passe-de-mac-a-pc-ou-linverse-et-mon-code-dactivation-ne-fonctionne-plus/
  2. Vous avez fait une erreur dans votre identifiant.
  3. Vous avez fait une erreur dans votre plafond.
  4. Vous avez fait une erreur dans votre numéro de siren (version multiplateformes).
  5. Vous avez fait une erreur de saisie du code.
  • Pour ne pas faire d’erreur de saisie du code, copiez-le en entier (avec les tirets) et collez le dans le premier champ du code.
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Je viens de faire une demande d’abonnement mais coolpaie continue à me dire que je dois renouveler mon abonnement.

  • A la suite de votre demande d’abonnement ou de modification d’abonnement vous avez reçu un courriel contenant votre nouveau code d’activation.
  • Vous devez entrer ce code d’activation dans coolpaie afin que le logiciel prenne en compte votre nouvel abonnement ou modification d’abonnement.

Voir : #- Comment activer coolpaie avec mon nouveau code d’activation ?

Je suis passé de MAC à PC (ou l’inverse) et mon code d’activation ne fonctionne plus.

  • Les abonnements à coolpaie ne sont pas multiplateformes.
  • Vous avez choisi le type d’ordinateur sur lequel installer coolpaie dans le formulaire d’abonnement lors de votre demande d’abonnement ou de renouvellement.
  • Vous pouvez changer de type d’abonnement  lors d’un renouvellement d’abonnement ou en cours d’abonnement en souscrivant à l’option multiplateformes, version qui permet d’utiliser coolpaie sur MAC ou PC avec la même base de données.

J’ai envoyé une demande d’abonnement (modification ou renouvellement) mais je me suis trompé dans le formulaire. Que dois-je faire ?

  • Le mieux est de renvoyer une deuxième demande.
  • Nous prendrons en compte la demande la plus récente.

J’ai envoyé ma demande d’abonnement et mon règlement mais je n’ai pas reçu mon code d’activation, pourquoi ?

  • Paiement par CB : les courriels contenant le code d’activation sont envoyés immédiatement après la validation du paiement.
  • Paiement par chèque ou virement : les virements et chèques sont traités une à deux fois par semaine suite à réception; les courriels contenant le code d’activation sont envoyés au moment du traitement des demandes.
  • Si vous n’avez pas reçu votre courriel d’abonnement c’est que:
    • Le courriel vous a été envoyé mais est passé dans vos SPAM. Vérifiez vos SPAM et votre poubelle.
    • Votre chèque n’est pas arrivé. En général nous recevons vos chèques entre 1 et 3 jours après le dépôt à la poste. Si ce délai est largement dépassé envoyez une demande de ticket
    • Votre virement n’est pas apparu sur le compte de coolpaie. En général nous recevons vos virements entre 2 et 3 jours après votre ordre de virement. Si ce délai est largement dépassé, dans un premier temps vérifiez auprès de votre banque que votre ordre de virement est bien passé et si la réponse est positive envoyez une demande de ticket

Comment renouveler / modifier mon abonnement ?

  • Plusieurs possibilités
  1. Allez dans le menu Abonnement/Renouveler (ou modifier) du logiciel coolpaie
    Menu abo.jpg
  2. Allez directement sur la page d’abonnement du site de coolpaie http://www.coolpaie.fr/demande-abonnement
  • Cliquez sur le lien “Modification” ou “Renouvellement”
  • Remplissez le formulaire électronique et envoyez le
  • Faites nous parvenir votre règlement (Chèques, virements, CB)
  • A réception du règlement vous recevrez votre courriel d’abonnement contenant votre nouveau code et votre facture.

Les chèques et virements sont traités une à deux fois par semaine. La procédure de règlement par carte bancaire permet d’obtenir un code immédiatement.

Comment m’abonner ?

  1. Allez sur la page d’abonnement de coolpaie. http://www.coolpaie.fr/demande-abonnement
  2. Cliquez sur le choix “Nouvel Abonnement”
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  3. Remplissez et envoyez le formulaire d’abonnement conjointement avec votre règlement.
  4. Vous pouvez régler par Chèque, Virement ou Carte Bancaire.
  5. Votre mail d’abonnement vous sera envoyé à réception de votre règlement (immédiat pour le paiement CB).

Comment activer coolpaie avec mon nouveau code d’activation ?

  • Vous avez deux solutions pour activer coolpaie
  1. Allez dans le menu du logiciel coolpaie “Fichier/Activer coolpaie”
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  2. Cliquez sur la bouton vert de la liste des bases de données (première fenêtre à l’ouverture de coolpaie)
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  • Ces deux solutions ouvre la fenêtre d’activation.

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  • Dans la fenêtre d’activation entrez:
  1. Votre identifiant
  2. Votre siren (dans la version multiplateformes seulement)
  3. Votre plafond d’abonnement
  4. Votre code d’activation
    Astuce : Pour ne pas faire d’erreur de saisie du code, copiez le en entier (avec les tirets) et collez le dans le premier champ du code
  • Cliquez sur le bouton de validation “activer”

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A quelle adresse postale, ou sur quel compte bancaire, dois-je envoyer mon règlement d’abonnement ?

  • Vous trouverez ce renseignement en bas de la page d’abonnement ou de modification d’abonnement.
  • Selon que vous demandiez un abonnement ou une modification d’abonnement l’adresse peut être différente.
  1. Allez sur la page d’abonnement http://www.coolpaie.fr/compte-abonne
  2. Cliquez sur le choix “Nouvel Abonnement”, “Renouvellement d’abonnement” ou “Modification d’abonnement”.
  3. Vous trouverez les adresses bancaire et postale en bas de la page qui apparaît.

FAQ DSN

Suite à la DSN, j’ai un retour en anomalie “Bilan d’Identification des Salariés” I0310 SALARIE_RECONNU et I0320 SALARIE_INCONNU. Comment corriger ces anomalies ?

Le site de la DSN propose une base de connaissance qui répond à beaucoup de questions sur la DSN, le cahier des charges, les spécificités et les anomalies : https://dsn-info.custhelp.com/

Ces deux anomalies sont répertoriées sur la base de connaissance DSN :

I0310 SALARIE_RECONNU –> https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/888/kw/I0310/session/L3RpbWUvMTU0Njk2MjYzMC9zaWQvZlVrdjFBb2xSU

I0320 SALARIE_INCONNU –> https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/887/kw/anomalies%20CODE%20I0320


Pour info si votre question DSN n’est pas traitée dans la base de connaissance, vous pouvez également poser des questions aux services de la DSN via leur site (inscription requise) :

https://dsn-info.custhelp.com/

j’ai une incohérence lors de l’extraction DSN sur le code S21.G00.G40.017 liée à l’ IDCC alors que j’ai bien renseigné le code IDCC de ma convention dans les paramètres de la société. Comment faire ?

Depuis la version 4.0.0.8.203, comme indiqué sur la page d’accueil de votre logiciel, vous pouvez indiquer un IDCC différent dans les contrats et les paies.

Si vous avez cette incohérence c’est que vous avez renseigné l’IDCC dans les paramètres de la société après avoir réalisé vos paies.

Vos paies portent donc un IDCC vide.
https://monosnap.com/file/CL0SfocLX0ePEo6H5FKEy1dgoPNiPO.png

Vous devez dans ce cas recalculer vos paies pour qu’elles intègrent l’ IDCC indiqué dans votre paramètres de la société c’est ce N° IDCC qui sera indiqué dans la DSN.
Vous pouvez aussi indiquer un IDCC à la main dans vos paies

Dans le cas ou vos paies sont cloturées il est nécessaire de les décloturer votre période de paie pour les recalculer voir la FAQ pour décloturer vos paies : https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

Mots cléfs : CNN, convention, collective

Où dois je renseigner l’ancienneté de mes salariés ?

Dans le cas d’une incohérence de type S21.G00.86.003 – Valeur obligatoire.
L’incohérence vient du fait que le champ “date d’embauche” dans les fiches salariés n’est pas renseigné.
Ce champ permet à coolpaie de calculer l’ancienneté du salarié dans l’entreprise.

Renseignez ce champ puis relancez l’extraction de la DSN.

J’ai une incohérence DSN de type S21.G00.86.003 – Valeur obligatoire

“Cas d’une incohérence de type S21.G00.86.003 – Valeur obligatoire.”

L’incohérence vient du fait que le champ “date d’embauche” dans les fiches salariés n’est pas renseigné.
Ce champ permet à coolpaie de calculer l’ancienneté du salarié dans l’entreprise

Renseignez ce champ puis relancez l’extraction de la DSN.

Que se passe-t-il si je ne respecte pas les échéances de dépôt de mes DSN mensuelles ?

“Un système de gestion des relances est mis en place afin d’éviter les oublis d’envoi de la DSN. Après l’échéance, pour un établissement donné, deux relances par mail sont prévues à destination du dernier déclarant connu du système. Si malgré ces relances aucune DSN n’est réceptionnée par le(s) organisme(s) concerné(s), la caisse URSSAF ou MSA compétente prendra contact avec l’établissement ou l’entreprise concerné(e) et sera chargée d’appliquer les dispositions réglementaires appropriées.” # Source Net Entreprises.

Rappel : la DSN doit être déposée tous les mois au plus tard le 5 ou le 15 à midi du mois suivant les paies. Les DSN “annule et remplace” doivent être déposées au plus tard le 4 ou le 14 à minuit.

“A noter que le dépôt initial de la DSN « normale » peut être émis jusqu’à 1 mois à l’avance et 3 mois en retard. Il convient toutefois de veiller aux conséquences au niveau de la prise en compte des données par les divers destinataires et en termes de pénalités pour l’entreprise.” #Source DSN info : http://www.dsn-info.fr/documentation/jmn-dsn-2017.1.1.pdf

Doit-on faire une DADS en 2018 ?

La DSN mensuelle est prévue à terme pour remplacer la DADS annuelle.

Dans certains cas particuliers il faudra tout de même réaliser une DADS début 2018 pour l’année 2017, voir le site de la DSN si vous êtes dans ce cas :
http://www.dsn-info.fr/dsn-dadsu.htm
http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/837/kw/

La DSN mensuelle remplace t elle la DADS annuelle ?

Dépôt de DSN en mode automatisé (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Dépôt de DSN en mode automatisé

Où dois je déposer ma DSN ?

Vous devez déposer votre DSN sur le site de Net-Entreprises :

  • soit en mode automatisé directement depuis le site de coolpaie, voir vidéo démo : la DSN en mode automatisé
  • soit en déposant le fichier créé par coolpaie sur le site de Net-entreprises

Télécharger une fiche de paramétrage dans coolpaie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : télécharger en automatique une fiche de paramétrage Mutuelle / Prévoyance au format XML dans coolpaie.
(possible depuis la version 4.0.0.8.269)

Au besoin, il est toujours possible de télécharger les fiches de paramétrage au format XML sur le site de Net-entreprises puis de les charger dans coolpaie.
Voir la vidéo d’apprentissage : charger une fiche de paramétrage XML dans coolpaie

En l’absence de fiche de paramétrage sur le site de Net-Entreprises, se rapprocher de l’organisme prévoyance / mutuelle concerné (ex : Audiens) pour qu’il la mette à disposition sur votre espace Net Entreprises ou vous l’envoie au format XML.

Si l’organisme est Audiens, les fiches de paramétrage (y compris celles non trouvées sur FPOC) sont disponibles sur le site d’AUDIENS, depuis l’espace MON COMPTE de l’entreprise, onglet DSN.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/5i8g7if25zlvu3q/2020-01-16_12h47_37.png?dl=0

Est-il possible de générer et de déposer des DSN de deux logiciels de paies différents ?

Est-il possible de générer et de déposer des DSN de deux logiciels de paies différents ?

  • Oui via le système de fractionnement.
  • «Fraction / fractionnement de déclarations : on utilise le système de fractionnement (ou de fractions) de DSN dans le cas où une entreprise gère la paie de ses salariés d’un même établissement via plusieurs logiciels de paie (en général deux). La DSN étant un sous-produit du logiciel de paie, il y aura dans ce cas autant de DSN (donc en général, deux) qui seront des « fractions » de DSN et qui couvriront l’intégralité des salariés de l’établissement.

Un salarié ne pourra être déclaré que dans une seule et unique fraction au titre d’un mois principal déclaré. Par exception, un salarié peut être admis dans plusieurs fractions de DSN relatives au même mois principal déclaré lorsqu’une évolution de sa situation professionnelle survenu en cours de mois justifie la production de plusieurs paies sur des systèmes différents. À noter : ce dispositif technique susceptible de faciliter les obligations sociales de l’employeur ne constitue pas une règle dérogatoire aux règles de recouvrement des cotisations et contributions sociales. » Source : www.dsn-info.fr/glossaire/f.htm

Gestion du fractionnement dans coolpaie : 

Cela se fait depuis “DSN / EXTRACTION DSN”. 

Au moment de renseigner les données à extraire, cliquez dans le champ “n° fraction” pour indiquer le n° de fraction que vous allez déposer.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/4ytk9egpft3gx6p/2022-09-13_10h21_32.png?dl=0

Puis je déclarer les arrêts maladie et les accidents du travail avec la DSN ?

  • Oui pour les salariés du régime général (minimum d’historique nécessaire en DSN 3 mois pour les arrêts maladie, 12 mois pour les accidents de travail). Non pour les intermittents, dans un premier temps cette notion n’est pas intégrée pour les intermittents du spectacle.
  • Pour les salariés au régime général dont l’historique en DSN est inférieur au minimum demandé et pour les intermittents, vous devez donc continuer à faire les déclarations comme avant votre entrée en DSN.

Puis-je apporter des modifications à une DSN déjà transmise ?

Oui.

  • Si vous avez des modifications à apporter et que celles-ci interviennent avant la date limite de dépôt de votre DSN, vous pouvez faire les modifications sur la DSN du mois en cours via une DSN “annule et remplace”.

    La date limite de dépôt d’une DSN “annule et remplace” est le 4 ou le 14 à minuit.
    La création d’une DSN en fichier réél clôture vos paies. Pour pouvoir modifier vos paies, il est nécessaire de déclôturer vos paies depuis le menu du logiciel “fichier / clôture des paies”.
    Entrez une date antérieure à la période de paie que vous souhaitez modifier (ex : je dois modifier mes paies de mars, j’entre une date de clôture de paie au 28/02).

Suis je informé(é) si ma DSN est incorrecte ?

A l’extraction de vos données un premier contrôle est effectué par coolpaie. Ce contrôle génère une liste d’incohérences (champ vide, format à corriger …), à corriger avant de déposer le fichier sur le site de Net-entreprises.

Une fois votre DSN déposée vous recevrez soit un certificat de conformité , soit un rapport d’anomalie à corriger *, selon si votre déclaration est juste ou fausse.

* remontés directement dans le logiciel en cas de dépôt en mode automatisé ou à consulter via votre tableau de bord sur Net-entreprises

Dois je apporter des modifications ou paramétrer coolpaie pour la DSN ?

Il existe dans la base documentaire un guide de paramétrage (depuis le site coolpaie.fr / aides contacts /base documentaire) avec les principaux paramétrages à effectuer pour entrer en DSN : Guide de paramétrage de la DSN

Quand dois je faire et déclarer ma DSN ?

Vous devrez transmettre mensuellement la DSN, à l’issue de la paie. La date limite de dépôt de votre DSN est le 5 à midi du mois suivant la paie pour les entreprises mensualisées (BRC Urssaf) ou le 15 à midi du mois pour les autres.

Dans la mesure du possible, il est conseillé de ne pas attendre la date limite pour faire vos dépôts de DSN.

A noter que le dépôt initial de la DSN « normale » peut être émis jusqu’à 1 mois à l’avance et 3 mois en retard. Il convient toutefois de veiller aux conséquences au niveau de la prise en compte des données par les divers destinataires et en termes de pénalités pour l’entreprise. Source DSN info : http://www.dsn-info.fr/documentation/jmn-dsn-2017.1.1.pdf

Quelles sont les étapes pour déclarer la DSN ?

  1. – Réaliser vos paies mensuelles habituelles sur coolpaie
  2. – Extraire les données DSN depuis coolpaie via le menu DSN tous les mois de l’année (Si besoin corriger les incohérences listées (erreur de format, champ vide …) dans coolpaie
  3. – Créer le fichier
  4. – Déclarer la DSN (en MtoM depuis coolpaie ou déposer le fichier créé par coolpaie sur le site de Net-entreprises (type de fichier : test pour tester vos données ou fichier envoi réél)
  5. – Réceptionner le certificat de conformité (fin de la procédure) ou d’anomalie (corriger les erreurs et reprendre à partir de l’étape 2)

Retrouvez la vidéo démo de la déclaration DSN dans notre documentation : Extraction DSN mensuelle

Retrouvez la vidéo démo du dépôt de la DSN en mode MtoM  : la DSN en mode automatisé

Quels sont les prérequis techniques pour pouvoir déclarer une DSN ?

  • Dans coolpaie :
  1. – Utiliser la dernière version à jour de coolpaie
  2. – Avoir contrôlé les paramétrages de votre logiciel (paramètres salariés, entreprises, paies …) voir le guide du paramétrage  : Guide de paramétrage de la DSN
  • Sur net-entreprise dès aujourd’hui :
  1. – Posséder un compte Net-Entreprises; pour le créer http://net-entreprises.fr/inscription.htm
  2. – Avoir vérifié son numéro de siret

Je n’ai pas fait de paie ce mois-ci, dois je quand même faire une DSN ?

  • Oui vous devez envoyer une DSN tous les mois y compris les mois sans paie.
  • Le cahier des charges de la DSN dit « Vous devez effectuer la DSN mensuelle pour l’ensemble de vos salariés, y compris dans l’hypothèse où aucune rémunération n’a été versée au cours du mois concerné à aucun salarié. Dans ce cas, une DSN de type « néant » (déclaration sans salarié) devra être émise. »
  • vous n’avez aucune information spécifique à préciser lors du dépôt d’une DSN sans paie. Vous créez et déposez une DSN mensuelle fichier normal, coolpaie au moment de la création de votre fichier DSN indique dans votre fichier DSN par un code qu’il s’agit d’une DSN néant

Dois je informer mes salariés du passage à la DSN ?

Oui, il vous appartient d’informer vos salariés de votre entrée dans le dispositif DSN.

Je préfère envoyer ma DSN par courrier. Comment dois je faire ?

C’est impossible, la DSN est obligatoirement dématérialisée.INTERDIT IMAGE.jpg

Je ne souhaite pas passer à la DSN. Comment dois je procéder ?

  • Le passage à la DSN n’est pas optionnel.
  • Le passage obligatoire en DSN pour toutes les entreprises (y compris les mois sans paie) est en janvier 2017 (déclaration à l’issue des paies de janvier 2017 en fevrier au plus tard le 5 ou le 15)

je dois modifier le montant de versement auprès d’un organisme dans ma DSN. Comment faire ?

1- Faites l’extraction de vos données mensuelles (DSN / extraction DSN)
2- Corrigez les éventuelles anomalies et vérifiez vos données
3- Rendez-vous dans l’onglet codes DSN et vérifiez que l’affichage coché est bien “hiérarchique”

https://dl.dropboxusercontent.com/s/6nwfp52ief6uoaw/2021-04-08_09h42_45.png?dl=0

ATTENTION : ne pas déverrouiller le cadenas pour effectuer la procédure

4- Dans la partie codes / données / libellés (colonne de gauche du tableau des codes DSN) cherchez le versement que vous devez modifier (Urssaf dans notre exemple) et cliquez dessus pour le sélectionner
5- Cliquez dans le montant du versement et entrez votre nouvelle valeur (0 si vous ne souhaitez pas faire de versement dans le cas où vous avez déjà reglé vos cotisations hors DSN)

https://dl.dropboxusercontent.com/s/cgn4ftrmd7der6b/2021-04-08_10h16_02.png?dl=0

6 – Sortez de l’onglet DSN en vous rendant par exemple dans l’onglet extraction
7- a) Enregistrez la modification que vous venez de réaliser dans votre DSN en tapant “ENREGISTRER” dans le champ prévu à cet effet et en validant.

b) Si vous ne souhaitez pas enregistrer votre modification, laissez le champ vide
8 – Suivez la procédure habituelle “créer le fichier” puis déposer votre fichier DSN

Je souhaite télé-régler mes cotisations sociales, est-ce possible dans coolpaie ?

Si vous avez signé un accord SEPA avec votre organisme (Urssaf, Audiens), vous avez la possibilité de télé-régler vos cotisations :

1- Compléter vos coordonnées bancaires depuis  “paramètres de la société” (IBAN et BIC)

2- Indiquer le mode de règlement de vos cotisations :

  • Depuis “menu / paramètres de la paie / caisse comptes et compta”
  • Choisir l’organisme pour lequel vous souhaitez télé-régler vos cotisations.
  • Déverrouiller le cadenas
  • Puis dans “type reg. DSN”  choisir “prelevement SEPA” dans la liste déroulante.
  • Validez

Le télé-règlement ne modifie pas votre périodicité de règlement.

La date de règlement de mes cotisations change t elle avec l’entrée en DSN ?

Non, il n’y a pas de modification des dates de paiement des charges dans le cadre de la DSN.

J’ai l’habitude de payer mes cotisations URSSAF au trimestre, dois je avec l’entrée en DSN passer à un règlement mensuel ?

Non, l’entrée dans le dispositif DSN n’a pas d’incidence sur la périodicité du règlement de vos cotisations.

Je n’ai pas de paie ce mois ci, comment déclarer une DSN néant ?

Il n’y a pas de procédure particulière.
Faites votre DSN mensuelle habituelle, si vous n’avez aucune paie coolpaie génère un code automatique dans le fichier DSN signifiant que votre DSN est une DSN néant.

FAQ PAS (Prélèvement à la source)

Charger un CRM dans coolpaie (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : charger un CRM dans coolpaie

Pour des salariés ayant des paies identiques j’ai des taux de PAS en CRM différents, pourquoi et comment savoir quel est le bon taux à appliquer ?

C’est l’administration qui calcule et transmet via le CRM le taux PAS à appliquer à chaque salarié selon toutes les informations fiscales en leur possession.

Les taux peuvent donc être différents d’un salarié à un autre même si les paies sont identiques (différence de foyer fiscal par exemple).

Vous devez appliquer à chaque salarié le taux PAS qui vous est fourni via le CRM.

J’ai un CRM pour un salarié à 10%, mais mon salarié demande d’appliquer un autre taux (inférieur ou supérieur). Comment faire dans coolpaie pour modifier le taux ?

Le taux PAS à appliquer n’est déterminé ni par le salarié, ni par l’entreprise. Il est calculé par l’administration fiscale et transmis via le CRM.

Vous devez appliquer le taux CRM fourni par la DGFIP et uniquement celui-ci.

Le salarié qui souhaite une modulation de son taux de prélèvement ou un passage au taux neutre doit contacter directement l’administration fiscale, le plus souvent via impots.gouv.fr.

Voir le livret destiné aux entreprises à ce sujet : https://www.economie.gouv.fr/files/files/PDF/pas-livret2.pdf

J’ai bien déposé ma DSN, mais je ne trouve pas de CRM sur mon tableau de bord, pourquoi ?

Pour qu’un CRM soit mis à disposition par la DGFIP, il faut que la précédente DSN ait été déposée :
– En fichier réél
Non néante (DSN qui contient des salariés)
– Acceptée comme conforme

“Le CRM nominatif est mis à disposition entre J+3 et J+8 après la date d’échéance. En cas de dépôt tardif de la DSN (post échéance déclarative), le CRM nominatif sera remis entre J+1 et J+6 après dépôt.”
Source Net Entreprises : https://www.net-entreprises.fr/actualites/crm-nominatifs-dgfip-prelevement-a-la-source/

Voir le lien pour récupérer un CRM :

Sur Net Entreprises : https://www.net-entreprises.fr/actualites/crm-nominatifs-dgfip-prelevement-a-la-source/

Depuis la version coolpaie 4.0.0.8.228, il est possible de déposer les DSN en automatique sur Net Entreprises (uniquement Net entreprises).

Dans le cadre des dépôts de DSN automatisées, les CRM seront chargés automatiquement dans coolpaie (selon les mêmes modalités qu’indiquées ci-dessus). Voir la vidéo suivante: https://coolpaie.fr/question/la-dsn-en-mode-automatise/

Télécharger un CRM sur net-entreprises (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Télécharger un CRM sur net-entreprises

Dans les CRM mis à disposition sur Net Entreprises, plusieurs de mes salariés n’ont pas de taux. Pourquoi et quel taux appliquer ?

Pour certains de vos salariés, il est possible vous ne disposiez pas de taux PAS dans les retours CRM DGFIP.

C’est le cas :
– des primo-déclarants (nouveaux arrivants dans la vie active)
– des salariés ayant demandés à ce que leur taux ne soit pas transmis à leur employeur (option de taux neutre (barème))
– lorsqu’un individu n’est pas reconnu dans le SI DGFiP

Lorsqu’aucun taux n’est transmis par la DGFiP dans le CRM, l’employeur devra appliquer un taux neutre issu de la grille de taux neutre (barème).

coolpaie intègre les grilles de taux neutres et permet selon la rémunération et l’adresse de résidence du salarié d’appliquer en paie le taux correspondant.

Prélèvement à la source en cas de changement de SIRET

Prélèvement à la source en cas de changement de SIRET

Le SIRET est l’identifiant des établissements indispensable pour qu’il soit reconnu de manière non ambiguë et unique par toutes les administrations. Les salariés déclarés en DSN étant rattachés à l’établissement employeur, le SIRET doit impérativement être connu avant l’émission de la première paie.

L’obtention d’un SIRET dans des délais courts est un enjeu majeur à couvrir s’opérant via une formalité auprès d’un Centre de Formalités des Entreprises (CFE), différent selon la nature de l’activité professionnelle.

Pour les entreprises majoritairement concernées par la DSN, entreprises privées du régime général ou du régime agricole, les CFE sont activés pour les formalités suivantes :

– création de l’entreprise ;

– ouverture d’un nouvel établissement ;

– transfert de l’établissement principal et du siège social ;

– fermeture d’un établissement ;

– cessation totale d’activité, de mise en sommeil, de décès ou de dissolution de la personne morale.

 

Dépôt de DSN dans le cas de création, modification ou cessation d’établissement. Il est important que le circuit organisationnel de création ou de modification d’établissements mis en place dans l’entreprise soit connu des services de paie et permette de s’assurer de disposer des SIRET au moment de la production des DSN, faute de quoi les entreprises sont pénalisées :

– défaut déclaratif pénalisé côté URSSAF ;

– défaut déclaratif côté DGFIP dans le cadre du PAS mis en œuvre à compter de 2019 ;

– impossibilité de consulter les comptes rendus métier (CRM) des DSN déjà transmises pour le SIRET cessé (CRM pour les organismes destinataires et CRM nominatifs intégrant les taux de PAS concernant la DGFIP).

 

Depuis le 1er janvier 2019, le PAS est en place et vous devez produire votre DSN chaque mois même en cas de changement de SIRET. Si votre entreprise est sur le point de fermer (cessation d’activité…) ou de changer son SIRET (déménagement, nouvelle création…), le site DSN-info conseille aux entreprises de prendre en compte les étapes suivantes :

 

Type

Actions à réaliser

Pour les créations d’établissement(s)

1.  Dépôt par l’établissement d’une première déclaration préalable à l’embauche (DPAE) déclenchant ainsi la création du compte cotisant au niveau des Urssaf ( SIRET reconnu au moment du dépôt de la DSN)

2.  Rattacher le nouvel établissement à l’établissement le plus proche présentant des éléments structurels de paie en cohérence avec les particularités des populations déclarées, jusqu’à l’obtention du nouveau SIRET.

3.  Utiliser un bloc changement, lors de l’obtention du nouveau SIRET (rubrique S21.G00.41.012 – SIRET ancien établissement d’affectation).
Dans coolpaie : Modifier le n° de SIRET dans les paramètres de la société. 
Ce sont les paies qui portent les changements donc penser à réaliser (ou recalculer) les paies du mois après avoir enregistré la modification de SIRET et avant de déclarer la DSN.

En cas de changement de SIRET

1.  Ne pas effectuer la demande de radiation de l’ancien SIRET tant que le nouveau SIRET n’est pas encore ouvert, pour pouvoir continuer à réaliser les dépôts de DSN.

2.  S’assurer d’avoir bien enregistré l’ensemble des CRM pour les DSN déjà transmises concernant le SIRET à radier car ils ne pourront être consultables sur le tableau de bord DSN une fois la cessation prise en compte sur net-entreprises

3.  Utiliser un bloc changement, lors de l’obtention du nouveau SIRET (rubrique S21.G00.41.012 – SIRET ancien établissement d’affectation).
Dans coolpaie : Modifier le n° de SIRET dans les paramètres de la société. 
Ce sont les paies qui portent les changements donc penser à réaliser (ou recalculer) les paies du mois après avoir enregistré la modification de SIRET et avant de déclarer la DSN.

En cas de cessation

de SIRET

1.  Ne fermer le SIRET que lorsque l’ensemble des déclarations a été réalisé (écritures comptables arrêtées)

2.  S’assurer d’avoir bien enregistré l’ensemble des CRM pour les DSN déjà transmises concernant le SIRET à radier car ils ne pourront être consultables sur le tableau de bord DSN une fois la cessation prise en compte sur net-entreprises.

Lorsque votre SIRET sera radié ou aura cessé, vous ne pourrez plus consulter votre tableau de bord DSN sur ce SIRET et n’aurez donc plus accès aux différents comptes rendus métier (CRM). Concernant le PAS,  les comptes rendus nominatifs des DSN précédemment transmises n’étant donc plus accessibles, il vous est conseillé de veiller à leur bon enregistrement (pour rappel les taux portés par les CRM nominatifs ont une durée de validité de 2 mois).

 

Source : http://www.dsn-info.fr , actualité du 16 janvier 2019, fiche n° 1780 (https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/1780/kw/cfe )

Quels paramétrages sont à effectuer dans coolpaie pour permettre le PAS ?

Seuls les CRM mis à disposition par la DGFIP doivent être chargés dans coolpaie pour que les taux P.A.S de vos salariés soient repris en paie.

Pour que les CRM soient chargés automatiquement, vous devez déposer vos DSN en automatique avec coolpaie, voir cette vidéo : https://vimeo.com/304634393

Pour charger vos CRM manuellement dans coolpaie, rendez-vous dans “DSN/ liste des CRM” puis cliquez sur l’icone “+” pour ajouter votre CRM.

Voir ces liens pour récupérer un CRM sur Net Enteprises : https://www.net-entreprises.fr/actualites/crm-nominatifs-dgfip-prelevement-a-la-source/

J’embauche le mois prochain un nouveau salarié, comment obtenir son taux de prélèvement à la source ?

En cas de nouvelle embauche, il est possible de faire un appel de taux via le service Net Entreprises : Topaze

coolpaie permet de générer un fichier d’appel de taux depuis “DSN/ liste des fichiers CRM” Appel de taux Topaze à déposer sur le site Net Entreprises.

Le retour de CRM par la DGFIP contenant les taux PAS pour les salariés concernés par l’appel de taux est prévu sous 5 jours.

Voir les informations Net Entreprises sur les modalités d’utilisation du service Topaze : http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/2051

Voir également le guide suivant : appel taux topaze

Quand et comment dois-je reverser le prélèvement à la source aux impôts ?

Les premiers versements de prélèvement à la source à la DGFIP auront lieu à partir de la DSN de février 2019 (suite aux paies de janvier 2019).

Le versement des prélèvements à la source à la DGFIP est géré via la DSN.

Le principe de fonctionnement des versements du prélèvement à la source auprès de la DGFIP est similaire aux versements des cotisations Urssaf.

La caisse DGFIP est intégrée et paramétrée pour un règlement par prélèvement SEPA depuis “MENU / PARAMETRES DE LA PAIE / CAISSE COMPTE ET COMPTA”.

IMPORTANT : pour permettre le reversement, l’employeur doit avoir indiqué dans son espace professionnel sur impots gouv les références du compte bancaire qui fera l’objet du prélèvement et avoir signé un mandat SEPA.

Plus d’information via ce lien : http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/1757/p/608

Pour la majorité des entreprises, le reversement du PAS est mensuel, voir les informations à ce sujet : https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source/collecteur-entreprise

Il n’est pas permis, selon le cahier des charges de la DSN, d’indiquer en DSN la périodicité de reglement des versements pour la DGFIP (comme l’ Urssaf, la caisse de Congés Spectable) . La périodicité de réglement est gérée par la caisse selon les régles d’usage et / ou options choisies et validées par la caisse / l’organisme.

Un salarié me demande de ne pas appliquer de taux PAS à son prochain bulletin de paie car il préfère payer ses impôts directement auprès des impôts, Comment faire ?

A partir de janvier 2019 le Prélèvement A la Source est obligatoire pour tous les salariés des entreprises (hors employeurs publics et particuliers employeurs).

Si vos salariés ont besoin d’information sur la réforme P.A.S. et sa mise en oeuvre, vous pouvez les orienter vers le site dédié : https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source/contribuable

J’ai deux paies à faire sur le même mois pour un même salarié (une paie d’un cachet pour un intermittent / une paie de permanent d’une semaine de 5 jours). La rémunération n’étant pas la même, quel sera le taux à appliquer au salarié?

Si vous disposez pour ce salarié d’un taux CRM => c’est automatiquement le taux CRM qui s’appliquera aux paies (indépendamment du montant de la rémunération)

Si vous ne disposez pas pour ce salarié d’un taux CRM => c’est automatiquement un taux neutre qui sera appliqué aux paies (selon la rémunération)

Quel est le taux à appliquer pour les intermittents dont la rémunération n’est jamais la même ?

Les règles d’application des taux P.A.S sont les mêmes pour toutes les catégories de salariés, y compris pour les intermittents.

1- Si vous disposez d’un taux CRM => vous devez appliquer le taux CRM.

2- Si vous n’avez pas de taux CRM => vous appliquez le taux issu de la grille de taux neutre (barème). Ce taux est choisi automatiquement dans les grilles de taux neutres des impôts intégrées à coolpaie à l’ajout / mise à jour d’une paie.
Le taux dépend de la rémunération nette fiscale et de l’adresse de résidence du salarié.

Particularité contrat inférieur à deux mois sans taux CRM :

coolpaie intègre le calcul spécifique de l’assiette de prélèvement à la source (rémunération nette fiscale abattue d’un ½ smic) pour les contrats inférieurs à deux mois (pour les salariés n’ayant pas de taux CRM).

Ce calcul spécifique s’opère automatiquement dans coolpaie  grâce à la durée prévue du contrat portée en paie.

Nb : En cas de taux neutre, coolpaie alimente automatiquement le champ « type de taux » selon le type / la durée du contrat. Au besoin vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton de déverrouillage devant le champ

FAQ REGIME GENERAL

FAQ DIVERS

Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par” .CPsav ou .CPsav2 ?

fichier sauvegarde (copie de sécurité) de la version 4 (PC/MAC) de coolpaie.

Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par”.IPSAV ?

fichier sauvegarde (copie de sécurité) de la version 3 (PC) de coolpaie (obsolète).

Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par”.CSOC ?

fichier base de données de la version 4 (PC/MAC) de coolpaie. Contenant l’ensemble des données de la paye (paramètres, payes, cotisations etc…). C’est le nom de ce fichier (sans l’extension) qui apparait dans votre liste de base de données à l’ouverture de coolpaie.

Qu’est ce qu’un fichier “se terminant par”.IPSOC ?

fichier base de données de la version 3 (PC) de coolpaie (obsolète). Contenant l’ensemble des données de la paye (paramètres, payes, cotisations etc…). C’est le nom de ce fichier (sans l’extension) qui apparait dans votre liste de base de données à l’ouverture de coolpaie.

Créer et restaurer une copie de sécurité (sauvegarde)

CREER UNE SAUVEGARDE

Créer une sauvegarde (copie de sécurité) consiste à enregistrer l’ensemble des données de votre base de données dans un fichier de sauvegarde. Ce fichier de sauvegarde vous permettra de restaurer l’état de votre base de données au moment de la sauvegarde en cas de problème.

A noter que la sauvegarde est une copie figée de votre base de données correspondant à l’état de votre base de données au moment de création de la sauvegarde. Les sauvegardes contiennent exclusivement l’ensemble des données de votre base de données au moment où vous créez la sauvegarde.

Pour faire une copie de sécurité de vos données :

1- Rendez vous dans “FICHIER / SAUVEGARDE-RESTAURATION”

2- La liste des sauvegardes s’ouvre.
Entrez un nom pour la nouvelle sauvegarde

4- Cliquez sur le bouton “SAUVEGARDER”

5- La nouvelle sauvegarde apparaît dans la liste des sauvegardes, vos données sont copiées

Pour voir cette procédure, vous pouvez consultez la vidéo suivante : https://coolpaie.fr/question/creer-et-restaurer-une-copie-de-securite-sauvegarde/

RESTAURER UNE SAUVEGARDE

Restaurer une sauvegarde (copie de sécurité) consiste à créer une base de données contenant exclusivement l’ensemble des données contenues dans la sauvegarde.

Une restauration de sauvegarde est une manipulation à faire avec beaucoup de prudence. En effet cette manipulation remplace l’ensemble de vos données par celles contenues dans la sauvegarde choisie.

Voici la procédure de restauration de sauvegarde (copie de sécurité) :

Depuis une base de données existante ou en créant une nouvelle base de données (dans le cas où vous n’avez pas de base de données ou que votre base de données est en anomalie).
Attention : lors de la création d’une nouvelle base de données, le nom de l’ancienne base est automatiquement repris; vous devez vider ce champ pour pouvoir donner un nom à la nouvelle base de données (même si vous reprenez l’ancien nom)

1- Rendez vous dans “FICHIER / SAUVEGARDE-RESTAURATION”

2- La liste des sauvegardes s’ouvre.

Le fichier de sauvegarde que vous souhaitez restaurer doit se trouver dans le dossier sauvegarde prévu à cet effet et stocké par défaut :

sur Mac : application / coolpaie / sauvegardes

sur Windows :  C / documents / coolpaie / sauvegardes

3- Sélectionnez la sauvegarde (copie de sécurité) que vous souhaitez restaurer

4- Cliquez sur le bouton “RESTAURER” et choisissez ensuite “complète” pour récupérer toutes les données contenues dans cette sauvegarde ou “partielle” en indiquant les données que vous souhaitez récupérer

5- coolpaie vous indique la date de la sauvegarde et vous devez indiquez “RESTAURER” dans le champ prévu à cet effet pour restaurer votre sauvegarde

Pour voir cette procédure, vous pouvez consulter la vidéo suivante : https://coolpaie.fr/question/creer-et-restaurer-une-copie-de-securite-sauvegarde/
(la procédure de restauration est en seconde partie de vidéo)

Qu’est ce qu’une base de données ?

Une base de données est un objet dans lequel est stocké un ensemble de données (texte, nombre, date etc…). Il peut soit s’agir d’un simple fichier local dans un ordinateur ou d’un objet plus complexe dans le cas de bases de données réseau.
Sur coolpaie votre base de données est un fichier local, elle se trouve sur votre ordinateur.
Une base de données est un objet synchrone c’est à dire qu’elle enregistre les ajouts et modifications que vous faites au moment où vous validez ces ajouts et modifications dans le logiciel.

Impossible d’éditer les AEM et CE, une fenêtre apparait puis disparait instantanément

  • coolpaie permet d’éditer les PDF, AEM et CE, de deux façons, soit via Adobe Reader, soit via le système PDF interne de coolpaie.
    Le choix se fait dans les options de coolpaie dans l’onglet Option2
  • sur MAC / PC
    Si vous choisissez d’utiliser le système PDF (conseillé) interne de coolpaie vous n’avez rien à installer.
    Si vous choisissez d’utiliser Adobe Reader (non conseillé) vous pouvez installer Adobe Reader via le lien suivant http://get.adobe.com/fr/reader/

Comment contacter coolpaie

– Comment contacter coolpaie

  • Vous pouvez utiliser le système de support par ticket : http://www.coolpaie.fr/support-ticket
  • Nous répondons le plus souvent très rapidement, si vous n’avez pas de réponse dans la journée n’hésitez pas à renvoyer une demande sur le même ticket.
  • Essayez d’être le plus précis dans vos demandes.
  • N’écrivez pas quelque chose du genre “Mon logiciel ne marche pas.” sans plus de précisions. Cela ne nous permettra pas de vous aider directement et nous obligera a vous demander des précisions. Le temps d’attente pour résoudre votre problème n’en sera que plus long.
  • En ce qui concerne les abonnés T1, T2 et T3 et l’aide à l’utilisation du logiciel :
    nous vous rappelons que ces abonnements sont dit en “autonomie” et ne sont pas assujétis au support ticket dans le cas précis de l’aide à l’utilisation du logiciel. Pour tous les autres cas sélectionnez “Envoyez la demande tout de même” sur le formulaire d’envoi du ticket.

Je ne peux accéder qu’aux deux derniers Exercices dans les listes

vous pouvez modifier la liste de choix des exercices dans coolpaie et indiquer l’exercice de début d’affichage depuis « outils / option / option 2 » pour Windows, sur Mac “préférences / option 2” dans le champ “liste des exercices”

Une fenêtre de coolpaie ne s’ouvre plus ou les fenêtres ne s’affichent pas complètement. Comment faire ?

Il arrive parfois que les fenêtres s’affichent en dehors de la zone de votre bureau.
Pour faire revenir les fenêtres dans la zone du bureau il suffit d’aller dans le menu Fenêtre/Cascades.

Toutes les fenêtres ouvertes seront alors rapatriées en cascade sur la zone du bureau.

Un de mes salariés a une profession qui n’apparaît pas dans la liste des professions, comment faire?

  • Toutes les professions n’apparaissent pas dans la liste de base de coolpaie, elles sont trop nombreuses. Si vous souhaitez ajouter une profession à la liste de base il suffit de l’ajouter via le menu Outils/Ajout de profession.

Voir la rubrique – Comment ajouter une profession ?

Un de mes salariés à disparu de la liste des salariés?

Un de mes salariés à disparu de la liste des salariés?

  • Les salariés inscrits dans votre société peuvent avoir deux statuts, actifs ou non actifs. Lorsqu’un salarié ne travaille plus pour vous, vous pouvez le mettre en non actif et il n’apparaitra plus dans la liste.
  • Pour lister l’ensemble des salariés actifs et non actifs, dans la liste des salariés, il faut cocher la case “inactifs” et ajouter ainsi les salariés inactifs à la liste.

Case Innactifs

  • Si un salarié n’apparait plus dans la liste c’est peut-être que vous l’avez accidentellement passé en non-actif.
  • Dans ce cas affichez toutes les fiches salarié (actif et non-actif) en cochant la case “inactifs” de la liste des salariés puis modifiez la fiche correspondante.

Case Actif

Quel est le numéro de téléphone pour contacter coolpaie ?

Voir FAQ : Comment contacter coolpaie

Pourquoi mon fichier CE EDI n’est pas accepté par les Congés Spectacles ?

Les CE EDI n’existent plus depuis 2017. En effet c’est désormais la DSN qui transmet les information des CE à Audiens.

Pourquoi mon bordereau FNAS est vide alors que je cotise au FNAS ?

– Comme toutes les structures ne cotisent pas au FNAS il faut activer les deux retenues FNAS (FNAS artiste et FNAS technicien) dans la liste des retenues

Pourquoi le nombre de jour ou cachet dans un CE (Certificat d’emploi) ne correspond pas à la période de paye ?

  • Parce que le champ “jour” de votre paye a une valeur supérieure à celle de la période de paye.
  • Cela arrive sur les payes en heures quand le nombre d’heures dépasse le nombre de jours multiplié par 7.
  • Par exemple une paye de 10 heures donne 1,43 jours.
  • Pour régler ce problème vous pouvez:
  1. Faire des payes avec des rubriques journalières (ci, cg, j8, j10 etc…)
  2. Verrouiller le champ “jour” au nombre de jour souhaité. Pour cela éditez votre paye, cliquez sur la flèche devant le champ “jour” et indiquez la valeur souhaitée.

Mon numéro d’objet n’apparaît plus, pourquoi ?

Ce numéro d’objet à peut-être une date de fin d’application trop ancienne et il n’apparait pas dans les choix d’une paye dont la période est supérieure à cette date de fin d’application. Exemple, votre numéro d’objet à une date de fin d’application au 31/12/2010, il n’apparait donc pas au choix pour les payes des exercices 2011 et suivant. La solution est de changer la date de fin d’application de ce numéro d’objet.

  • 1 – Allez dans le menu Outils/Numéro d’objet
    Menu Numéro d'objet
  • 2 – Choisissez l’exercice faisant apparaitre votre numéro d’objet dans la liste des exercices
    Liste Exercice
  • 3 – Choisissez votre numéro d’objet dans la liste des numéros
  • 4 – Déverrouillez
    Bouton de déverrouillage
  • 5 – Changez la date de fin pour une date postérieure à la période de votre paye.
    Période d'affichage
  • 6 – Validez
    Bouton de validation

Le numéro d’objet sera de nouveau actif au choix dans les payes pour les salariés indiqués, jusqu’à la date de fin indiquée.

Mon bordereau FNAS est vide pourtant j’avais déjà activé le FNAS précédemment

  • Lors d’une restauration de sauvegarde les retenues sont remises à leur état par défaut, un message vous indique cela avant toute restauration. (Version Windows).
  • Vous devez donc réactiver les retenues FNAS après une restauration. (Version Windows, version MAC et multiplateformes si vous n’avez pas coché les tables retenues et chiffres clés)
  • Dans la version MAC et multiplateformes vous pouvez choisir de restaurer les retenues et chiffres clés (décochés par défaut) en cochant les cases correspondantes dans la liste des tables à restaurer qui apparaît avant une restauration.
  • Après réactivation des retenues FNAS vous devez recalculer vos payes afin que les retenues apparaissent dans les payes et soient prises en compte dans le bordereau.

J’essaie d’activer une retenue dans la liste des retenues dans les paramètres de la paie mais mon choix n’est jamais sauvegardé.

  • Les modifications de la liste des retenues doivent être validées en cliquant sur le bouton (flèche vers le haut) juste en dessous de la liste.

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Je n’arrive pas à faire la mise à jour de coolpaie

Des payes ont disparu de ma liste des payes. Où sont-elles passées ?

  • Pour être sûr de faire apparaître toutes les payes d’une année entrez une période d’affichage sur l’année complète (du 01/01 au 31/12).
    caption
  • C’est la date de règlement qui décide de l’affichage des payes dans la liste des payes sur une période donnée.
  • La liste des payes fait apparaître l’ensemble des payes dont la date de règlement est comprise entre le début et la fin de la période d’affichage de la liste des payes.
  • Cliquez sur le bouton de rafraîchissement (bouton orange à droit dans la capture d’écran) pour rafraîchir la liste si besoin est.

Entrée ou sortie en cours de mois

ENTREE OU SORTIE EN COURS DE MOIS 

L’embauche ou le départ d’un salarié permanent en cours de mois implique un calcul particulier en paie pour la rémunération du salarié et le plafond de la sécurité sociale. Cette particularité ne s’applique pas aux intermittents.

  • En cas d’embauche ou de départ en cours de mois, la rémunération se calcule en fonction du nombre d’heures réellement travaillées sur le mois et en fonction des heures réelles du mois au cours duquel s’effectue l’entrée ou la sortie du salarié.
  • Le plafond de la sécurité sociale pour un mois incomplet est fonction du nombre de trentième (ou trente et unième si mois à 31 jours). Le décompte est apprécié en jours calendaires.

Pour expliquer ci-après la gestion dans coolpaie de ces particularités, le cas pris en exemple est celui d’un salarié embauché le 8 septembre sur la base d’un temps plein, c’est à dire 151,67 heures mensualisées.
Son temps de travail est réparti du lundi au vendredi à raison de 7 heures par jour.
Salaire : 2100 €.

Procédure dans coolpaie

Dans un premier temps, il convient de créer une rubrique spécifique, à paramétrer selon le ou les cas et à intégrer dans la fiche de paie du salarié pour le mois concerné.
Pour disposer d’une telle rubrique, dupliquez la rubrique de paie mensuelle qui sera ou a été utilisée dans les autres paies du salarié, dans notre exemple “Mois de 35 Heures”

  • depuis “MENU / PARAMETRES DE LA PAIE / onglet RUBRIQUES DE PAIE”  cliquez sur la rubrique “Mois de 35 Heures” et ouvrez l’éditeur de rubrique
  • dupliquez la rubrique “Mois de 35 Heures”

Comme pour toute création de rubrique, vous donnerez à cette nouvelle rubrique un nom (1) et un code (2).

1. Le temps de travail
Il se calcule en fonction du nombre d’heures réellement travaillées sur le mois (à la différence des autres paies, mensualisées sur une base de 151,67 heures et 21,67 jours/mois pour une paie à 35h/semaine).
Dans notre exemple, le salarié a commencé à travailler le 8 septembre, il a donc travaillé 17 jours, soit 119 heures.

Cela induit le paramétrage de la rubrique suivant :

  • Le plafond “mois” (3) issu de la rubrique dupliquée est conservé
  • Le nombre de jours (4) et d’heures (5) de la rubrique doit être modifié en fonction du nombre de jours et d’heures réellement travaillés par le salarié (inclure les jours fériés)

Le nombre de jours de congés (6) pourra être modifié au besoin (voir règles d’acquisition des congés sur sites officiels, code du travail ou convention collective)

https://dl.dropboxusercontent.com/s/ntejiak9omhveg7/2022-10-06_18h48_21.png?dl=0

Au terme de sa création, la rubrique pourra être intégrée en paie.

2. La rémunération

Elle se calcule également en fonction des heures réelles du mois au cours duquel s’effectue l’entrée ou la sortie du salarié.
Dans notre exemple, sachant que le mois de septembre compte en réalité 22 jours travaillés, soit 154 heures, le montant de la rémunération sera de 1622,72€ (2100/154*119)

  • indiquer le montant calculé comme base de rémunération de la rubrique (7)

https://dl.dropboxusercontent.com/s/8nitnkxkcthrcna/2022-10-07_10h23_47.png?dl=0

3. Le plafond de la sécurité sociale

Il est fonction du nombre de trentième pour un mois à 30 jours, de trente et unième pour un mois à 31 jours.
Ce plafond (8) est automatiquement calculé par coolpaie selon la période de paie.

Prime de Partage de la Valeur

LA PRIME DE PARTAGE DE LA VALEUR (PPV) 

La Prime de Partage de la Valeur (PPV) remplace à partir du 1er juillet 2022 la Prime Exceptionnelle de Pouvoir D’Achat (PEPA).

Depuis la version 4.0.0.8.285, coolpaie intègre la possibilité de verser cette PPV, sous la forme d’une rubrique de paie à ajouter dans la paie des salariés bénéficiaires.

Exemple :
https://dl.dropboxusercontent.com/s/k8u268x29jpg6ea/2022-09-22_12h36_59.png?dl=0

ATTENTION : par défaut, cette rubrique dans coolpaie est exonérée de cotisations et d’impôt sur le revenu.
Si la prime concerne un salarié dont la rémunération est égale ou supérieure à 3 fois le SMIC, il convient d’utiliser la rubrique de paie “Prime Partage de la Valeur Imposable” (code ppvi#).

Pour rappel, voici les règles applicables selon le décret du 18 août 2022 :

La PPV peut être versée rétroactivement à partir du 1er juillet 2022, en une ou plusieurs fois, avec un maximum d’un versement par trimestre.

La PPV est assortie d’exonération dans les limites suivantes :

  • un montant maximum de 3 000 euros / an
  • un maximum porté à 6 000 euros dans les cas suivants : signature d’un accord d’intéressement, versement par un organisme d’intérêt général, versement aux travailleurs handicapés relevant d’un ESAT.

Dans la limite de ces montants, la prime est  :

  • pour tous, exonérée de cotisations sociales (1)
  • pour les salariés dont la rémunération est < 3 SMIC, exonérée de CSG/CRDS et d’impôt sur le revenu
  • pour les salariés dont la rémunération est égale ou > 3 SMIC, soumise à CSG/CRDS et impôt sur le revenu

Au-delà de ces montants, la prime n’est assortie d’aucune exonération.

(1) cotisation sociales d’origine légale ou conventionnelle (part salariale et patronale), contribution fomation, taxe d’apprentissage et participation construction

Créer et transmettre les AEM

« L’AEM (Attestation Employeur Mensuelle) permet à l’employeur de déclarer nominativement, chaque mois, les périodes de contrat de travail effectuées par un intermittent au cours de ce mois. C’est donc une attestation d’employeur établie par salarié, par mois et par contrat de travail. » Source : CIRCULAIRE n° 2018-04 du 7 février 2018

C’est la date de règlement de la paie qui définit à quelle période est rattachée une AEM.
L’AEM doit être éditée au cours du mois (mois de référence de l’AEM) où la rémunération est versée pour chaque contrat de travail, même si celui-ci n’est pas terminé à la fin du mois.

Important : L’entrée de Pôle Emploi Spectacle en DSN* à partir d’octobre 2021 (obligatoire à partir de janvier 2022) n’intègre pas les AEMs.

Il convient donc de continuer à fournir l’AEM aux salariés et le fichier EDI AEM à Pôle Emploi.

DEMANDE AGRÉMENT AEM EDI

Pour la première création, vous devez disposer d’un N° d’agrément (demande à faire à Pôle Emploi), voir la FAQ à ce sujet : https://coolpaie.fr/question/agrement-aem-edi/

AEM EDI POLE EMPLOI

Le dépôt des AEM EDI n’est pas automatique, vous devez (malgré l’entrée de Pôle Emploi Spectacle en DSN*) déposer les AEMs en mode EDI sur le site de Pôle Emploi : https://upload-aem.pole-emploi.fr/AEM/jsp/index.jsp

  • Pour créer une AEM dans coolpaie, veuillez suivre la FAQ ci-dessous :

https://coolpaie.fr/question/creation-daem/

AEM SALARIÉ

Elle est à remettre au plus tard le 15 du mois suivant le versement de la rémunération malgré l’entrée de Pôle Emploi Spectacle en DSN*.

  • Pour créer une AEM dans coolpaie, veuillez suivre la FAQ ci-dessous :

https://coolpaie.fr/question/creation-daem/

Si vous rencontrez un problème pour éditer les AEM, prenez le soin de lire cette FAQ :

https://coolpaie.fr/question/impossible-dediter-les-aem-et-ce-une-fenetre-apparait-puis-disparait-instantanement/

  • Pour sauvegarder une copie des AEM sur l’ordinateur :

https://coolpaie.fr/question/comment-sauvegarder-une-copie-pdf-de-mes-payes-aem-ce-dans-mon-ordinateur/

*Depuis la DSN d’octobre il est possible de déclarer et régler les cotisations Pôle Emploi Spectacle en DSN (obligatoire à partir de la DSN de janvier 2022).

Pour pouvoir faire cette déclaration vous devez faire une demande de N° de dossier DSN emploi spectacle par mail à spectacledsn.00310@pole-emploi.fr en indiquant votre N° de siret, votre raison sociale et votre première période d’emploi à déclarer en DSN pour le Pôle Emploi.

Cette demande doit être faite au plus tard le 15 du mois d’activité précédant votre date de passage en DSN. Ce qui signifie, pour la DSN de novembre, la demande est à faire au plus tard le 15 octobre 2021.

A réception du N° de dossier DSN pôle emploi spectacle (par courrier), vous devrez le renseigner dans les paramètres de la société.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/48h4uyqjmncok3x/2022-03-25_12h09_10.png?dl=0

L’outil de contrôle DSN VAL

L’outil de contrôle DSN VAL 

  • DSN VAL

DSN VAL est un outil permettant de tester et contrôler les données contenues dans la DSN et de vérifier que celles-ci sont en adéquation avec le cahier des charges de la DSN en vigueur.

L’outil DSN VAL est intégré à coolpaie (permettant le contrôle de vos données au moment de l’extraction DSN), il est également sur la plateforme Net-Entreprises qui contrôle vos données lors de vos dépôts DSN, enfin il peut être installé sur votre ordinateur pour contrôler vos données en dehors de coolpaie et en amont de votre dépôt DSN sur Net Entreprises.

  • Logiciel coolpaie

Il existe des problèmes aléatoires de fonctionnement de l’outil DSN VAL intégré à coolpaie (brique de contrôle fournie et mise à jour régulièrement par les services de la DSN) rencontrés par certains abonnés.

Si vous êtes concerné, dans coolpaie depuis la version 4.0.0.8.282, il est possible de désactiver l’outil de contrôle DSN VAL avant de déposer le fichier en test ou réel. 

Les données seront alors vérifiées lors du dépôt sur Net-Entreprises.

Voir le point suivant si vous souhaitez contrôler vos données en dehors de coolpaie sans procéder à un dépôt sur Net-Entreprises :

  • Mise en place de l’outil sur votre ordinateur

Vous avez également la possibilité d’installer la brique de contrôle DSN VAL sur votre ordinateur, indépendamment du logiciel coolpaie.

En effet, pour les abonnés sous Windows concernés par les dysfonctionnements DSN VAL, il est possible d’utiliser les briques de contrôle mises à disposition par Net Entreprises :

https://www.net-entreprises.fr/declaration/outils-de-controle-dsn-val/

Voir notice :

https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/1262/kw/BRIQUE%20DE%20CONTROLE  

ou 

https://www.net-entreprises.fr/media/documentation/guide-utilisateur/enregistrer-utiliser-outil-dsn-val.pdf

Nous n’avons pas connaissance d’un outil DSN VAL pour les utilisateurs Mac et les invitons, au besoin, à se tourner vers les services de Net-Entreprises pour savoir quelle solution peut leur être apportée.

Guide FCTU 2022

FCTU ou Fin de Contrat de Travail Unique

“Conformément à l’article R.1234-9 du code du travail, toute fin de contrat de travail, quels qu’en soient le motif et l’origine, doit donner lieu à la remise par l’employeur d’une Attestation Employeur à son salarié et à la transmission des informations à Pôle emploi. 
Cette attestation est obtenue suite à la transmission en DSN d’un signalement FCTU dans les 5 jours suivant la survenance de la fin de contrat de travail.”

Le signalement FCTU remplace le signalement FCT (Fin de contrat de travail) ainsi que les anciennes procédures de transmission de l’attestation employeur à Pôle Emploi pour tous les salariés sortants dans le champ d’application de la DSN.

Principe : le signalement FCTU est le signalement des Fins de Contrat de Travail Unique des salariés sortants, quel que soit le motif de départ, à Pôle Emploi et aux organismes complémentaires pour permettre l’examen des droits du salarié sortant.

Salariés concernés : le signalement  FCTU concerne seulement les permanents, pour les fins de CDD ou de CDI.

Salariés non concernés : le signalement FCTU ne concerne pas les intermittents, les stagiaires et les contrats de travail CDDU-D mensuels (dates de début et de fin de contrat sur le même mois).

La procédure à suivre dans coolpaie est la suivante :

EN PAIE

  • Créez la dernière paie du contrat depuis “MENU / AJOUTER UNE PAIE”, en veillant à bien cocher la case “fin de contrat”
    Validez cette paie
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/441q69uz1um4ng8/2022-02-10_18h35_13.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0

DANS LE CONTRAT

  • Rendez-vous ensuite dans le contrat auquel est liée cette dernière paie, depuis “MENU / LISTE DES CONTRATS”, double cliquez sur le contrat concerné
    Allez dans l’onglet “CONTENU” et déverrouillez le cadenas pour remplir l’ensemble des champs relatifs à la fin de contrat (motif, dates…)
    Validez la fenêtre
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/y59vs0ya17safti/2022-02-10_18h41_49.png?dl=0https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0

EN DSN

  • Créer ensuite un événement DSN depuis le menu “DSN / EVENEMENT DSN”
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/uyfyuews95av7l5/2022-02-11_15h14_05.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    Renseignez les informations requises  (type évènement, mois de fin de contrat, salarié concerné…)
    Puis cliquez sur le bouton “enregistrer l’événement”.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/xc2ys9o2tedoaio/2022-02-11_15h19_19.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    Pour créer un autre événement, cliquer sur le bouton + et faites comme indiqué précédemment pour ajouter le nouvel événement
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/s2lnlokz6flhae5/2022-02-17_12h38_38.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  • L’événement est créé et apparaît dans la liste des événements.
    Sélectionnez l’événement à déclarer puis cliquez sur le bouton “signalement DSN
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/7pequq92m239ycc/2022-02-11_15h21_30.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  • La fenêtre d’extraction de la DSN s’ouvre
    Compléter les champs vides, notamment le champ “signalement” (qui remplit nom et contrat)
    Choisir son type de fichier et cliquer sur le bouton “extraire les données”
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/i88xnfte6dxdklw/2022-02-11_16h56_44.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  • Procéder ensuite comme pour déclarer n’importe quel type de DSN  : corriger les éventuelles incohérences, créer le fichier, déclarer DSN

L’attestation employeur à remettre au salarié sera mise à disposition sur Net-Entreprises suite à la transmission d’un signalement FCTU dans les 5 jours.

Si un événement est connu avec retard, il est indispensable d’envoyer un signalement FCTU dès que possible lors de la prise en compte en paie pour permettre l’ouverture des droits du salarié.

A contratio, en cas de signalement par anticipation, Pôle Emploi rejette tout signalement FCTU transmis plus de 7 jours avant la date réelle de sortie du salarié.
A défaut, vous recevrez un CRM de type rejet et serez tenu de faire un signalement FCTU “annule et remplace”.

Indemnité inflation

Pour faire face aux conséquences de l’inflation sur le pouvoir d’achat, le gouvernement a décidé d’octroyer une « indemnité inflation », c’est-à-dire une aide exceptionnelle d’un montant de 100 € qui sera versée en une seule fois aux personnes remplissant les critères d’éligibilité.

Le décret d’application est paru au JO du dimanche 12 décembre, il en fixe les modalités d’éligibilité et de déclaration (décret 2021-1623 du 11 décembre 2021, JO du 12).

Nous vous recommandons de consulter le site de l’Urssaf qui détaille la mesure : https://www.urssaf.fr/portail/home/actualites/autres-actualites/versement-dune-indemnite-inflati.html

Voir également le site de net-entreprises concernant les modalités déclaratives de cette indemnité en DSN : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2534/kw/inflation

Ainsi que ce questions-réponses du gouvernement : https://boss.gouv.fr/portail/accueil/mesures-exceptionnelles/questions-reponses-versement-de.html

A retenir :

  • Cette indemnité, d’un montant de 100 €, sera versée en une seule fois à chacun des bénéficiaires. Il n’est pas possible de bénéficier de l’aide plusieurs fois.
  • Cette indemnité est totalement exonérée de cotisations et de contributions sociales.
  • Pour les salariés, cette indemnité est versée par l’employeur, qui doit la déclarer en DSN et la déduire des cotisations sociales
  • Cette indemnité peut être versée à partir du mois de décembre 2021. Elle peut donc être déclarée à partir de la DSN de décembre, à déposer au plus tard le 5 ou le 15 janvier 2022. Elle doit être versée au plus tard le 28 février 2022 (et donc déclarée dans la DSN déposée au plus tard le 5 ou le 15 mars 2022).

A noter : il n’est plus possible de déclarer les indemnités inflation après les paies de juin 2022 (le CTP 390 permettant la déclaration des indemnités inflation expire au 30 juin 2022).
Les salariés qui auraient droit à cette indemnité mais ne l’auraient pas reçue à cette date peuvent se rendre sur le site suivant pour faire une demande en ligne : https://www.mesdroitssociaux.gouv.fr/accueil/


Procédure à suivre quand le salarié bénéficiaire est encore sous contrat en décembre, janvier ou février (selon la période de versement de l’indemnité) 

Depuis la version 4.0.0.8.279, coolpaie intègre le versement de cette indemnité inflation, sous la forme d’une rubrique de paie à ajouter dans la paie des salariés bénéficiaires.

La démarche est très simple :

  1. Vérifiez qui de vos salariés sont éligibles à l’indemnité inflation.
  2. Faites la paies de vos salariés de façon tout à fait normale.
  3. Ajoutez ensuite la rubrique “Indemnité inflation” dans la paie des salariés bénéficiaires.
    Cette rubrique est paramétrée dans coolpaie selon la réglementation en vigueur.
  4. Calculez votre paie.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/9e2ov2h2vvers0y/2021-12-07_16h26_57.png?dl=0

L’utilisation de cette rubrique dans la paie des salariés bénéficiaires va permettre de :

  • déclarer en DSN le paiement de cette indemnité au salarié
  • déduire directement le montant de l’indemnité du versement Urssaf employeur

A noter : dans le cas où il existe plusieurs paies sur le mois en cours pour le même salarié, veillez à intégrer l’indemnité inflation sur la première paie. En cas d’anomalie en DSN, testez l’intégration de l’indemnité inflation dans les autres paies.

A noter également : si le montant de l’indemnité inflation est supérieur au montant total des cotisations dues, le reliquat fait l’objet d’un remboursement par l’Urssaf, sauf imputation sur les éventuelles dettes présentes sur le compte cotisant.

Nous pouvons, si vous le souhaitez, vous accompagner concernant cette procédure dans le cadre de l’infogérance : https://coolpaie.fr/infogerance/
Dans le cas où vous souhaitez réaliser cette procédure par vous-même aucun accompagnement ne sera proposé; de même en cas d’erreur dans la déclaration, nous ne pourrons plus intervenir.

Procédure à suivre quand le salarié bénéficiaire n’est plus sous contrat en décembre, janvier ou février (selon la période de versement de l’indemnité) :

Pour les intermittents / salariés qui étaient sous contrat en octobre mais qui ne le sont plus en décembre, janvier ou février (selon le mois de versement de l’indemnité), la paie contenant l’indemnité inflation doit répondre aux modalités spécifiques déclaratives prévues par la DSN.
Rappel : modalités déclaratives en DSN https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2534/kw/inflation

La création de ce type de paie est possible depuis la version de coolpaie 4.0.0.8.281.

La procédure à suivre est la suivante :

  1. Vérifiez qui de vos salariés sont éligibles à l’indemnité inflation
    Pour rappel : les salariés bénéficiaires doivent avoir un contrat en octobre 2021.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  2. Rendez-vous dans “MENU / LISTE DES CONTRATS” et sélectionnez le contrat du salarié bénéficiaire, un contrat d’octobre 2021 donc.https://dl.dropboxusercontent.com/s/4317uvx3igiyyk2/2022-01-25_11h20_17.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  3. Le contrat s’affiche :
    a) déverrouillez la fenêtre
    b) décochez la case “terminé”
    c) cliquez sur “valider”
    Un message va apparaître, ignorez-le en cliquant sur OK
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/y3jzan3knzc1pmo/2022-01-25_11h30_56.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  4. Une fois le contrat à nouveau ouvert, cliquez sur le bouton “créer paie” et sélectionnez “Créez une paie”
    Un message va apparaître, cliquez sur OUI pour créer une nouvelle paie liée au contrat d’octobrehttps://dl.dropboxusercontent.com/s/hi6q7lomz5xa3lh/2022-01-25_16h08_12.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  5. Attention : la nouvelle paie qui va s’ouvrir reprend par défaut et par principe les rubriques de paies définies dans le contrat d’octobre 2021.
    Si des rubriques sont renseignées dans votre nouvelle paie, vous devez dans un premier temps supprimer toutes ces rubriques dans la nouvelle paie.
    Si aucune rubrique n’apparaît, passez à la suite de la procédure.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/tnxqqb5w2z8rsrv/2022-01-26_17h20_49.png?dl=0https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    Ensuite :
    a) renseignez une date sur la période de déclaration, en janvier 2022 dans l’exemple (ne pas tenir compte des messages qui s’affichent, cliquer sur OK)
    L’exercice 2022 doit évidemment avoir été créé au préalable.
    b) ajouter la rubrique “indemnité inflation” d’un montant de 100 euros
    c) valider la paie
    Attention : en aucun cas vous ne devez modifier les dates du contrat d’octobre auquel votre nouvelle paie est rattachée.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/hyiwl9o5wig44q1/2022-01-26_17h16_11.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    Notes :
    – Il n’y a pas besoin dans ce cas de remplir le calendrier AEM
    – Il est normal de ne pas avoir de retenues pour cette paie puisque cette indemnité est éxonérée de cotisations et de contributions sociales

A noter également : si le montant de l’indemnité inflation est supérieur au montant total des cotisations dues, le reliquat fait l’objet d’un remboursement par l’Urssaf, sauf imputation sur les éventuelles dettes présentes sur le compte cotisant.

Le suivi de cette procédure est suffisante.
Cette nouvelle paie sera déclarée en DSN au même titre que les autres, selon les modalités de déclaration prévues en DSN.

Mise à jour juillet 2021 / Mesures de soutien à l’économie (covid 19) : aide au paiement des cotisations

NOUVELLE PROCEDURE DEPUIS LA DSN DE JUILLET 2021

Pour TOUTES les déclarations d’aides (CTP 051 et nouveau CTP 256) et quelle que soit la période d’emploi

Afin de tenir compte de l’impact de l’épidémie de Covid-19 sur l’activité économique, le Gouvernement a mis en œuvre des mesures exceptionnelles pour accompagner les entreprises qui rencontrent des difficultés de trésorerie.

Nous vous recommandons de consulter le site de l’Urssaf qui détaille la mesure, donne des exemples et propose une FAQ : https://mesures-covid19.urssaf.fr/

Nous vous invitons également à lire la dernière fiche de connaissance à ce sujet : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2349

Chronologie de ces mesures :

1. Pour les périodes d’emploi d’avant mai 2021 :

2 – Pour la période d’emploi de mai à novembre 2021 :

  • ELIGIBILITE et PROCEDURE : suivre la procédure ci-dessous

Sur cette période, le taux de l’aide, les conditions d’éligibilité et les modalités de déclaration changent.

NOUVELLE MODALITE DE DECLARATION

“Les employeurs des secteurs S1 et S1 bis dont l’interdiction d’accueil du public a été prolongée sur le mois de juin 2021 bénéficient des mesures d’exonération et d’aide au paiement de 20% jusqu’au dernier jour du mois précédant celui de l’autorisation d’accueil du public.  
Pour les employeurs des secteurs S1 et S1 bis (les employeurs des secteurs S2 ne sont pas éligibles) ne pouvant plus bénéficier de la mesure d’exonération et de l’aide prévue par la LFSS, l’article 9 du projet de loi de finances rectificative (LFR) pour 2021 prévoit une mesure d’aide au paiement de 15 % de la masse salariale portant sur les périodes d’emploi de mai (pour les employeurs ayant été autorisés à accueillir du public dès le 30 mai ou n’ayant pas subi d’interdiction d’accueil du public), juin et juillet 2021. Cette aide au paiement de 15% devra être déclarée au moyen du CTP 256 qui doit être rattaché à chaque période mensuelle concernée par son application.”

  • B – Code CTP à utiliser

L’aide au paiement de 20% se déclare toujours via le CTP 051.
L’aide au paiement de 15% se déclare via le CTP 256.

  • C – Informations générales sur la nouvelle modalité de déclaration.

Attention : les deux aides ne peuvent pas être cumulées
Il est donc impossible de déclarer des montants d’aide à 20% (CTP 051) et d’aide à 15% (CTP 256) pour la même période de rattachement. En revanche il est possible de déclarer des aides différentes sur une même DSN.
Par exemple : il est possible de déclarer une aide de janvier 2021 CTP 051  sur la DSN d’août 2021 en même temps qu’une aide de juin 2021 CTP 256 à déclarer sur la même DSN d’août 2021.

Attention : les modalités de déclaration des aides changent à partir de la DSN de juillet 2021, pour le CTP 051 à 20% ou le CTP 256 à 15%
Les aides au paiement (de 20% et de 15%) sont obligatoirement à déclarer avec un rattachement à la période d’emploi concernée par l’aide, c’est à dire mois par mois (et non plus en une seule fois). Ces nouvelles modalités de déclaration s’appliquent quelle que soit la période d’aide à déclarer, c’est à dire antérieure à juillet ou pas (ex : aide d’avril à déclarer dans la DSN d’août 2021).

  • D – La procédure est une procédure protégée – Pour pouvoir réaliser la procédure ci-dessous dans coolpaie :
  1. Faire une demande de code par support ticket pour pouvoir accéder à cette procédure protégée : https://coolpaie.fr/support-ticket/
  2. La demande de code est à faire le jour où vous souhaitez réaliser la procédure ci-dessous dans le cadre du dépôt de la DSN (donc une fois que toutes les paies ont été réalisées) car le code n’est valable que le jour de son envoi.
  • E – Calculer le montant de l’aide au paiement : 

L’aide au paiement des cotisations sociales est égale à 20% ou à 15% des revenus d’activité. Les indemnités liées à l’activité partielle ayant la nature d’un revenu de remplacement ne sont pas prises en compte. Seuls les revenus d’activité sont pris en compte.  (Source : Urssaf.fr)

Reportez-vous à la colonne “Base brute abat. urssaf” du livre de paie Page A pour récupérer la base de calcul :
depuis le logiciel coolpaie “MENU / ETAT DE LA PAIE”  cliquer sur les boutons “Livre de paie”. Référez-vous au montant indiqué dans la rubrique “BASE BRUTE ABAT. URSSAF”

  • F – Procédure à suivre pour la déclaration d’aide au paiement mensuelle via le CTP 256 ou le CTP 051 : 
  1. Faire l’extraction DSN en fichier réel depuis « DSN / Extraction DSN »
  2. Une fois l’extraction effectuée, se rendre dans l’onglet « CODES DSN »
  3. Déverrouiller la fenêtre et renseigner dans le champ qui apparaît le code du jour fourni via le support ticket
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/kec08qoe7ef0y66/2020-09-09_11h36_03.png?dl=0

    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  4. Sous le bloc versement Urssaf  :
    4.1. Faire un clic droit sur « Bordereau de cotisation due »
    4.2 Choisir « ajouter un groupe de même niveau »
    4.3 Puis choisir « à cette place »
    4.4 Et enfin ajouter depuis la liste déroulante « Groupe S21.G00.22 »https://dl.dropboxusercontent.com/s/6ou6bdxhedld82n/2021-08-30_18h40_44.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  5. Depuis le nouveau bloc créé, renseigner en vous aidant de la liste déroulante l’identifiant de votre organisme Urssaf
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/ryzakbx4cyaf8sx/2020-09-08_10h26_00.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  6. Ajouter les dates de la période souhaitée (début et fin de mois)https://dl.dropboxusercontent.com/s/d0tmon8w6h8ot2x/2021-08-30_18h47_07.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  7.  Le montant de cotisations du bloc créé est à renseigner à 0 (les cotisations ayant déjà été transmises dans la DSN du mois de juin)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/jbnsc2nll7kebdd/2021-09-06_15h59_52.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  8. Sur le bloc S21.G00.22 nouvellement créé :
    8.1 Faire un clic droit
    8.2 Choisir « Ajouter un sous groupe »
    8.3 Puis choisir « Sous groupe S21.G00 .23 »
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/ce5p7aky9sqh67u/2021-08-30_19h00_46.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  9. Renseigner en S21.G00.23.001 le code “256” (CTP permettant de faire la déclaration d’aide au paiement de 15%) ou le code “051” (CTP permettant de faire la déclaration d’aide au paiement de 20%)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/3wqzehngnk6ppwn/2021-09-06_12h10_49.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  10. Indiquer en S21.G00.23.002 le code 920 correspondant à “Autre assiette”.https://dl.dropboxusercontent.com/s/cwmv3tl45ct5y84/2021-08-31_12h32_58.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  11. Indiquer en S21 .G00.23.004 le montant d’aide (en positif) préalablement calculé, dans notre exemple pour le mois de juin 2021https://dl.dropboxusercontent.com/s/fccgpoa9i0eq5jd/2021-08-31_12h39_13.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  12. Supprimer les lignes non utilisées (dans l’ordre, l’une après l’autre, une seule à la fois) en faisant un clic droit après les avoir sélectionnées en bout de ligne (c’est à dire les lignes S21.G00.23.003/005/006)
    Attention : il est impératif de supprimer ces lignes APRES avoir renseigné le montant de l’assiette.
  • G : Renouveler la procédure pour tous les mois pour lesquels vous avez besoin de faire une déclaration d’aide.
  • H : Au terme de cette procédure, vous pourrez au besoin modifier le montant de votre prochain versement Urssaf
    (en cas de règlement par prélèvement SEPA) afin d’en déduire le montant de l’aide.
    La procédure est la suivante :
  1. Sélectionner le versement Urssaf que vous devez modifier en cliquant sur la ligne concernée
  2. Cliquer dans le montant du versement et entrer votre nouvelle valeur (= montant initial  – montant de l’aide)
    A noter que le nouveau montant du versement ne peut en aucun cas être négatif. Il peut en revanche être à 0.
    Dans l’hypothèse où le montant d’aide au versement est supérieur au montant de cotisations dû, l’Urssaf notifiera à l’employeur le montant résiduel d’aide ; l’employeur devra minorer d’autant le paiement de l’échéance déclarative suivante.
    Dans ce cas sachez que la procédure de modification d’un versement ne nécessite pas de code, vous suivrez simplement les indications données dans la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/dois-modifier-montant-de-versement-aupres-dun-organisme-dsn-faire/

https://dl.dropboxusercontent.com/s/ohgdweufgp0ewn5/2020-09-17_11h13_16.png?dl=0

Une fois cette procédure terminée, rendez-vous dans l’onglet extraction puis saisir « ENREGISTRER » dans la fenêtre prévue à cet effet.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/t0230owtu7o65fm/2020-09-08_17h49_33.png?dl=0

Puis créer le fichier, sans relancer d’extraction qui aurait pour effet d’écraser les codes précédemment créés.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/bqveds5pkon19tl/2020-09-08_17h53_37.png?dl=0

Une fois votre DSN créée, vous pouvez vérifiez dans le pdf que le CTP 051 (et/ou le CTP 256) a bien été ajouté dans votre DSN.
Attention, cette ligne n’apparaît pas en cas de DSN néant. Elle n’apparaît pas non plus si le type de règlement en DSN pour l’Urssaf n’a pas été déterminé “prélèvement SEPA”.
De plus, ce dispositif étant réalisé “hors paies”, il ne pourra apparaître sur les différents exports et / ou écritures comptables générés dans coolpaie.
https://dl.dropboxusercontent.com/s/draxfdvo0gg0tw4/2020-10-02_15h59_16.png?dl=0

Vous pouvez ensuite déposer votre DSN selon la procédure habituelle.

Nous pouvons, si vous le souhaitez, vous accompagner à l’ajout du bloc 23 permettant la déclaration du CTP d’aide au paiement des cotisations dans le cadre de l’infogérance : https://coolpaie.fr/infogerance/
Dans le cas où vous souhaitez réaliser cette procédure par vous-même aucun accompagnement ne sera proposé; de même en cas d’erreur dans la déclaration, nous ne pourrons plus intervenir.
En cas de doute sur le calcul du montant de l’aide et / ou interrogations sur l’application financière de cette aide, nous vous invitons à contacter votre centre Urssaf.

Mesures de soutien à l’économie (covid 19) : aide au paiement des cotisations

PROCEDURE OBSOLETE DEPUIS LA DSN DE JUILLET 2021
Lien vers la nouvelle procédure : https://coolpaie.fr/question/mise-a-jour-juillet-2021-mesures-de-soutien-a-leconomie-covid-19-aide-au-paiement-des-cotisations/

Afin de tenir compte de l’impact de l’épidémie de Covid-19 sur l’activité économique, le Gouvernement a mis en œuvre des mesures exceptionnelles pour accompagner les entreprises qui rencontrent des difficultés de trésorerie.

Nous vous recommandons de consulter le site de l’Urssaf qui détaille la mesure, donne des exemples et propose une FAQ : https://mesures-covid19.urssaf.fr/

1 – Mise à jour de juillet 2021 :

“Les employeurs des secteurs S1 et S1 bis dont l’interdiction d’accueil du public a été prolongée sur le mois de juin 2021 bénéficient des mesures d’exonération et d’aide au paiement de 20% jusqu’au dernier jour du mois précédant celui de l’autorisation d’accueil du public.  
Pour les employeurs des secteurs S1 et S1 bis (les employeurs des secteurs S2 ne sont pas éligibles) ne pouvant plus bénéficier de la mesure d’exonération et de l’aide prévue par la LFSS, l’article 9 du projet de loi de finances rectificative (LFR) pour 2021, en cours d’examen au Parlement, prévoit une mesure d’aide au paiement de 15 % de la masse salariale portant sur les périodes d’emploi de mai (pour les employeurs ayant été autorisés à accueillir du public dès le 30 mai ou n’ayant pas subi d’interdiction d’accueil du public), juin et juillet 2021. Cette aide au paiement de 15% devra être déclarée au moyen du CTP 256 qui doit être rattaché à chaque période mensuelle concernée par son application.”
Les conditions et les modalités d’application de cette nouvelle aide au paiement seront diffusées prochainement par Net Entreprises.

2 – Pour la période d’emploi comprise entre le 1er septembre et le 30 novembre 2020 (parution JO du 17 décembre 2020)
Mise à jour : par le Décret n° 2021-75 du 27 janvier 2021 la période est prolongée jusqu’au 31 décembre. Pour les employeurs pour lesquels l’interdiction d’accueil du public aurait été prolongée au-delà de cette date, la période est prolongée jusqu’au dernier jour du mois précédant celui de l’autorisation d’accueil du public.

  • Vérifier que vous êtes éligible à l’aide au paiement
    Les conditions d’éligibilité ont été modifiées par rapport à la première période d’aide au paiement, en fonction du territoire, zone de couvre-feu, mesures d’interdiction d’accueil du public et baisse du chiffre d’affaire (voir tableau dans la fiche de connaissance ci dessous).
    Voir fiche connaissance à ce sujet : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2349 ATTENTION concernant cette nouvelle période d’aide au paiement l’éligibilité concernant un mois d’aide au paiement M doit se vérifier sur le mois M+1.
    Donc :
    – concernant l’aide au paiement du mois de Septembre vous devez vérifier votre éligibilité sur Octobre.
    – concernant l’aide au paiement du mois de Octobre vous devez vérifier votre éligibilité sur Novembre.
    – concernant l’aide au paiement du mois de Novembre vous devez vérifier votre éligibilité sur Décembre.
  • Calculer le montant d’aide au paiement à déclarer (Voir ci dessous “Calcul de l’aide au paiement”)
  • Faire une demande de code par support ticket pour pouvoir accéder à cette procédure protégée : https://coolpaie.fr/support-ticket/
    La demande de code est à faire le jour où vous souhaitez réaliser la procédure ci-dessous dans le cadre du dépôt de la DSN (donc une fois que toutes les paies ont été réalisées) car le code n’est valable que le jour de son envoi.
  • Mois de DSN de déclaration
    Il est recommandé de déclarer cette aide au paiement au plus tard à l’échéances de la DSN de février, c’est à dire dans les DSN exigibles au 5 ou 15 mars 2021.

3 – Pour la période d’emploi comprise entre le 1er février et le 31 mai 2020 :

ATTENTION La demande d’aide au paiement des cotisations est à déclarer en une seule fois à partir de la DSN de juillet 2020.
Un communiqué de presse du Ministère de l’économie, daté du 14 octobre 2020, indique que pour pouvoir bénéficier de cette mesure, les employeurs ont désormais jusqu’au 30 novembre 2020 pour déclarer les aides au paiement.

Avant de suivre la procédure permettant de déclarer cette aide, vous devez au  préalable :

  • Vérifier que vous êtes éligible aux mesures d’aide au paiement des cotisations. Voir fiche connaissance à ce sujet : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2349
  • Calculer le montant d’aide au paiement à déclarer (Voir ci dessous “Calcul de l’aide au paiement”)
  • Faire une demande de code par support ticket pour pouvoir accéder à cette procédure protégée : https://coolpaie.fr/support-ticket/
    La demande de code est à faire le jour où vous souhaitez réaliser la procédure ci-dessous dans le cadre du dépôt de la DSN (donc une fois que toutes les paies ont été réalisées) car le code n’est valable que le jour de son envoi.


Calcul de l’aide au paiement :

« L’aide au paiement des cotisations sociales sera égale à 20% des revenus d’activité versées pendant la période sur laquelle s’applique l’exonération des cotisations patronales, soit trois ou quatre mois selon les secteurs. Les indemnités liées à l’activité partielle ayant la nature d’un revenu de remplacement ne sont pas prises en compte. Seuls les revenus d’activité sont pris en compte » Source : Urssaf.fr

Reportez-vous à la colonne “Base brute abat. urssaf” du livre de paie Page A pour récupérer la base de calcul :
depuis le logiciel coolpaie “MENU / ETAT DE LA PAIE”  cliquer sur les boutons “Livre de paie”. Référez-vous au montant indiqué dans la rubrique “BASE BRUTE ABAT. URSSAF”

Procédure à suivre : 

  1. Faire l’extraction DSN en fichier réel depuis « DSN / Extraction DSN »
  2. Une fois l’extraction effectuée, se rendre dans l’onglet « CODES DSN »
  3. Déverrouiller la fenêtre et renseigner dans le champ qui apparaît le code du jour fourni via le support ticket
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/kec08qoe7ef0y66/2020-09-09_11h36_03.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  4. Sous le bloc versement Urssaf  :
    4.1. Faire un clic droit sur « Bordereau de cotisation due »
    Attention : assurez-vous de bien cliquer sur le bordereau de la période en cours (juillet si DSN de juillet)
    (si par exemple vous avez ajouté un groupe S21.G00.22 pour renseigner une exonération de charges patronales, par exemple sur la période de février, ce n’est pas là qu’il convient d’ajouter le nouveau CTP 051 permettant de déclarer l’aide au paiement des cotisations)
    4.2 Choisir « ajouter un sous groupe »
    4.3 Puis choisir « Sous groupe S21.G00 .23 »
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/qs7tf2cmnhlx1mc/2020-09-11_16h50_23.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  5. Renseigner en S21.G00.23.001 le code « 051 » (CTP permettant de déclarer le montant d’aide au paiement)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/988vyipbp5oxj5b/2020-09-11_17h07_38.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  6. Indiquer en S21.G00.23.002 le code 920 correspondant à “Autre assiette”.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/i0ad2kg3sux8uq5/2020-09-11_17h18_35.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  7. Indiquer en S21 .G00.23.004 le montant d’aide (d) préalablement calculé au titre des périodes de Février à Avril 2020 (cas 1°) ou de Février à Mai 2020 (cas 2°), voir fiche connaissance (c)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/5ktecy0a0s14p4t/2021-09-16_15h51_27.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  8. Supprimer les lignes non utilisées (l’une après l’autre, une seule à la fois) en faisant un clic droit après les avoir sélectionnées (c’est à dire les lignes S21.G00.23.003/005/006)
    Attention : il est impératif de supprimer ces lignes APRES avoir renseigné le montant de l’assiette.

Si vous êtes éligible à l’exonération des cotisations patronales, vous devez avoir suivi la procédure indiquée dans la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/mesures-de-soutien-a-leconomie-covid-19-exoneration-dune-partie-des-cotisations-patronales/

Au terme de cette procédure, vous pourrez au besoin modifier le montant de votre prochain versement Urssaf (en cas de règlement par prélèvement SEPA) afin d’en déduire le montant de l’aide. La procédure est la suivante :

  1. Sélectionner le versement Urssaf que vous devez modifier en cliquant sur la ligne concernée
  2. Cliquer dans le montant du versement et entrer votre nouvelle valeur (= montant initial  – montant de l’aide)
    A noter que le nouveau montant du versement ne peut en aucun cas être négatif. Il peut en revanche être à 0.
    Dans l’hypothèse où le montant d’aide au versement est supérieur au montant de cotisations dû, l’Urssaf notifiera à l’employeur le montant résiduel d’aide ; l’employeur devra minorer d’autant le paiement de l’échéance déclarative suivante.
    Dans ce cas sachez que la procédure de modification d’un versement ne nécessite pas de code, vous suivrez simplement les indications données dans la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/dois-modifier-montant-de-versement-aupres-dun-organisme-dsn-faire/

https://dl.dropboxusercontent.com/s/ohgdweufgp0ewn5/2020-09-17_11h13_16.png?dl=0

Une fois cette procédure terminée, rendez-vous dans l’onglet extraction puis saisir « ENREGISTRER » dans la fenêtre prévue à cet effet.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/t0230owtu7o65fm/2020-09-08_17h49_33.png?dl=0

Puis créer le fichier, sans relancer d’extraction qui aurait pour effet d’écraser les codes précédemment créés.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/bqveds5pkon19tl/2020-09-08_17h53_37.png?dl=0

Une fois votre DSN créée, vous pouvez vérifiez dans le pdf que le CTP 051 a bien été ajouté dans votre DSN.
Attention, cette ligne n’apparaît pas en cas de DSN néant. Elle n’apparaît pas non plus si le type de règlement en DSN pour l’Urssaf n’a pas été déterminé “prélèvement SEPA”.
De plus, ce dispositif étant réalisé “hors paies”, il ne pourra apparaître sur les différents exports et / ou écritures comptables générés dans coolpaie.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/draxfdvo0gg0tw4/2020-10-02_15h59_16.png?dl=0

Vous pouvez ensuite déposer votre DSN selon la procédure habituelle.

Vous pouvez retrouver l’ensemble de cette procédure dans la vidéo suivante :

Nous pouvons, si vous le souhaitez, vous accompagner à l’ajout du bloc 23 permettant la déclaration du CTP d’aide au paiement des cotisations dans le cadre de l’infogérance : https://coolpaie.fr/infogerance/
Dans le cas où vous souhaitez réaliser cette procédure par vous-même aucun accompagnement ne sera proposé; de même en cas d’erreur dans la déclaration, nous ne pourrons plus intervenir.
En cas de doute sur le calcul du montant de l’aide et / ou interrogations sur l’application financière de cette aide, nous vous invitons à contacter votre centre Urssaf.

Mesures de soutien à l’économie (covid 19) : exonération d’une partie des cotisations patronales

Afin de tenir compte de l’impact de l’épidémie de Covid-19 sur l’activité économique, le Gouvernement a mis en œuvre des mesures exceptionnelles pour accompagner les entreprises qui rencontrent des difficultés de trésorerie.
Ces mesures concernent les entreprises de moins de 250 salariés des secteurs particulièrement touchés et des entreprises de moins de 10 salariés accueillant du public et qui ont fait l’objet d’une fermeture administrative.

Nous vous recommandons vivement de consulter le site de l’Urssaf qui détaille la mesure, donne des exemples et propose une FAQ : https://mesures-covid19.urssaf.fr/


ATTENTION Avant de suivre la procédure (ci-dessous) permettant de déclarer cette exonération (a), vous devez au  préalable :

1. Pour la période d’emploi comprise entre le 1er septembre et le 30 novembre 2020  (parution JO du 17 décembre 2020)
Mise à jour :
par le Décret n° 2021-75 du 27 janvier 2021 la période est prolongée jusqu’au 31 décembre. Pour les employeurs pour lesquels l’interdiction d’accueil du public aurait été prolongée au-delà de cette date, la période est prolongée jusqu’au dernier jour du mois précédant celui de l’autorisation d’accueil du public.

  • Vérifier que vous êtes éligible à l’exonération
    Les conditions d’éligibilité ont été modifiées par rapport à la première période d’exonération, en fonction du territoire, zone de couvre-feu, mesures d’interdiction d’accueil du public et baisse du chiffre d’affaire (voir tableau dans la fiche de connaissance ci dessous).
    Voir fiche connaissance à ce sujet : https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2348/kw/2348ATTENTION concernant cette nouvelle période d’exonération l’éligibilité concernant un mois d’exonération M doit se vérifier sur le mois M+1.Donc :
    – concernant l’exonération du mois de Septembre vous devez vérifier votre éligibilité sur Octobre.
    – concernant l’exonération du mois de Octobre vous devez vérifier votre éligibilité sur Novembre.
    – concernant l’exonération du mois de Novembre vous devez vérifier votre éligibilité sur Décembre.

  • Avoir régularisé toutes les situations d’activité partielle de la période si l’entreprise a eu recours au dispositif
  • Récupérer le montant mensuel d’exonération dans les Etats de la paie de coolpaie en sélectionnant le mois d’exonération et en cliquant sur le bouton “Covid 19 exo Urssaf”
    Voir cette FAQ : https://coolpaie.fr/question/calcul-de-lexoneration/
  • Faire une demande de code par support ticket pour pouvoir accéder à cette procédure protégée : https://coolpaie.fr/support-ticket/
    La demande de code est à faire le jour où vous souhaitez réaliser la procédure ci-dessous dans le cadre du dépôt de la DSN (donc une fois que toutes les paies ont été réalisées) car le code n’est valable que le jour de son envoi.
  • Mois de DSN de déclaration
    Il est recommandé de déclarer cette exonération de cotisations patronales (période d’emploi comprise entre le 1er septembre et le 30 novembre 2020) au plus tard à l’échéance de la DSN de février, c’est à dire dans les DSN exigibles au 5 ou 15 mars 2021.
    Le cahier des charges de la DSN n’admet pas pour la période courante un montant de cotisation négatif, cela implique qu’il n’est pas possible de déclarer l’exonération d’un mois M sur la DSN du même mois M. Ex : l’exonération de novembre 2020 ne peut être déclarée sur la DSN de novembre 2020, elle pourra l’être sur la DSN de décembre 2020. 

2- Pour la période d’emploi comprise entre le 1er février et le 31 mai 2020 :

  • Vérifier que vous êtes éligible à l’exonération. Voir fiche connaissance à ce sujet : https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2348/kw/2348
  • Avoir régularisé toutes les situations d’activité partielle de la période si l’entreprise a eu recours au dispositif
  • Récupérer le montant mensuel d’exonération dans les Etats de la paie de coolpaie en sélectionnant le mois d’exonération et en cliquant sur le bouton “Covid 19 exo Urssaf”
    Voir cette FAQ : https://coolpaie.fr/question/calcul-de-lexoneration/
    Mise à jour du 14 octobre 2020 : un communiqué de presse du Ministère de l’économie, daté du 14 octobre 2020, indique que pour pouvoir bénéficier de la mesure d’exonération, les employeurs ont désormais jusqu’au 30 novembre 2020 pour déclarer les exonérations.
  • Faire une demande de code par support ticket pour pouvoir accéder à cette procédure protégée : https://coolpaie.fr/support-ticket/
    La demande de code est à faire le jour où vous souhaitez réaliser la procédure ci-dessous dans le cadre du dépôt de la DSN (donc une fois que toutes les paies ont été réalisées) car le code n’est valable que le jour de son envoi.

NOTA BENE : le Pôle Emploi Spectacle n’est pas déclaré en DSN; en ce qui concerne les cotisations d’assurance chômage pour les intermittents, qui entrent dans ce dispositif d’exonération, voici les informations reçues par mail  de la part du Pôle Emploi Spectacle quant aux modalités de sa mise en place :

le 7 octobre 2020 (obsolète) : ” Nous vous apportons ci-après les éléments relatifs à la gestion de l’exonération des cotisations patronales prévue à l’article 65 de la loi de finances rectificative pour 2020. Pour les contributions à l’Assurance Chômage recouvrées par le Centre de Recouvrement Cinéma Spectacle, opérationnellement, les employeurs pourront déclarer le montant de l’exonération à partir de la déclaration de régularisation annuelle et donc au plus tard le 31 janvier 2021. Le montant de l’exonération devra être indiqué dans la zone réduction générale et une communication précisant cette modalité déclarative sera effectuée sur le site net-entreprises ainsi que sur le site de dépôt EDI. Entre temps, à l’initiative de l’employeur, les montants exonérés pourront être imputés sur les périodes postérieures aux périodes exonérées, étant précisé que seule la part patronale de droit commun limitée au taux de 4,05 peut faire l’objet de l’exonération. Pour les employeurs dits « occasionnels », non soumis à l’obligation de régularisation annuelle, ces derniers peuvent solliciter directement le centre de recouvrement afin qu’un crédit soit possiblement notifié. Par ailleurs, nous vous précisons que l’aide au paiement des cotisations et contributions, prévue au point II de l’article 65 de la loi de finance rectificative, n’est pas applicable aux cotisations et contributions versées à Pôle emploi. Restant à votre disposition.”

le 18 novembre 2020 (mise à jour) : “Un contre temps technique ne permet plus à notre système d’information de gérer cette modalité déclarative à partir de la déclaration de régularisation annuelle. Par conséquent, il faudra compléter les éléments de la déclaration de régularisation annuelle sans tenir compte des montants des parts patronales exonérés, cette déclaration sera remplie comme auparavant.
Pour la régularisation des comptes, nous allons adresser un courrier aux employeurs en leur demandant de nous indiquer les montants exonérés pour chaque mois concernés”

Vous pouvez obtenir le calcul des exonérations pour l’Urssaf et Pôle Emploi par mois dans coolpaie depuis « MENU / ETAT DE LA PAIE », voir FAQ : https://coolpaie.fr/question/calcul-de-lexoneration/
ATTENTION la réduction ne peut s’imputer sur les cotisations dues au titre des accidents du travail et des maladies professionnelles que dans la limite de 0,69 % de la rémunération depuis le 1er janvier 2020.


Procédure à suivre : 

  1. Faire l’extraction DSN en fichier réel depuis « DSN / Extraction DSN »
  2. Une fois l’extraction effectuée, se rendre dans l’onglet « CODES DSN »
  3. Déverrouiller la fenêtre et renseigner dans le champ qui apparaît le code du jour fourni via le support ticket
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/kec08qoe7ef0y66/2020-09-09_11h36_03.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  4. Sous le bloc versement Urssaf  :
    4.1. Faire un clic droit sur « Bordereau de cotisation due »
    4.2 Choisir « ajouter un groupe de même niveau »
    4.3 Puis choisir « à cette place »
    4.4 Et enfin ajouter depuis la liste déroulante « Groupe S21.G00.22 »
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/4rqecks5n7vtd7j/2020-09-08_17h09_04.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  5. Depuis le nouveau bloc créé, renseigner en vous aidant de la liste déroulante l’identifiant de votre organisme Urssaf
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/ryzakbx4cyaf8sx/2020-09-08_10h26_00.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  6. Ajouter les dates de la période souhaitée (début et fin de mois)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/gl747unra963pvq/2020-09-08_10h00_26.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  7. Renseigner en négatif le montant total de l’exonération calculée préalablement (b) pour la période renseignée
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/mzq54w6o0q9n9v7/2020-09-08_10h13_26.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  8. Sur le bloc S21.G00.22 nouvellement créé :
    8.1 Faire un clic droit
    8.2 Choisir « Ajouter un sous groupe »
    8.3 Puis choisir « Sous groupe S21.G00 .23 »
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/w1y433w6wixcho8/2020-09-08_17h31_24.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  9. Renseigner en S21.G00.23.001 le code « 667 » (CTP permettant de faire la déclaration d’exonération)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/abogbij6flr6hp1/2020-09-08_11h24_16.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  10. Indiquer en S21.G00.23.002 le code 921 (correspondant à une assiette plafonnée)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/cb6o8wsdyscd1cz/2020-09-08_11h16_13.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  11. Remettre en S21 .G00.23.005 le même montant que celui indiqué en bloc 22 sans sigle négatif car le CTP 667 est un CTP déjà négatifhttps://dl.dropboxusercontent.com/s/w9riruh7jc2zudo/2020-09-08_11h34_16.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  12. Supprimer les lignes non utilisées (l’une après l’autre, une seule à la fois et dans l’ordre) en faisant un clic droit après les avoir sélectionnées (c’est à dire les lignes S21.G00.23.003/004/006), cliquer sur la fin de ligne, au niveau du code
    Attention : il est impératif de supprimer ces lignes APRES avoir renseigné le montant de cotisation.

Recommencer cette procédure à partir du point 4 pour chaque mois pour lequel vous avez besoin de déclarer une exonération, dans la limite de ce qui est prévu par les textes (a).

Si par ailleurs vous êtes éligible aux mesures d’aide au paiement des cotisations, il convient d’ajouter un autre CTP (051) via un bloc S21.G00.23. Référez vous à la FAQ suivante, sans tenir compte des 3 premières étapes déjà réalisées lors de la procédure ci-dessus : https://coolpaie.fr/question/mesures-de-soutien-a-leconomie-covid-19-aide-au-paiement-des-cotisations/

Au terme de cette procédure, vous pourrez au besoin modifier le montant de votre prochain versement Urssaf (en cas de règlement par prélèvement SEPA) afin d’en déduire le montant de l’exonération. La procédure est la suivante :

  1. Sélectionner le versement Urssaf que vous devez modifier en cliquant sur la ligne concernée
  2. Cliquer dans le montant du versement et entrer votre nouvelle valeur (= montant initial  – montant de l’éxonération)
    A noter que le nouveau montant du versement ne peut en aucun cas être négatif. Il peut en revanche être à 0.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/ohgdweufgp0ewn5/2020-09-17_11h13_16.png?dl=0

Note : si vous avez un solde à purger sur une prochaine DSN, la procédure de modification d’un versement ne nécessite pas de code, vous suivrez simplement les indications données dans la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/dois-modifier-montant-de-versement-aupres-dun-organisme-dsn-faire/

Une fois tous les blocs nécessaires ajoutés, rendez-vous dans l’onglet extraction puis saisir « ENREGISTRER » dans la fenêtre prévue à cet effet.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/t0230owtu7o65fm/2020-09-08_17h49_33.png?dl=0

Puis créer le fichier, sans relancer d’extraction qui aurait pour effet d’écraser les codes précédemment créés.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/bqveds5pkon19tl/2020-09-08_17h53_37.png?dl=0

Une fois votre DSN créée, vous pouvez vérifiez dans le pdf que le CTP 667 a bien été ajouté dans votre DSN.
Attention, cette ligne n’apparaît pas en cas de DSN néant. Elle n’apparaît pas non plus si le type de règlement en DSN pour l’Urssaf n’a pas été déterminé “prélèvement SEPA”.
De plus, ce dispositif étant réalisé “hors paies”, il ne pourra apparaître sur les différents exports et / ou écritures comptables générés dans coolpaie.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/2lck8f1ehyrfym7/2020-09-17_11h17_47.png?dl=0

Vous pouvez ensuite déposer votre DSN selon la procédure habituelle.

Vous pouvez retrouver l’ensemble de cette procédure dans la vidéo suivante :

Nous pouvons, si vous le souhaitez, vous accompagner à l’ajout des blocs 22 et 23 permettant la déclaration du CTP d’exonération dans le cadre de l’infogérance : https://coolpaie.fr/infogerance/
Dans le cas où vous souhaitez réaliser cette procédure par vous-même aucun accompagnement ne sera proposé, de même en cas d’erreur dans la déclaration, nous ne pourrons plus intervenir.
En cas de doute sur le calcul de l’exonération et / ou interrogations sur l’application financière de cette exonération, nous vous invitons à contacter votre centre Urssaf.

A propos de la cotisation CASC SVP

“Le CASC-SVP (Comité d’Action Sociale et Culturelle du Spectacle Vivant Privé) collecte une cotisation annuelle auprès des entreprises qui relèvent de la convention collective nationale du Spectacle Vivant Privé, applicable au 1er juillet 2013, et qui n’ont pas de comité d’entreprise propre. Cette cotisation permettra de financer des œuvres sociales et culturelles dans cette branche.”

Source : https://www.fnas.net/img/AUDIENS-FAQ_connexion.pdf

Le recouvrement de cette cotisation par Audiens a débuté (avec un certain retard) en octobre 2019 (cotisation due alors sur l’exercice 2018).

La cotisation concerne :

– toutes les entreprises de la branche du spectacle vivant privé, hors entreprises disposant d’un CSE (Comité Social et Économique)

– tous les salariés (permanents et intermittents du spectacle, quelle que soit la nature du contrat de travail)

La base de calcul est la même que celle utilisée pour la retraite complémentaire Arrco, dans la limite de la T1. Le taux de cotisation est de 0,25%. La contribution à ces activités est fixée sans que ce montant puisse être inférieur à 50 € par an et par entreprise.

PROCEDURE POUR FAIRE SA DECLARATION : 

La déclaration est à faire sur votre espace Agepro (https://servicespro.audiens.org).

La déclaration comprend :

  • La T1 de la masse salariale de l’année écoulée, à partir de laquelle est calculée la cotisation due.
  • La liste nominative des salariés pour l’année écoulée.

Afin de pouvoir récupérer ces données via le logiciel coolpaie, une nouvelle retenue a été créée fin 2019 afin d’être intégrée aux bulletins de paie à partir de 2020 (pour les structures concernées).

Pour que cette retenue soit prise en compte, elle doit être activée (elle est inactivée par défaut dans coolpaie, tout le monde n’étant pas concerné).
Pour savoir comment activer une retenue, voir la vidéo suivante : https://coolpaie.fr/question/activer-une-retenue-desactivee/

Attention : il n’est plus possible d’intégrer cette cotisation sur les périodes de paies clôturées.

  • Si vous avez activé cette retenue dans vos paies, vous pouvez retrouver le décompte et la liste d’appel nominatif depuis “MENU / ETATS DE LA PAIE”, choisir ensuite la période concernée et cliquer sur l’icône Audiens CASC SVP
  • Si vous n’avez pas activé cette retenue dans vos paies, le décompte et la liste d’appel nominatif ne peuvent pas être générés par coolpaie.
    Pour permettre le calcul de cette cotisation sur l’exercice de l’année en cours, retrouvez le montant de la tranche T1/TA depuis “menu / état de la paie / livre de paie par salarié / page B”.
    Ensuite, retrouver les modalités de déclaration disponibles sur votre espace servicespro : https://servicespro.audiens.org/agepro/login/Login.html

Comment supprimer mon activation / désactiver coolpaie (en cas de changement d’ordinateur ou de problème d’activation)?

(Dans le cas où vous n’avez pas accès à votre logiciel coolpaie, merci de bien vouloir ouvrir un ticket : https://coolpaie.fr/support-ticket/)

Voici la procédure de suppression d’activation :

1- Depuis votre logiciel coolpaie, rendez vous dans “fichier / activer coolpaie”

2- Cliquez sur supprimer / supprimer l’activation globale de coolpaie

https://dl.dropboxusercontent.com/s/7y8dxzprc86jz7h/2022-10-25_13h29_56.png?dl=0

3- Suivre la procédure indiquée dans la FAQ suivante pour obtenir un code d’autorisation, valable ce jour : https://coolpaie.fr/question/comment-obtenir-un-code-de-suppression-dactivation-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/

4- Entrez le code reçu à l’étape précédente dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur “Envoyer”

https://dl.dropboxusercontent.com/s/vr4gi044ocd2zuf/2020-02-17_10h54_03.png?dl=0

5- Confirmez la suppression en cliquant sur “supprimer”

Si vous avez utilisé cette procédure parce que vous aviez un problème d’activation sur votre ordinateur, poursuivez comme indiqué ci-après :

6 – Ouvrez coolpaie et cliquez sur le bouton vert (activer)

7- Réactivez coolpaie avec votre ou vos identifiants * (dans le cas où vous gérez plusieurs structures, vous devez réactiver les identifiants de toutes les structures que vous gérez)

* Retrouvez vos informations d’activation (identifiant, tranche, code d’activation) :

  • sur votre dernière facture ou confirmation d’abonnement adressée par mail
  • sur votre compte abonné en ligne sur le site de coolpaie

Comment obtenir un code de suppression d’activation (en cas de changement d’ordinateur ou de problème d’activation)?

Depuis le site de coolpaie, rendez-vous dans votre espace abonné : https://coolpaie.fr/compte_abonne

Au bas de la page, vous trouverez la section “désactivation d’un ordinateur”.

  1. Choisissez dans la liste proposée le motif pour lequel vous avez besoin de désactiver coolpaie sur votre ordinateur,
  2. Envoyez votre demande.

Après avoir envoyé votre demande, la fenêtre est modifiée, vous disposez désormais d’un code de désactivation, valable le jour de la demande.

J’ai des taux multiples dans mes bordereaux de cotisation empêchant le calcul des cotisations dues. Comment faire ?

Réponse : 

1- Si vous avez sur un même mois des taux différents c’est que certaines de vos paies n’ont pas le bon taux.

En effet, il n’y a pas de changement de taux en cours de mois.

Vous pourrez selon les cas :

– Paies non transmises en DSN : recalculer vos paies avant de transmettre la DSN

– Paies transmises en DSN dont la date limite n’est pas dépassée (ex : juillet à déclarer au plus tard le 15 aout) : recalculer vos paies et créer une DSN annule et remplace

– paies transmises en DSN dont la date limite est dépassée : il convient d’annuler les paies et de les rectifier, voir la procédure : http://www.coolpaie.fr/Documents/procedure_annulation_rectification_rappel.pdf

2- Si vous avez des taux différents sur une période non mensuelle (trimestriel, annuel), il convient d’éditer deux états.

Exemple : 

pour un changement de taux au 1er juillet, si vous avez besoin d’un état annuel, vous éditerez un état de janvier à juin et un état de juillet à décembre

J’ai procédé à la mise à jour des taux mais mes fiches de paies contiennent les anciens taux, comment faire ?

Réponse :          

Une mise à jour des taux ne modifie pas les taux dans vos paies déjà enregistrées.

Seul un recalcul des paies permet à la paie de prendre en compte les nouveaux taux.

Après une mise à jour des taux il est donc nécessaire de faire un recalcul des paies concernées par les nouveaux taux (depuis les paies ou depuis la liste des paies) afin que ces paies déjà enregistrées puissent tenir compte des nouveaux taux.

Rappel :

Le recalcul se fait depuis la liste des paies, en sélectionnant la ou les paies à recalculer et en cliquant sur l’icône de recalcul

RECALCULEZ.jpg

Si les paies sont clôturées voir la FAQ qui traite de ce sujet : https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

Comment installer coolpaie ?

  • Version Windows:

coolpaie doit être impérativement installé sur un compte Windows ayant les privilèges d’administrateur (compte Administrateur). Ces privilèges peuvent être enlevés une fois coolpaie installé. En revanche ils devront être remis pour chaque mise à jour.
Téléchargez coolpaie sur le site de coolpaie à cette adresse : https://coolpaie.fr/telechargements/
Une fois téléchargé lancez la procédure en double cliquant sur le fichier téléchargé.

  • Version MAC:

Téléchargez coolpaie sur le site de coolpaie à cette adresse : https://coolpaie.fr/telechargements/
Une fois téléchargé lancez la procédure en double cliquant sur le fichier téléchargé.

  • Guide d’installation:

Pour plus de détails, vous pouvez consulter les guides d’installation :

Installation sous Windows
Installation sous Mac

Peut-on utiliser coolpaie avec plusieurs structures ?

  • coolpaie permet de gérer dans une même installation plusieurs structures.
  • Pour gérer plusieurs structures dans coolpaie il faut:
  1. Que chaque structure soit abonnée à coolpaie et ait son propre identifiant
  2. Allez dans la page d’activation (fenêtre d’activation menu Fichier/Activer coolpaie ou bouton vert caption)
  3. Ajouter chaque identifiant pour qu’ils apparaissent tous dans la liste de la page d’activation.
    caption
  4. Cliquez sur activation
  5. Si vous avez plusieurs identifiants un champ de choix d’identifiant apparaîtra dans la liste des bases de données
    caption
  6. Dans la liste des bases de données vous choisissez l’identifiant avec lequel vous souhaitez travailler.
  7. Chaque identifiant permettra d’ouvrir la base de données contenant le numéro de siret auquel il est lié.
  8. Si un identifiant n’a pas de base de données (base contenant le n° de siret lié à l’identifiant) vous devez en créer une nouvelle en entrant un nom dans le champ du bas et en cliquant sur le bouton “C”
  9. Si un identifiant n’a pas encore été lié à un numéro de siret, au moment où vous demandez à ouvrir (ou à créer) la base de données contenant le nouveau numéro de siret, coolpaie vous demandera si vous voulez lier l’identifiant avec le numéro de siret contenu dans la base de données que vous souhaitez ouvrir.
    Attention, ce lien identifiant / siret est définitif. Utilisez bien le bon identifiant qui correspond au bon siret contenu dans la base de données.
  • Pour résumer
  1. Vous ajoutez vos identifiants dans la liste de la page d’activation
  2. Vous liez chaque identifiant avec un numéro de siret contenu dans une base de données en ouvrant les bases de données ou en les créant.
  3. Chaque identifiant pourra donc ouvrir exclusivement les bases de données contenant le numéro de siret auquel il est lié.
  4. Ainsi vous avez autant de base de données que de structures et d’identifiants.

Où se trouve ma base de données ?

Version Windows (non cloud) :

  1. La base de données est un fichier du type nomdemabase.CSOC
  2. Elle se trouve dans le dossier “C/documents/coolpaie/bases”

Version MAC (non cloud) :

  1. La base de données est un fichier du type nomdemabase.CSOC
  2. Elle se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/bases”

Comment passer de la version d’essai à la version complète de coolpaie

  • Il suffit d’activer la version d’essai avec le code d’activation que vous avez reçu suite à votre demande d’abonnement.
  1. Copiez votre code d’activation (avec les tirets) que vous trouverez dans votre mail d’abonnement ou sur votre compte coolpaie / Spectacles en paie sur le site de coolpaie.
  2. Ouvrez le logiciel coolpaie.
  3. Allez sur la page d’activation du logiciel coolpaie (bouton vert de la liste des bases de données Ou menu Fichier/Activer coolpaie).
  4. Entrez votre identifiant et plafond d’abonnement.
  5. Collez votre code (si vous l’avez copié – voir §1) dans le premier champ du code ou entrez le à la main.
  6. Cliquez sur le bouton “Activer”.

activation

Comment changer coolpaie d’ordinateur (migration d’installation)

AVERTISSEMENT AU SUJET DES VERSIONS CLOUD : 
Vous ne devez en aucun cas copier vos bases de données CLOUD sur le nouvel ordinateur. Une simple installation de votre système CLOUD sur le nouvel ordinateur fera apparaître automatiquement la (ou les) base(s) dans le dossier CLOUD via le système de synchronisation de votre CLOUD.
Il faudra simplement, sur la nouvelle installation de coolpaie, indiquer le dossier CLOUD contenant la (ou les) base(s) de données.


PROCEDURES DE MIGRATION

  • De MAC vers MAC
  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Applications/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-dordinateur-ou-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau MAC.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/bases”) dans le dossier “Applications/coolpaie/bases” du nouveau MAC.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPsav2 qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes” du nouveau MAC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les préférences de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Applications/coolpaie/export” et dossier “Applications/coolpaie/affichage/sortie”) dans les mêmes dossiers du nouveau MAC.
  • De WINDOWS vers WINDOWS
  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Documents/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-dordinateur-ou-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau PC Windows.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/bases”) dans le dossier “Documents/coolpaie/bases” du nouveau PC Windows.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPsav2 qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC Windows. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les mêmes dossiers du nouveau PC Windows.

Dans les cas de migration suivants, il est à noter que les abonnements à coolpaie sont monoplateformes. Ils ne peuvent être utilisés que sur une plateforme (à choisir lors de l’abonnement ou du renouvellement d’abonnement). En cas de changement de plateforme en cours d’abonnement, l’option multiplateformes permet d’utiliser un abonnement MAC sur Windows et inversement (accessible en modifiant l’abonnement et en souscrivant à cette option multiplateformes).

  • De MAC vers WINDOWS
  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Applications/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-dordinateur-ou-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau PC Windows.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/bases”) dans le dossier “Documents/coolpaie/bases” du nouveau PC Windows.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPsav2 qui se trouve dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC Windows. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les préférences de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Applications/coolpaie/export” et dossier “Applications/coolpaie/affichage/sortie”) dans les dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents” du nouveau PC Windows.

Nb : Les abonnements à coolpaie sont monoplateformes. Ils ne peuvent être utilisés que sur une plateforme (à choisir lors de l’abonnement ou du renouvellement d’abonnement). En cas de changement de plateforme en cours d’abonnement, l’option multiplateformes permet d’utiliser un abonnement MAC sur Windows (accessible en modifiant l’abonnement).

  • De WINDOWS vers MAC
  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Documents/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Désactivez coolpaie sur l’ancien ordinateur. Pour cela, veuillez consulter la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/comment-supprimer-mon-activation-desactiver-coolpaie-en-cas-de-changement-dordinateur-ou-de-probleme-dactivation/
  3. Installez coolpaie sur le nouveau MAC.
  4. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .CSOC qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/bases”) dans le dossier “Applications/coolpaie/bases” du nouveau MAC.
  5. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .CPsav2 qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Applications/coolpaie/sauvegardes” du nouveau MAC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  6. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les dossier “Applications/coolpaie/export” et dossier “Applications/coolpaie/affichage/sortie” du nouveau MAC.

Nb : Les abonnements à coolpaie sont monoplateformes. Ils ne peuvent être utilisés que sur une plateforme (à choisir lors de l’abonnement ou du renouvellement d’abonnement). En cas de changement de plateforme en cours d’abonnement, l’option multiplateformes permet d’utiliser un abonnement Windows sur MAC (accessible en modifiant l’abonnement).


Version Windows 3.0.0.xxx

  1. Dans un premier temps faites une copie de sécurité (sauvegarde) (sur une clef USB par exemple) du dossier “Documents/coolpaie”, c’est ce dossier qui contient toutes vos données.
  2. Installez coolpaie sur le nouveau PC.
  3. Copiez la base de données (fichier qui se termine par .IPSOC qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie”) dans le dossier “Documents/coolpaie” du nouveau PC.
  4. Copiez les sauvegardes (fichier qui se termine par .IPSAV qui se trouve dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes”) dans le dossier “Documents/coolpaie/sauvegardes” du nouveau PC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
  5. Copiez les fichiers d’export EDI et autres documents si vous en avez (dossier “Documents/coolpaie/export” et dossier “Documents/coolpaie/Documents”) dans les mêmes dossiers du nouveau PC.

Comment installer la version d’essai de coolpaie

  • La version d’essai est la même que la version pro, seul le code d’activation du logiciel diffère.
  1. Téléchargez coolpaie sur la page de téléchargement : télécharger coolpaie 
  2. Installez coolpaie : comment installer coolpaie 
  3. Faites une demande de code d’activation d’essai sur le site de coolpaie : demander un code d’essai 
  4. Activez coolpaie avec ce code d’activation : comment activer coolpaie 

A quoi correspond le numéro AT (code AT) et où le trouve-t-on ?

  • A chaque numéro de risque AT correspond un taux d’accident du travail qui apparaît dans la fiche de paie sur la ligne du même nom (pour les artistes, le taux est abattu de 30%).
  • A chaque catégorie de travailleurs correspond en général un numéro de risque AT différent (sauf pour les artistes, pour lesquels on utilisera le code AT cas général).
  • Toutes les entreprises n’ont pas obligatoirement les mêmes codes et taux pour les mêmes catégories de salariés. Cela dépend des risques que prennent vos salariés au travail.
  • Ce ou ces numéros vous sont notifiés par la Caisse Régionale d’Assurance Maladie ou la Caisse Générale de Sécurité Sociale.
    Vous devez contacter la CARSAT de votre région pour qu’elle vous notifie vos codes et taux.
  • Une entreprise de spectacle a en général un seul numéro pour l’ensemble de ses salariés : le code pour les artistes est le même que celui pour les techniciens mais le taux correspondant est abattu de  30%. Elle peut en avoir d’autres si elle emploie d’autres catégories de personnel.
    edit 2017 : Depuis 2017 certains codes ont été regroupés, les codes 923AC et 923BA ont été regroupés sous le code 923AD.
    edit 2018 : il n’y a plus de code AT de type artistes, c’est le code AT cas général qui s’applique dans tous les cas.
    Par exemple, le code 923AD est de 1.6% en 2019; il s’applique tel quel pour les techniciens, il est automatiquement abattu de 30% dans coolpaie pour les artistes (1.12% en 2019, abattement de 30% des taux Urssaf)
  • Le code risque accident de travail a cinq caractères et les lettres contenues dans le code doivent être en majuscule. Un code d’activité professionnelle (code de section AT) est affecté à chaque section d’établissement AT.
  • Pour ajouter ou modifier un code AT, allez dans Menu/Paramètres de la paie, onglet taux AT

Mots clefs: code AT, codeAT, tauxAT, taux AT, 923AD, taux Artiste

J’ai perdu mon mot de passe d’accès au site de coolpaie, est-il possible de me le renvoyer ?

Entrée ou sortie en cours de mois

ENTREE OU SORTIE EN COURS DE MOIS 

L’embauche ou le départ d’un salarié permanent en cours de mois implique un calcul particulier en paie pour la rémunération du salarié et le plafond de la sécurité sociale. Cette particularité ne s’applique pas aux intermittents.

  • En cas d’embauche ou de départ en cours de mois, la rémunération se calcule en fonction du nombre d’heures réellement travaillées sur le mois et en fonction des heures réelles du mois au cours duquel s’effectue l’entrée ou la sortie du salarié.
  • Le plafond de la sécurité sociale pour un mois incomplet est fonction du nombre de trentième (ou trente et unième si mois à 31 jours). Le décompte est apprécié en jours calendaires.

Pour expliquer ci-après la gestion dans coolpaie de ces particularités, le cas pris en exemple est celui d’un salarié embauché le 8 septembre sur la base d’un temps plein, c’est à dire 151,67 heures mensualisées.
Son temps de travail est réparti du lundi au vendredi à raison de 7 heures par jour.
Salaire : 2100 €.

Procédure dans coolpaie

Dans un premier temps, il convient de créer une rubrique spécifique, à paramétrer selon le ou les cas et à intégrer dans la fiche de paie du salarié pour le mois concerné.
Pour disposer d’une telle rubrique, dupliquez la rubrique de paie mensuelle qui sera ou a été utilisée dans les autres paies du salarié, dans notre exemple “Mois de 35 Heures”

  • depuis “MENU / PARAMETRES DE LA PAIE / onglet RUBRIQUES DE PAIE”  cliquez sur la rubrique “Mois de 35 Heures” et ouvrez l’éditeur de rubrique
  • dupliquez la rubrique “Mois de 35 Heures”

Comme pour toute création de rubrique, vous donnerez à cette nouvelle rubrique un nom (1) et un code (2).

1. Le temps de travail
Il se calcule en fonction du nombre d’heures réellement travaillées sur le mois (à la différence des autres paies, mensualisées sur une base de 151,67 heures et 21,67 jours/mois pour une paie à 35h/semaine).
Dans notre exemple, le salarié a commencé à travailler le 8 septembre, il a donc travaillé 17 jours, soit 119 heures.

Cela induit le paramétrage de la rubrique suivant :

  • Le plafond “mois” (3) issu de la rubrique dupliquée est conservé
  • Le nombre de jours (4) et d’heures (5) de la rubrique doit être modifié en fonction du nombre de jours et d’heures réellement travaillés par le salarié (inclure les jours fériés)

Le nombre de jours de congés (6) pourra être modifié au besoin (voir règles d’acquisition des congés sur sites officiels, code du travail ou convention collective)

https://dl.dropboxusercontent.com/s/ntejiak9omhveg7/2022-10-06_18h48_21.png?dl=0

Au terme de sa création, la rubrique pourra être intégrée en paie.

2. La rémunération

Elle se calcule également en fonction des heures réelles du mois au cours duquel s’effectue l’entrée ou la sortie du salarié.
Dans notre exemple, sachant que le mois de septembre compte en réalité 22 jours travaillés, soit 154 heures, le montant de la rémunération sera de 1622,72€ (2100/154*119)

  • indiquer le montant calculé comme base de rémunération de la rubrique (7)

https://dl.dropboxusercontent.com/s/8nitnkxkcthrcna/2022-10-07_10h23_47.png?dl=0

3. Le plafond de la sécurité sociale

Il est fonction du nombre de trentième pour un mois à 30 jours, de trente et unième pour un mois à 31 jours.
Ce plafond (8) est automatiquement calculé par coolpaie selon la période de paie.

Prime de Partage de la Valeur

LA PRIME DE PARTAGE DE LA VALEUR (PPV) 

La Prime de Partage de la Valeur (PPV) remplace à partir du 1er juillet 2022 la Prime Exceptionnelle de Pouvoir D’Achat (PEPA).

Depuis la version 4.0.0.8.285, coolpaie intègre la possibilité de verser cette PPV, sous la forme d’une rubrique de paie à ajouter dans la paie des salariés bénéficiaires.

Exemple :
https://dl.dropboxusercontent.com/s/k8u268x29jpg6ea/2022-09-22_12h36_59.png?dl=0

ATTENTION : par défaut, cette rubrique dans coolpaie est exonérée de cotisations et d’impôt sur le revenu.
Si la prime concerne un salarié dont la rémunération est égale ou supérieure à 3 fois le SMIC, il convient d’utiliser la rubrique de paie “Prime Partage de la Valeur Imposable” (code ppvi#).

Pour rappel, voici les règles applicables selon le décret du 18 août 2022 :

La PPV peut être versée rétroactivement à partir du 1er juillet 2022, en une ou plusieurs fois, avec un maximum d’un versement par trimestre.

La PPV est assortie d’exonération dans les limites suivantes :

  • un montant maximum de 3 000 euros / an
  • un maximum porté à 6 000 euros dans les cas suivants : signature d’un accord d’intéressement, versement par un organisme d’intérêt général, versement aux travailleurs handicapés relevant d’un ESAT.

Dans la limite de ces montants, la prime est  :

  • pour tous, exonérée de cotisations sociales (1)
  • pour les salariés dont la rémunération est < 3 SMIC, exonérée de CSG/CRDS et d’impôt sur le revenu
  • pour les salariés dont la rémunération est égale ou > 3 SMIC, soumise à CSG/CRDS et impôt sur le revenu

Au-delà de ces montants, la prime n’est assortie d’aucune exonération.

(1) cotisation sociales d’origine légale ou conventionnelle (part salariale et patronale), contribution fomation, taxe d’apprentissage et participation construction

Créer et transmettre les AEM

« L’AEM (Attestation Employeur Mensuelle) permet à l’employeur de déclarer nominativement, chaque mois, les périodes de contrat de travail effectuées par un intermittent au cours de ce mois. C’est donc une attestation d’employeur établie par salarié, par mois et par contrat de travail. » Source : CIRCULAIRE n° 2018-04 du 7 février 2018

C’est la date de règlement de la paie qui définit à quelle période est rattachée une AEM.
L’AEM doit être éditée au cours du mois (mois de référence de l’AEM) où la rémunération est versée pour chaque contrat de travail, même si celui-ci n’est pas terminé à la fin du mois.

Important : L’entrée de Pôle Emploi Spectacle en DSN* à partir d’octobre 2021 (obligatoire à partir de janvier 2022) n’intègre pas les AEMs.

Il convient donc de continuer à fournir l’AEM aux salariés et le fichier EDI AEM à Pôle Emploi.

DEMANDE AGRÉMENT AEM EDI

Pour la première création, vous devez disposer d’un N° d’agrément (demande à faire à Pôle Emploi), voir la FAQ à ce sujet : https://coolpaie.fr/question/agrement-aem-edi/

AEM EDI POLE EMPLOI

Le dépôt des AEM EDI n’est pas automatique, vous devez (malgré l’entrée de Pôle Emploi Spectacle en DSN*) déposer les AEMs en mode EDI sur le site de Pôle Emploi : https://upload-aem.pole-emploi.fr/AEM/jsp/index.jsp

  • Pour créer une AEM dans coolpaie, veuillez suivre la FAQ ci-dessous :

https://coolpaie.fr/question/creation-daem/

AEM SALARIÉ

Elle est à remettre au plus tard le 15 du mois suivant le versement de la rémunération malgré l’entrée de Pôle Emploi Spectacle en DSN*.

  • Pour créer une AEM dans coolpaie, veuillez suivre la FAQ ci-dessous :

https://coolpaie.fr/question/creation-daem/

Si vous rencontrez un problème pour éditer les AEM, prenez le soin de lire cette FAQ :

https://coolpaie.fr/question/impossible-dediter-les-aem-et-ce-une-fenetre-apparait-puis-disparait-instantanement/

  • Pour sauvegarder une copie des AEM sur l’ordinateur :

https://coolpaie.fr/question/comment-sauvegarder-une-copie-pdf-de-mes-payes-aem-ce-dans-mon-ordinateur/

*Depuis la DSN d’octobre il est possible de déclarer et régler les cotisations Pôle Emploi Spectacle en DSN (obligatoire à partir de la DSN de janvier 2022).

Pour pouvoir faire cette déclaration vous devez faire une demande de N° de dossier DSN emploi spectacle par mail à spectacledsn.00310@pole-emploi.fr en indiquant votre N° de siret, votre raison sociale et votre première période d’emploi à déclarer en DSN pour le Pôle Emploi.

Cette demande doit être faite au plus tard le 15 du mois d’activité précédant votre date de passage en DSN. Ce qui signifie, pour la DSN de novembre, la demande est à faire au plus tard le 15 octobre 2021.

A réception du N° de dossier DSN pôle emploi spectacle (par courrier), vous devrez le renseigner dans les paramètres de la société.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/48h4uyqjmncok3x/2022-03-25_12h09_10.png?dl=0

L’outil de contrôle DSN VAL

L’outil de contrôle DSN VAL 

  • DSN VAL

DSN VAL est un outil permettant de tester et contrôler les données contenues dans la DSN et de vérifier que celles-ci sont en adéquation avec le cahier des charges de la DSN en vigueur.

L’outil DSN VAL est intégré à coolpaie (permettant le contrôle de vos données au moment de l’extraction DSN), il est également sur la plateforme Net-Entreprises qui contrôle vos données lors de vos dépôts DSN, enfin il peut être installé sur votre ordinateur pour contrôler vos données en dehors de coolpaie et en amont de votre dépôt DSN sur Net Entreprises.

  • Logiciel coolpaie

Il existe des problèmes aléatoires de fonctionnement de l’outil DSN VAL intégré à coolpaie (brique de contrôle fournie et mise à jour régulièrement par les services de la DSN) rencontrés par certains abonnés.

Si vous êtes concerné, dans coolpaie depuis la version 4.0.0.8.282, il est possible de désactiver l’outil de contrôle DSN VAL avant de déposer le fichier en test ou réel. 

Les données seront alors vérifiées lors du dépôt sur Net-Entreprises.

Voir le point suivant si vous souhaitez contrôler vos données en dehors de coolpaie sans procéder à un dépôt sur Net-Entreprises :

  • Mise en place de l’outil sur votre ordinateur

Vous avez également la possibilité d’installer la brique de contrôle DSN VAL sur votre ordinateur, indépendamment du logiciel coolpaie.

En effet, pour les abonnés sous Windows concernés par les dysfonctionnements DSN VAL, il est possible d’utiliser les briques de contrôle mises à disposition par Net Entreprises :

https://www.net-entreprises.fr/declaration/outils-de-controle-dsn-val/

Voir notice :

https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/1262/kw/BRIQUE%20DE%20CONTROLE  

ou 

https://www.net-entreprises.fr/media/documentation/guide-utilisateur/enregistrer-utiliser-outil-dsn-val.pdf

Nous n’avons pas connaissance d’un outil DSN VAL pour les utilisateurs Mac et les invitons, au besoin, à se tourner vers les services de Net-Entreprises pour savoir quelle solution peut leur être apportée.

Guide FCTU 2022

FCTU ou Fin de Contrat de Travail Unique

“Conformément à l’article R.1234-9 du code du travail, toute fin de contrat de travail, quels qu’en soient le motif et l’origine, doit donner lieu à la remise par l’employeur d’une Attestation Employeur à son salarié et à la transmission des informations à Pôle emploi. 
Cette attestation est obtenue suite à la transmission en DSN d’un signalement FCTU dans les 5 jours suivant la survenance de la fin de contrat de travail.”

Le signalement FCTU remplace le signalement FCT (Fin de contrat de travail) ainsi que les anciennes procédures de transmission de l’attestation employeur à Pôle Emploi pour tous les salariés sortants dans le champ d’application de la DSN.

Principe : le signalement FCTU est le signalement des Fins de Contrat de Travail Unique des salariés sortants, quel que soit le motif de départ, à Pôle Emploi et aux organismes complémentaires pour permettre l’examen des droits du salarié sortant.

Salariés concernés : le signalement  FCTU concerne seulement les permanents, pour les fins de CDD ou de CDI.

Salariés non concernés : le signalement FCTU ne concerne pas les intermittents, les stagiaires et les contrats de travail CDDU-D mensuels (dates de début et de fin de contrat sur le même mois).

La procédure à suivre dans coolpaie est la suivante :

EN PAIE

  • Créez la dernière paie du contrat depuis “MENU / AJOUTER UNE PAIE”, en veillant à bien cocher la case “fin de contrat”
    Validez cette paie
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/441q69uz1um4ng8/2022-02-10_18h35_13.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0

DANS LE CONTRAT

  • Rendez-vous ensuite dans le contrat auquel est liée cette dernière paie, depuis “MENU / LISTE DES CONTRATS”, double cliquez sur le contrat concerné
    Allez dans l’onglet “CONTENU” et déverrouillez le cadenas pour remplir l’ensemble des champs relatifs à la fin de contrat (motif, dates…)
    Validez la fenêtre
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/y59vs0ya17safti/2022-02-10_18h41_49.png?dl=0https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0

EN DSN

  • Créer ensuite un événement DSN depuis le menu “DSN / EVENEMENT DSN”
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/uyfyuews95av7l5/2022-02-11_15h14_05.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    Renseignez les informations requises  (type évènement, mois de fin de contrat, salarié concerné…)
    Puis cliquez sur le bouton “enregistrer l’événement”.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/xc2ys9o2tedoaio/2022-02-11_15h19_19.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    Pour créer un autre événement, cliquer sur le bouton + et faites comme indiqué précédemment pour ajouter le nouvel événement
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/s2lnlokz6flhae5/2022-02-17_12h38_38.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  • L’événement est créé et apparaît dans la liste des événements.
    Sélectionnez l’événement à déclarer puis cliquez sur le bouton “signalement DSN
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/7pequq92m239ycc/2022-02-11_15h21_30.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  • La fenêtre d’extraction de la DSN s’ouvre
    Compléter les champs vides, notamment le champ “signalement” (qui remplit nom et contrat)
    Choisir son type de fichier et cliquer sur le bouton “extraire les données”
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/i88xnfte6dxdklw/2022-02-11_16h56_44.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  • Procéder ensuite comme pour déclarer n’importe quel type de DSN  : corriger les éventuelles incohérences, créer le fichier, déclarer DSN

L’attestation employeur à remettre au salarié sera mise à disposition sur Net-Entreprises suite à la transmission d’un signalement FCTU dans les 5 jours.

Si un événement est connu avec retard, il est indispensable d’envoyer un signalement FCTU dès que possible lors de la prise en compte en paie pour permettre l’ouverture des droits du salarié.

A contratio, en cas de signalement par anticipation, Pôle Emploi rejette tout signalement FCTU transmis plus de 7 jours avant la date réelle de sortie du salarié.
A défaut, vous recevrez un CRM de type rejet et serez tenu de faire un signalement FCTU “annule et remplace”.

Indemnité inflation

Pour faire face aux conséquences de l’inflation sur le pouvoir d’achat, le gouvernement a décidé d’octroyer une « indemnité inflation », c’est-à-dire une aide exceptionnelle d’un montant de 100 € qui sera versée en une seule fois aux personnes remplissant les critères d’éligibilité.

Le décret d’application est paru au JO du dimanche 12 décembre, il en fixe les modalités d’éligibilité et de déclaration (décret 2021-1623 du 11 décembre 2021, JO du 12).

Nous vous recommandons de consulter le site de l’Urssaf qui détaille la mesure : https://www.urssaf.fr/portail/home/actualites/autres-actualites/versement-dune-indemnite-inflati.html

Voir également le site de net-entreprises concernant les modalités déclaratives de cette indemnité en DSN : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2534/kw/inflation

Ainsi que ce questions-réponses du gouvernement : https://boss.gouv.fr/portail/accueil/mesures-exceptionnelles/questions-reponses-versement-de.html

A retenir :

  • Cette indemnité, d’un montant de 100 €, sera versée en une seule fois à chacun des bénéficiaires. Il n’est pas possible de bénéficier de l’aide plusieurs fois.
  • Cette indemnité est totalement exonérée de cotisations et de contributions sociales.
  • Pour les salariés, cette indemnité est versée par l’employeur, qui doit la déclarer en DSN et la déduire des cotisations sociales
  • Cette indemnité peut être versée à partir du mois de décembre 2021. Elle peut donc être déclarée à partir de la DSN de décembre, à déposer au plus tard le 5 ou le 15 janvier 2022. Elle doit être versée au plus tard le 28 février 2022 (et donc déclarée dans la DSN déposée au plus tard le 5 ou le 15 mars 2022).

A noter : il n’est plus possible de déclarer les indemnités inflation après les paies de juin 2022 (le CTP 390 permettant la déclaration des indemnités inflation expire au 30 juin 2022).
Les salariés qui auraient droit à cette indemnité mais ne l’auraient pas reçue à cette date peuvent se rendre sur le site suivant pour faire une demande en ligne : https://www.mesdroitssociaux.gouv.fr/accueil/


Procédure à suivre quand le salarié bénéficiaire est encore sous contrat en décembre, janvier ou février (selon la période de versement de l’indemnité) 

Depuis la version 4.0.0.8.279, coolpaie intègre le versement de cette indemnité inflation, sous la forme d’une rubrique de paie à ajouter dans la paie des salariés bénéficiaires.

La démarche est très simple :

  1. Vérifiez qui de vos salariés sont éligibles à l’indemnité inflation.
  2. Faites la paies de vos salariés de façon tout à fait normale.
  3. Ajoutez ensuite la rubrique “Indemnité inflation” dans la paie des salariés bénéficiaires.
    Cette rubrique est paramétrée dans coolpaie selon la réglementation en vigueur.
  4. Calculez votre paie.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/9e2ov2h2vvers0y/2021-12-07_16h26_57.png?dl=0

L’utilisation de cette rubrique dans la paie des salariés bénéficiaires va permettre de :

  • déclarer en DSN le paiement de cette indemnité au salarié
  • déduire directement le montant de l’indemnité du versement Urssaf employeur

A noter : dans le cas où il existe plusieurs paies sur le mois en cours pour le même salarié, veillez à intégrer l’indemnité inflation sur la première paie. En cas d’anomalie en DSN, testez l’intégration de l’indemnité inflation dans les autres paies.

A noter également : si le montant de l’indemnité inflation est supérieur au montant total des cotisations dues, le reliquat fait l’objet d’un remboursement par l’Urssaf, sauf imputation sur les éventuelles dettes présentes sur le compte cotisant.

Nous pouvons, si vous le souhaitez, vous accompagner concernant cette procédure dans le cadre de l’infogérance : https://coolpaie.fr/infogerance/
Dans le cas où vous souhaitez réaliser cette procédure par vous-même aucun accompagnement ne sera proposé; de même en cas d’erreur dans la déclaration, nous ne pourrons plus intervenir.

Procédure à suivre quand le salarié bénéficiaire n’est plus sous contrat en décembre, janvier ou février (selon la période de versement de l’indemnité) :

Pour les intermittents / salariés qui étaient sous contrat en octobre mais qui ne le sont plus en décembre, janvier ou février (selon le mois de versement de l’indemnité), la paie contenant l’indemnité inflation doit répondre aux modalités spécifiques déclaratives prévues par la DSN.
Rappel : modalités déclaratives en DSN https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2534/kw/inflation

La création de ce type de paie est possible depuis la version de coolpaie 4.0.0.8.281.

La procédure à suivre est la suivante :

  1. Vérifiez qui de vos salariés sont éligibles à l’indemnité inflation
    Pour rappel : les salariés bénéficiaires doivent avoir un contrat en octobre 2021.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  2. Rendez-vous dans “MENU / LISTE DES CONTRATS” et sélectionnez le contrat du salarié bénéficiaire, un contrat d’octobre 2021 donc.https://dl.dropboxusercontent.com/s/4317uvx3igiyyk2/2022-01-25_11h20_17.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  3. Le contrat s’affiche :
    a) déverrouillez la fenêtre
    b) décochez la case “terminé”
    c) cliquez sur “valider”
    Un message va apparaître, ignorez-le en cliquant sur OK
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/y3jzan3knzc1pmo/2022-01-25_11h30_56.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  4. Une fois le contrat à nouveau ouvert, cliquez sur le bouton “créer paie” et sélectionnez “Créez une paie”
    Un message va apparaître, cliquez sur OUI pour créer une nouvelle paie liée au contrat d’octobrehttps://dl.dropboxusercontent.com/s/hi6q7lomz5xa3lh/2022-01-25_16h08_12.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
  5. Attention : la nouvelle paie qui va s’ouvrir reprend par défaut et par principe les rubriques de paies définies dans le contrat d’octobre 2021.
    Si des rubriques sont renseignées dans votre nouvelle paie, vous devez dans un premier temps supprimer toutes ces rubriques dans la nouvelle paie.
    Si aucune rubrique n’apparaît, passez à la suite de la procédure.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/tnxqqb5w2z8rsrv/2022-01-26_17h20_49.png?dl=0https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    Ensuite :
    a) renseignez une date sur la période de déclaration, en janvier 2022 dans l’exemple (ne pas tenir compte des messages qui s’affichent, cliquer sur OK)
    L’exercice 2022 doit évidemment avoir été créé au préalable.
    b) ajouter la rubrique “indemnité inflation” d’un montant de 100 euros
    c) valider la paie
    Attention : en aucun cas vous ne devez modifier les dates du contrat d’octobre auquel votre nouvelle paie est rattachée.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/hyiwl9o5wig44q1/2022-01-26_17h16_11.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/f2lpmdg5ejyxauo/2022-01-26_16h12_04.png?dl=0
    Notes :
    – Il n’y a pas besoin dans ce cas de remplir le calendrier AEM
    – Il est normal de ne pas avoir de retenues pour cette paie puisque cette indemnité est éxonérée de cotisations et de contributions sociales

A noter également : si le montant de l’indemnité inflation est supérieur au montant total des cotisations dues, le reliquat fait l’objet d’un remboursement par l’Urssaf, sauf imputation sur les éventuelles dettes présentes sur le compte cotisant.

Le suivi de cette procédure est suffisante.
Cette nouvelle paie sera déclarée en DSN au même titre que les autres, selon les modalités de déclaration prévues en DSN.

Mise à jour juillet 2021 / Mesures de soutien à l’économie (covid 19) : aide au paiement des cotisations

NOUVELLE PROCEDURE DEPUIS LA DSN DE JUILLET 2021

Pour TOUTES les déclarations d’aides (CTP 051 et nouveau CTP 256) et quelle que soit la période d’emploi

Afin de tenir compte de l’impact de l’épidémie de Covid-19 sur l’activité économique, le Gouvernement a mis en œuvre des mesures exceptionnelles pour accompagner les entreprises qui rencontrent des difficultés de trésorerie.

Nous vous recommandons de consulter le site de l’Urssaf qui détaille la mesure, donne des exemples et propose une FAQ : https://mesures-covid19.urssaf.fr/

Nous vous invitons également à lire la dernière fiche de connaissance à ce sujet : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2349

Chronologie de ces mesures :

1. Pour les périodes d’emploi d’avant mai 2021 :

2 – Pour la période d’emploi de mai à novembre 2021 :

  • ELIGIBILITE et PROCEDURE : suivre la procédure ci-dessous

Sur cette période, le taux de l’aide, les conditions d’éligibilité et les modalités de déclaration changent.

NOUVELLE MODALITE DE DECLARATION

“Les employeurs des secteurs S1 et S1 bis dont l’interdiction d’accueil du public a été prolongée sur le mois de juin 2021 bénéficient des mesures d’exonération et d’aide au paiement de 20% jusqu’au dernier jour du mois précédant celui de l’autorisation d’accueil du public.  
Pour les employeurs des secteurs S1 et S1 bis (les employeurs des secteurs S2 ne sont pas éligibles) ne pouvant plus bénéficier de la mesure d’exonération et de l’aide prévue par la LFSS, l’article 9 du projet de loi de finances rectificative (LFR) pour 2021 prévoit une mesure d’aide au paiement de 15 % de la masse salariale portant sur les périodes d’emploi de mai (pour les employeurs ayant été autorisés à accueillir du public dès le 30 mai ou n’ayant pas subi d’interdiction d’accueil du public), juin et juillet 2021. Cette aide au paiement de 15% devra être déclarée au moyen du CTP 256 qui doit être rattaché à chaque période mensuelle concernée par son application.”

  • B – Code CTP à utiliser

L’aide au paiement de 20% se déclare toujours via le CTP 051.
L’aide au paiement de 15% se déclare via le CTP 256.

  • C – Informations générales sur la nouvelle modalité de déclaration.

Attention : les deux aides ne peuvent pas être cumulées
Il est donc impossible de déclarer des montants d’aide à 20% (CTP 051) et d’aide à 15% (CTP 256) pour la même période de rattachement. En revanche il est possible de déclarer des aides différentes sur une même DSN.
Par exemple : il est possible de déclarer une aide de janvier 2021 CTP 051  sur la DSN d’août 2021 en même temps qu’une aide de juin 2021 CTP 256 à déclarer sur la même DSN d’août 2021.

Attention : les modalités de déclaration des aides changent à partir de la DSN de juillet 2021, pour le CTP 051 à 20% ou le CTP 256 à 15%
Les aides au paiement (de 20% et de 15%) sont obligatoirement à déclarer avec un rattachement à la période d’emploi concernée par l’aide, c’est à dire mois par mois (et non plus en une seule fois). Ces nouvelles modalités de déclaration s’appliquent quelle que soit la période d’aide à déclarer, c’est à dire antérieure à juillet ou pas (ex : aide d’avril à déclarer dans la DSN d’août 2021).

  • D – La procédure est une procédure protégée – Pour pouvoir réaliser la procédure ci-dessous dans coolpaie :
  1. Faire une demande de code par support ticket pour pouvoir accéder à cette procédure protégée : https://coolpaie.fr/support-ticket/
  2. La demande de code est à faire le jour où vous souhaitez réaliser la procédure ci-dessous dans le cadre du dépôt de la DSN (donc une fois que toutes les paies ont été réalisées) car le code n’est valable que le jour de son envoi.
  • E – Calculer le montant de l’aide au paiement : 

L’aide au paiement des cotisations sociales est égale à 20% ou à 15% des revenus d’activité. Les indemnités liées à l’activité partielle ayant la nature d’un revenu de remplacement ne sont pas prises en compte. Seuls les revenus d’activité sont pris en compte.  (Source : Urssaf.fr)

Reportez-vous à la colonne “Base brute abat. urssaf” du livre de paie Page A pour récupérer la base de calcul :
depuis le logiciel coolpaie “MENU / ETAT DE LA PAIE”  cliquer sur les boutons “Livre de paie”. Référez-vous au montant indiqué dans la rubrique “BASE BRUTE ABAT. URSSAF”

  • F – Procédure à suivre pour la déclaration d’aide au paiement mensuelle via le CTP 256 ou le CTP 051 : 
  1. Faire l’extraction DSN en fichier réel depuis « DSN / Extraction DSN »
  2. Une fois l’extraction effectuée, se rendre dans l’onglet « CODES DSN »
  3. Déverrouiller la fenêtre et renseigner dans le champ qui apparaît le code du jour fourni via le support ticket
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/kec08qoe7ef0y66/2020-09-09_11h36_03.png?dl=0

    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  4. Sous le bloc versement Urssaf  :
    4.1. Faire un clic droit sur « Bordereau de cotisation due »
    4.2 Choisir « ajouter un groupe de même niveau »
    4.3 Puis choisir « à cette place »
    4.4 Et enfin ajouter depuis la liste déroulante « Groupe S21.G00.22 »https://dl.dropboxusercontent.com/s/6ou6bdxhedld82n/2021-08-30_18h40_44.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  5. Depuis le nouveau bloc créé, renseigner en vous aidant de la liste déroulante l’identifiant de votre organisme Urssaf
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/ryzakbx4cyaf8sx/2020-09-08_10h26_00.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  6. Ajouter les dates de la période souhaitée (début et fin de mois)https://dl.dropboxusercontent.com/s/d0tmon8w6h8ot2x/2021-08-30_18h47_07.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  7.  Le montant de cotisations du bloc créé est à renseigner à 0 (les cotisations ayant déjà été transmises dans la DSN du mois de juin)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/jbnsc2nll7kebdd/2021-09-06_15h59_52.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  8. Sur le bloc S21.G00.22 nouvellement créé :
    8.1 Faire un clic droit
    8.2 Choisir « Ajouter un sous groupe »
    8.3 Puis choisir « Sous groupe S21.G00 .23 »
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/ce5p7aky9sqh67u/2021-08-30_19h00_46.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  9. Renseigner en S21.G00.23.001 le code “256” (CTP permettant de faire la déclaration d’aide au paiement de 15%) ou le code “051” (CTP permettant de faire la déclaration d’aide au paiement de 20%)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/3wqzehngnk6ppwn/2021-09-06_12h10_49.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  10. Indiquer en S21.G00.23.002 le code 920 correspondant à “Autre assiette”.https://dl.dropboxusercontent.com/s/cwmv3tl45ct5y84/2021-08-31_12h32_58.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  11. Indiquer en S21 .G00.23.004 le montant d’aide (en positif) préalablement calculé, dans notre exemple pour le mois de juin 2021https://dl.dropboxusercontent.com/s/fccgpoa9i0eq5jd/2021-08-31_12h39_13.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  12. Supprimer les lignes non utilisées (dans l’ordre, l’une après l’autre, une seule à la fois) en faisant un clic droit après les avoir sélectionnées en bout de ligne (c’est à dire les lignes S21.G00.23.003/005/006)
    Attention : il est impératif de supprimer ces lignes APRES avoir renseigné le montant de l’assiette.
  • G : Renouveler la procédure pour tous les mois pour lesquels vous avez besoin de faire une déclaration d’aide.
  • H : Au terme de cette procédure, vous pourrez au besoin modifier le montant de votre prochain versement Urssaf
    (en cas de règlement par prélèvement SEPA) afin d’en déduire le montant de l’aide.
    La procédure est la suivante :
  1. Sélectionner le versement Urssaf que vous devez modifier en cliquant sur la ligne concernée
  2. Cliquer dans le montant du versement et entrer votre nouvelle valeur (= montant initial  – montant de l’aide)
    A noter que le nouveau montant du versement ne peut en aucun cas être négatif. Il peut en revanche être à 0.
    Dans l’hypothèse où le montant d’aide au versement est supérieur au montant de cotisations dû, l’Urssaf notifiera à l’employeur le montant résiduel d’aide ; l’employeur devra minorer d’autant le paiement de l’échéance déclarative suivante.
    Dans ce cas sachez que la procédure de modification d’un versement ne nécessite pas de code, vous suivrez simplement les indications données dans la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/dois-modifier-montant-de-versement-aupres-dun-organisme-dsn-faire/

https://dl.dropboxusercontent.com/s/ohgdweufgp0ewn5/2020-09-17_11h13_16.png?dl=0

Une fois cette procédure terminée, rendez-vous dans l’onglet extraction puis saisir « ENREGISTRER » dans la fenêtre prévue à cet effet.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/t0230owtu7o65fm/2020-09-08_17h49_33.png?dl=0

Puis créer le fichier, sans relancer d’extraction qui aurait pour effet d’écraser les codes précédemment créés.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/bqveds5pkon19tl/2020-09-08_17h53_37.png?dl=0

Une fois votre DSN créée, vous pouvez vérifiez dans le pdf que le CTP 051 (et/ou le CTP 256) a bien été ajouté dans votre DSN.
Attention, cette ligne n’apparaît pas en cas de DSN néant. Elle n’apparaît pas non plus si le type de règlement en DSN pour l’Urssaf n’a pas été déterminé “prélèvement SEPA”.
De plus, ce dispositif étant réalisé “hors paies”, il ne pourra apparaître sur les différents exports et / ou écritures comptables générés dans coolpaie.
https://dl.dropboxusercontent.com/s/draxfdvo0gg0tw4/2020-10-02_15h59_16.png?dl=0

Vous pouvez ensuite déposer votre DSN selon la procédure habituelle.

Nous pouvons, si vous le souhaitez, vous accompagner à l’ajout du bloc 23 permettant la déclaration du CTP d’aide au paiement des cotisations dans le cadre de l’infogérance : https://coolpaie.fr/infogerance/
Dans le cas où vous souhaitez réaliser cette procédure par vous-même aucun accompagnement ne sera proposé; de même en cas d’erreur dans la déclaration, nous ne pourrons plus intervenir.
En cas de doute sur le calcul du montant de l’aide et / ou interrogations sur l’application financière de cette aide, nous vous invitons à contacter votre centre Urssaf.

Mesures de soutien à l’économie (covid 19) : aide au paiement des cotisations

PROCEDURE OBSOLETE DEPUIS LA DSN DE JUILLET 2021
Lien vers la nouvelle procédure : https://coolpaie.fr/question/mise-a-jour-juillet-2021-mesures-de-soutien-a-leconomie-covid-19-aide-au-paiement-des-cotisations/

Afin de tenir compte de l’impact de l’épidémie de Covid-19 sur l’activité économique, le Gouvernement a mis en œuvre des mesures exceptionnelles pour accompagner les entreprises qui rencontrent des difficultés de trésorerie.

Nous vous recommandons de consulter le site de l’Urssaf qui détaille la mesure, donne des exemples et propose une FAQ : https://mesures-covid19.urssaf.fr/

1 – Mise à jour de juillet 2021 :

“Les employeurs des secteurs S1 et S1 bis dont l’interdiction d’accueil du public a été prolongée sur le mois de juin 2021 bénéficient des mesures d’exonération et d’aide au paiement de 20% jusqu’au dernier jour du mois précédant celui de l’autorisation d’accueil du public.  
Pour les employeurs des secteurs S1 et S1 bis (les employeurs des secteurs S2 ne sont pas éligibles) ne pouvant plus bénéficier de la mesure d’exonération et de l’aide prévue par la LFSS, l’article 9 du projet de loi de finances rectificative (LFR) pour 2021, en cours d’examen au Parlement, prévoit une mesure d’aide au paiement de 15 % de la masse salariale portant sur les périodes d’emploi de mai (pour les employeurs ayant été autorisés à accueillir du public dès le 30 mai ou n’ayant pas subi d’interdiction d’accueil du public), juin et juillet 2021. Cette aide au paiement de 15% devra être déclarée au moyen du CTP 256 qui doit être rattaché à chaque période mensuelle concernée par son application.”
Les conditions et les modalités d’application de cette nouvelle aide au paiement seront diffusées prochainement par Net Entreprises.

2 – Pour la période d’emploi comprise entre le 1er septembre et le 30 novembre 2020 (parution JO du 17 décembre 2020)
Mise à jour : par le Décret n° 2021-75 du 27 janvier 2021 la période est prolongée jusqu’au 31 décembre. Pour les employeurs pour lesquels l’interdiction d’accueil du public aurait été prolongée au-delà de cette date, la période est prolongée jusqu’au dernier jour du mois précédant celui de l’autorisation d’accueil du public.

  • Vérifier que vous êtes éligible à l’aide au paiement
    Les conditions d’éligibilité ont été modifiées par rapport à la première période d’aide au paiement, en fonction du territoire, zone de couvre-feu, mesures d’interdiction d’accueil du public et baisse du chiffre d’affaire (voir tableau dans la fiche de connaissance ci dessous).
    Voir fiche connaissance à ce sujet : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2349 ATTENTION concernant cette nouvelle période d’aide au paiement l’éligibilité concernant un mois d’aide au paiement M doit se vérifier sur le mois M+1.
    Donc :
    – concernant l’aide au paiement du mois de Septembre vous devez vérifier votre éligibilité sur Octobre.
    – concernant l’aide au paiement du mois de Octobre vous devez vérifier votre éligibilité sur Novembre.
    – concernant l’aide au paiement du mois de Novembre vous devez vérifier votre éligibilité sur Décembre.
  • Calculer le montant d’aide au paiement à déclarer (Voir ci dessous “Calcul de l’aide au paiement”)
  • Faire une demande de code par support ticket pour pouvoir accéder à cette procédure protégée : https://coolpaie.fr/support-ticket/
    La demande de code est à faire le jour où vous souhaitez réaliser la procédure ci-dessous dans le cadre du dépôt de la DSN (donc une fois que toutes les paies ont été réalisées) car le code n’est valable que le jour de son envoi.
  • Mois de DSN de déclaration
    Il est recommandé de déclarer cette aide au paiement au plus tard à l’échéances de la DSN de février, c’est à dire dans les DSN exigibles au 5 ou 15 mars 2021.

3 – Pour la période d’emploi comprise entre le 1er février et le 31 mai 2020 :

ATTENTION La demande d’aide au paiement des cotisations est à déclarer en une seule fois à partir de la DSN de juillet 2020.
Un communiqué de presse du Ministère de l’économie, daté du 14 octobre 2020, indique que pour pouvoir bénéficier de cette mesure, les employeurs ont désormais jusqu’au 30 novembre 2020 pour déclarer les aides au paiement.

Avant de suivre la procédure permettant de déclarer cette aide, vous devez au  préalable :

  • Vérifier que vous êtes éligible aux mesures d’aide au paiement des cotisations. Voir fiche connaissance à ce sujet : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2349
  • Calculer le montant d’aide au paiement à déclarer (Voir ci dessous “Calcul de l’aide au paiement”)
  • Faire une demande de code par support ticket pour pouvoir accéder à cette procédure protégée : https://coolpaie.fr/support-ticket/
    La demande de code est à faire le jour où vous souhaitez réaliser la procédure ci-dessous dans le cadre du dépôt de la DSN (donc une fois que toutes les paies ont été réalisées) car le code n’est valable que le jour de son envoi.


Calcul de l’aide au paiement :

« L’aide au paiement des cotisations sociales sera égale à 20% des revenus d’activité versées pendant la période sur laquelle s’applique l’exonération des cotisations patronales, soit trois ou quatre mois selon les secteurs. Les indemnités liées à l’activité partielle ayant la nature d’un revenu de remplacement ne sont pas prises en compte. Seuls les revenus d’activité sont pris en compte » Source : Urssaf.fr

Reportez-vous à la colonne “Base brute abat. urssaf” du livre de paie Page A pour récupérer la base de calcul :
depuis le logiciel coolpaie “MENU / ETAT DE LA PAIE”  cliquer sur les boutons “Livre de paie”. Référez-vous au montant indiqué dans la rubrique “BASE BRUTE ABAT. URSSAF”

Procédure à suivre : 

  1. Faire l’extraction DSN en fichier réel depuis « DSN / Extraction DSN »
  2. Une fois l’extraction effectuée, se rendre dans l’onglet « CODES DSN »
  3. Déverrouiller la fenêtre et renseigner dans le champ qui apparaît le code du jour fourni via le support ticket
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/kec08qoe7ef0y66/2020-09-09_11h36_03.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  4. Sous le bloc versement Urssaf  :
    4.1. Faire un clic droit sur « Bordereau de cotisation due »
    Attention : assurez-vous de bien cliquer sur le bordereau de la période en cours (juillet si DSN de juillet)
    (si par exemple vous avez ajouté un groupe S21.G00.22 pour renseigner une exonération de charges patronales, par exemple sur la période de février, ce n’est pas là qu’il convient d’ajouter le nouveau CTP 051 permettant de déclarer l’aide au paiement des cotisations)
    4.2 Choisir « ajouter un sous groupe »
    4.3 Puis choisir « Sous groupe S21.G00 .23 »
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/qs7tf2cmnhlx1mc/2020-09-11_16h50_23.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  5. Renseigner en S21.G00.23.001 le code « 051 » (CTP permettant de déclarer le montant d’aide au paiement)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/988vyipbp5oxj5b/2020-09-11_17h07_38.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  6. Indiquer en S21.G00.23.002 le code 920 correspondant à “Autre assiette”.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/i0ad2kg3sux8uq5/2020-09-11_17h18_35.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  7. Indiquer en S21 .G00.23.004 le montant d’aide (d) préalablement calculé au titre des périodes de Février à Avril 2020 (cas 1°) ou de Février à Mai 2020 (cas 2°), voir fiche connaissance (c)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/5ktecy0a0s14p4t/2021-09-16_15h51_27.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  8. Supprimer les lignes non utilisées (l’une après l’autre, une seule à la fois) en faisant un clic droit après les avoir sélectionnées (c’est à dire les lignes S21.G00.23.003/005/006)
    Attention : il est impératif de supprimer ces lignes APRES avoir renseigné le montant de l’assiette.

Si vous êtes éligible à l’exonération des cotisations patronales, vous devez avoir suivi la procédure indiquée dans la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/mesures-de-soutien-a-leconomie-covid-19-exoneration-dune-partie-des-cotisations-patronales/

Au terme de cette procédure, vous pourrez au besoin modifier le montant de votre prochain versement Urssaf (en cas de règlement par prélèvement SEPA) afin d’en déduire le montant de l’aide. La procédure est la suivante :

  1. Sélectionner le versement Urssaf que vous devez modifier en cliquant sur la ligne concernée
  2. Cliquer dans le montant du versement et entrer votre nouvelle valeur (= montant initial  – montant de l’aide)
    A noter que le nouveau montant du versement ne peut en aucun cas être négatif. Il peut en revanche être à 0.
    Dans l’hypothèse où le montant d’aide au versement est supérieur au montant de cotisations dû, l’Urssaf notifiera à l’employeur le montant résiduel d’aide ; l’employeur devra minorer d’autant le paiement de l’échéance déclarative suivante.
    Dans ce cas sachez que la procédure de modification d’un versement ne nécessite pas de code, vous suivrez simplement les indications données dans la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/dois-modifier-montant-de-versement-aupres-dun-organisme-dsn-faire/

https://dl.dropboxusercontent.com/s/ohgdweufgp0ewn5/2020-09-17_11h13_16.png?dl=0

Une fois cette procédure terminée, rendez-vous dans l’onglet extraction puis saisir « ENREGISTRER » dans la fenêtre prévue à cet effet.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/t0230owtu7o65fm/2020-09-08_17h49_33.png?dl=0

Puis créer le fichier, sans relancer d’extraction qui aurait pour effet d’écraser les codes précédemment créés.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/bqveds5pkon19tl/2020-09-08_17h53_37.png?dl=0

Une fois votre DSN créée, vous pouvez vérifiez dans le pdf que le CTP 051 a bien été ajouté dans votre DSN.
Attention, cette ligne n’apparaît pas en cas de DSN néant. Elle n’apparaît pas non plus si le type de règlement en DSN pour l’Urssaf n’a pas été déterminé “prélèvement SEPA”.
De plus, ce dispositif étant réalisé “hors paies”, il ne pourra apparaître sur les différents exports et / ou écritures comptables générés dans coolpaie.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/draxfdvo0gg0tw4/2020-10-02_15h59_16.png?dl=0

Vous pouvez ensuite déposer votre DSN selon la procédure habituelle.

Vous pouvez retrouver l’ensemble de cette procédure dans la vidéo suivante :

Nous pouvons, si vous le souhaitez, vous accompagner à l’ajout du bloc 23 permettant la déclaration du CTP d’aide au paiement des cotisations dans le cadre de l’infogérance : https://coolpaie.fr/infogerance/
Dans le cas où vous souhaitez réaliser cette procédure par vous-même aucun accompagnement ne sera proposé; de même en cas d’erreur dans la déclaration, nous ne pourrons plus intervenir.
En cas de doute sur le calcul du montant de l’aide et / ou interrogations sur l’application financière de cette aide, nous vous invitons à contacter votre centre Urssaf.

Mesures de soutien à l’économie (covid 19) : exonération d’une partie des cotisations patronales

Afin de tenir compte de l’impact de l’épidémie de Covid-19 sur l’activité économique, le Gouvernement a mis en œuvre des mesures exceptionnelles pour accompagner les entreprises qui rencontrent des difficultés de trésorerie.
Ces mesures concernent les entreprises de moins de 250 salariés des secteurs particulièrement touchés et des entreprises de moins de 10 salariés accueillant du public et qui ont fait l’objet d’une fermeture administrative.

Nous vous recommandons vivement de consulter le site de l’Urssaf qui détaille la mesure, donne des exemples et propose une FAQ : https://mesures-covid19.urssaf.fr/


ATTENTION Avant de suivre la procédure (ci-dessous) permettant de déclarer cette exonération (a), vous devez au  préalable :

1. Pour la période d’emploi comprise entre le 1er septembre et le 30 novembre 2020  (parution JO du 17 décembre 2020)
Mise à jour :
par le Décret n° 2021-75 du 27 janvier 2021 la période est prolongée jusqu’au 31 décembre. Pour les employeurs pour lesquels l’interdiction d’accueil du public aurait été prolongée au-delà de cette date, la période est prolongée jusqu’au dernier jour du mois précédant celui de l’autorisation d’accueil du public.

  • Vérifier que vous êtes éligible à l’exonération
    Les conditions d’éligibilité ont été modifiées par rapport à la première période d’exonération, en fonction du territoire, zone de couvre-feu, mesures d’interdiction d’accueil du public et baisse du chiffre d’affaire (voir tableau dans la fiche de connaissance ci dessous).
    Voir fiche connaissance à ce sujet : https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2348/kw/2348ATTENTION concernant cette nouvelle période d’exonération l’éligibilité concernant un mois d’exonération M doit se vérifier sur le mois M+1.Donc :
    – concernant l’exonération du mois de Septembre vous devez vérifier votre éligibilité sur Octobre.
    – concernant l’exonération du mois de Octobre vous devez vérifier votre éligibilité sur Novembre.
    – concernant l’exonération du mois de Novembre vous devez vérifier votre éligibilité sur Décembre.

  • Avoir régularisé toutes les situations d’activité partielle de la période si l’entreprise a eu recours au dispositif
  • Récupérer le montant mensuel d’exonération dans les Etats de la paie de coolpaie en sélectionnant le mois d’exonération et en cliquant sur le bouton “Covid 19 exo Urssaf”
    Voir cette FAQ : https://coolpaie.fr/question/calcul-de-lexoneration/
  • Faire une demande de code par support ticket pour pouvoir accéder à cette procédure protégée : https://coolpaie.fr/support-ticket/
    La demande de code est à faire le jour où vous souhaitez réaliser la procédure ci-dessous dans le cadre du dépôt de la DSN (donc une fois que toutes les paies ont été réalisées) car le code n’est valable que le jour de son envoi.
  • Mois de DSN de déclaration
    Il est recommandé de déclarer cette exonération de cotisations patronales (période d’emploi comprise entre le 1er septembre et le 30 novembre 2020) au plus tard à l’échéance de la DSN de février, c’est à dire dans les DSN exigibles au 5 ou 15 mars 2021.
    Le cahier des charges de la DSN n’admet pas pour la période courante un montant de cotisation négatif, cela implique qu’il n’est pas possible de déclarer l’exonération d’un mois M sur la DSN du même mois M. Ex : l’exonération de novembre 2020 ne peut être déclarée sur la DSN de novembre 2020, elle pourra l’être sur la DSN de décembre 2020. 

2- Pour la période d’emploi comprise entre le 1er février et le 31 mai 2020 :

  • Vérifier que vous êtes éligible à l’exonération. Voir fiche connaissance à ce sujet : https://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2348/kw/2348
  • Avoir régularisé toutes les situations d’activité partielle de la période si l’entreprise a eu recours au dispositif
  • Récupérer le montant mensuel d’exonération dans les Etats de la paie de coolpaie en sélectionnant le mois d’exonération et en cliquant sur le bouton “Covid 19 exo Urssaf”
    Voir cette FAQ : https://coolpaie.fr/question/calcul-de-lexoneration/
    Mise à jour du 14 octobre 2020 : un communiqué de presse du Ministère de l’économie, daté du 14 octobre 2020, indique que pour pouvoir bénéficier de la mesure d’exonération, les employeurs ont désormais jusqu’au 30 novembre 2020 pour déclarer les exonérations.
  • Faire une demande de code par support ticket pour pouvoir accéder à cette procédure protégée : https://coolpaie.fr/support-ticket/
    La demande de code est à faire le jour où vous souhaitez réaliser la procédure ci-dessous dans le cadre du dépôt de la DSN (donc une fois que toutes les paies ont été réalisées) car le code n’est valable que le jour de son envoi.

NOTA BENE : le Pôle Emploi Spectacle n’est pas déclaré en DSN; en ce qui concerne les cotisations d’assurance chômage pour les intermittents, qui entrent dans ce dispositif d’exonération, voici les informations reçues par mail  de la part du Pôle Emploi Spectacle quant aux modalités de sa mise en place :

le 7 octobre 2020 (obsolète) : ” Nous vous apportons ci-après les éléments relatifs à la gestion de l’exonération des cotisations patronales prévue à l’article 65 de la loi de finances rectificative pour 2020. Pour les contributions à l’Assurance Chômage recouvrées par le Centre de Recouvrement Cinéma Spectacle, opérationnellement, les employeurs pourront déclarer le montant de l’exonération à partir de la déclaration de régularisation annuelle et donc au plus tard le 31 janvier 2021. Le montant de l’exonération devra être indiqué dans la zone réduction générale et une communication précisant cette modalité déclarative sera effectuée sur le site net-entreprises ainsi que sur le site de dépôt EDI. Entre temps, à l’initiative de l’employeur, les montants exonérés pourront être imputés sur les périodes postérieures aux périodes exonérées, étant précisé que seule la part patronale de droit commun limitée au taux de 4,05 peut faire l’objet de l’exonération. Pour les employeurs dits « occasionnels », non soumis à l’obligation de régularisation annuelle, ces derniers peuvent solliciter directement le centre de recouvrement afin qu’un crédit soit possiblement notifié. Par ailleurs, nous vous précisons que l’aide au paiement des cotisations et contributions, prévue au point II de l’article 65 de la loi de finance rectificative, n’est pas applicable aux cotisations et contributions versées à Pôle emploi. Restant à votre disposition.”

le 18 novembre 2020 (mise à jour) : “Un contre temps technique ne permet plus à notre système d’information de gérer cette modalité déclarative à partir de la déclaration de régularisation annuelle. Par conséquent, il faudra compléter les éléments de la déclaration de régularisation annuelle sans tenir compte des montants des parts patronales exonérés, cette déclaration sera remplie comme auparavant.
Pour la régularisation des comptes, nous allons adresser un courrier aux employeurs en leur demandant de nous indiquer les montants exonérés pour chaque mois concernés”

Vous pouvez obtenir le calcul des exonérations pour l’Urssaf et Pôle Emploi par mois dans coolpaie depuis « MENU / ETAT DE LA PAIE », voir FAQ : https://coolpaie.fr/question/calcul-de-lexoneration/
ATTENTION la réduction ne peut s’imputer sur les cotisations dues au titre des accidents du travail et des maladies professionnelles que dans la limite de 0,69 % de la rémunération depuis le 1er janvier 2020.


Procédure à suivre : 

  1. Faire l’extraction DSN en fichier réel depuis « DSN / Extraction DSN »
  2. Une fois l’extraction effectuée, se rendre dans l’onglet « CODES DSN »
  3. Déverrouiller la fenêtre et renseigner dans le champ qui apparaît le code du jour fourni via le support ticket
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/kec08qoe7ef0y66/2020-09-09_11h36_03.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  4. Sous le bloc versement Urssaf  :
    4.1. Faire un clic droit sur « Bordereau de cotisation due »
    4.2 Choisir « ajouter un groupe de même niveau »
    4.3 Puis choisir « à cette place »
    4.4 Et enfin ajouter depuis la liste déroulante « Groupe S21.G00.22 »
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/4rqecks5n7vtd7j/2020-09-08_17h09_04.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  5. Depuis le nouveau bloc créé, renseigner en vous aidant de la liste déroulante l’identifiant de votre organisme Urssaf
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/ryzakbx4cyaf8sx/2020-09-08_10h26_00.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  6. Ajouter les dates de la période souhaitée (début et fin de mois)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/gl747unra963pvq/2020-09-08_10h00_26.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  7. Renseigner en négatif le montant total de l’exonération calculée préalablement (b) pour la période renseignée
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/mzq54w6o0q9n9v7/2020-09-08_10h13_26.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  8. Sur le bloc S21.G00.22 nouvellement créé :
    8.1 Faire un clic droit
    8.2 Choisir « Ajouter un sous groupe »
    8.3 Puis choisir « Sous groupe S21.G00 .23 »
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/w1y433w6wixcho8/2020-09-08_17h31_24.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  9. Renseigner en S21.G00.23.001 le code « 667 » (CTP permettant de faire la déclaration d’exonération)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/abogbij6flr6hp1/2020-09-08_11h24_16.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  10. Indiquer en S21.G00.23.002 le code 921 (correspondant à une assiette plafonnée)
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/cb6o8wsdyscd1cz/2020-09-08_11h16_13.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  11. Remettre en S21 .G00.23.005 le même montant que celui indiqué en bloc 22 sans sigle négatif car le CTP 667 est un CTP déjà négatifhttps://dl.dropboxusercontent.com/s/w9riruh7jc2zudo/2020-09-08_11h34_16.png?dl=0
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/pukivcyngfngd9n/2020-09-09_12h02_36.png?dl=0
  12. Supprimer les lignes non utilisées (l’une après l’autre, une seule à la fois et dans l’ordre) en faisant un clic droit après les avoir sélectionnées (c’est à dire les lignes S21.G00.23.003/004/006), cliquer sur la fin de ligne, au niveau du code
    Attention : il est impératif de supprimer ces lignes APRES avoir renseigné le montant de cotisation.

Recommencer cette procédure à partir du point 4 pour chaque mois pour lequel vous avez besoin de déclarer une exonération, dans la limite de ce qui est prévu par les textes (a).

Si par ailleurs vous êtes éligible aux mesures d’aide au paiement des cotisations, il convient d’ajouter un autre CTP (051) via un bloc S21.G00.23. Référez vous à la FAQ suivante, sans tenir compte des 3 premières étapes déjà réalisées lors de la procédure ci-dessus : https://coolpaie.fr/question/mesures-de-soutien-a-leconomie-covid-19-aide-au-paiement-des-cotisations/

Au terme de cette procédure, vous pourrez au besoin modifier le montant de votre prochain versement Urssaf (en cas de règlement par prélèvement SEPA) afin d’en déduire le montant de l’exonération. La procédure est la suivante :

  1. Sélectionner le versement Urssaf que vous devez modifier en cliquant sur la ligne concernée
  2. Cliquer dans le montant du versement et entrer votre nouvelle valeur (= montant initial  – montant de l’éxonération)
    A noter que le nouveau montant du versement ne peut en aucun cas être négatif. Il peut en revanche être à 0.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/ohgdweufgp0ewn5/2020-09-17_11h13_16.png?dl=0

Note : si vous avez un solde à purger sur une prochaine DSN, la procédure de modification d’un versement ne nécessite pas de code, vous suivrez simplement les indications données dans la FAQ suivante : https://coolpaie.fr/question/dois-modifier-montant-de-versement-aupres-dun-organisme-dsn-faire/

Une fois tous les blocs nécessaires ajoutés, rendez-vous dans l’onglet extraction puis saisir « ENREGISTRER » dans la fenêtre prévue à cet effet.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/t0230owtu7o65fm/2020-09-08_17h49_33.png?dl=0

Puis créer le fichier, sans relancer d’extraction qui aurait pour effet d’écraser les codes précédemment créés.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/bqveds5pkon19tl/2020-09-08_17h53_37.png?dl=0

Une fois votre DSN créée, vous pouvez vérifiez dans le pdf que le CTP 667 a bien été ajouté dans votre DSN.
Attention, cette ligne n’apparaît pas en cas de DSN néant. Elle n’apparaît pas non plus si le type de règlement en DSN pour l’Urssaf n’a pas été déterminé “prélèvement SEPA”.
De plus, ce dispositif étant réalisé “hors paies”, il ne pourra apparaître sur les différents exports et / ou écritures comptables générés dans coolpaie.

https://dl.dropboxusercontent.com/s/2lck8f1ehyrfym7/2020-09-17_11h17_47.png?dl=0

Vous pouvez ensuite déposer votre DSN selon la procédure habituelle.

Vous pouvez retrouver l’ensemble de cette procédure dans la vidéo suivante :

Nous pouvons, si vous le souhaitez, vous accompagner à l’ajout des blocs 22 et 23 permettant la déclaration du CTP d’exonération dans le cadre de l’infogérance : https://coolpaie.fr/infogerance/
Dans le cas où vous souhaitez réaliser cette procédure par vous-même aucun accompagnement ne sera proposé, de même en cas d’erreur dans la déclaration, nous ne pourrons plus intervenir.
En cas de doute sur le calcul de l’exonération et / ou interrogations sur l’application financière de cette exonération, nous vous invitons à contacter votre centre Urssaf.

Guide de la fonction comptabilite

Comment supprimer mon activation / désactiver coolpaie (en cas de changement d’ordinateur ou de problème d’activation)?

(Dans le cas où vous n’avez pas accès à votre logiciel coolpaie, merci de bien vouloir ouvrir un ticket : https://coolpaie.fr/support-ticket/)

Voici la procédure de suppression d’activation :

1- Depuis votre logiciel coolpaie, rendez vous dans “fichier / activer coolpaie”

2- Cliquez sur supprimer / supprimer l’activation globale de coolpaie

https://dl.dropboxusercontent.com/s/7y8dxzprc86jz7h/2022-10-25_13h29_56.png?dl=0

3- Suivre la procédure indiquée dans la FAQ suivante pour obtenir un code d’autorisation, valable ce jour : https://coolpaie.fr/question/comment-obtenir-un-code-de-suppression-dactivation-en-cas-de-changement-perte-vol-casse-dordinateur-ou-en-cas-de-probleme-dactivation/

4- Entrez le code reçu à l’étape précédente dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur “Envoyer”

https://dl.dropboxusercontent.com/s/vr4gi044ocd2zuf/2020-02-17_10h54_03.png?dl=0

5- Confirmez la suppression en cliquant sur “supprimer”

Si vous avez utilisé cette procédure parce que vous aviez un problème d’activation sur votre ordinateur, poursuivez comme indiqué ci-après :

6 – Ouvrez coolpaie et cliquez sur le bouton vert (activer)

7- Réactivez coolpaie avec votre ou vos identifiants * (dans le cas où vous gérez plusieurs structures, vous devez réactiver les identifiants de toutes les structures que vous gérez)

* Retrouvez vos informations d’activation (identifiant, tranche, code d’activation) :

  • sur votre dernière facture ou confirmation d’abonnement adressée par mail
  • sur votre compte abonné en ligne sur le site de coolpaie

Comment obtenir un code de suppression d’activation (en cas de changement d’ordinateur ou de problème d’activation)?

Depuis le site de coolpaie, rendez-vous dans votre espace abonné : https://coolpaie.fr/compte_abonne

Au bas de la page, vous trouverez la section “désactivation d’un ordinateur”.

  1. Choisissez dans la liste proposée le motif pour lequel vous avez besoin de désactiver coolpaie sur votre ordinateur,
  2. Envoyez votre demande.

Après avoir envoyé votre demande, la fenêtre est modifiée, vous disposez désormais d’un code de désactivation, valable le jour de la demande.

Comment gérer dans coolpaie un salarié qui occupe plusieurs professions dans une structure ?

Vous indiquerez dans la fiche salarié la profession la plus couramment utilisée; en effet c’est celle qui est reprise à l’ajout d’un nouveau contrat / nouvelle paie pour votre salarié.

A la création d’un nouveau contrat / nouvelle paie vous pourrez changer la profession dans le contrat ou la paie en choisissant la profession dans le champ “profession”,  en faisant un clic pour obtenir la liste déroulante des professions.

Voir les autres aides au sujet des professions :

https://coolpaie.fr/question/comment-ajouter-une-profession/

https://coolpaie.fr/question/comment-creer-une-profession-non-intermittente/

Mots clés : poste, fonction, emploi, métier

J’ai besoin d’ajouter (modifier, ou supprimer) une paie mais le logiciel m’informe que la période est clôturée. Comment faire ?

Réponse :
Vous pouvez modifier la date de clôture des paies depuis le menu du logiciel “Fichier / Clôture des paies”

Exemple :
pour ajouter (modifier, supprimer) une paie en juillet, la date de la clôture des paies doit être antérieure au mois de juillet et donc au minimum le 30 juin; ainsi les paies avant le 30 juin sont clôturées, les paies après le 30 juin sont dé-clôturées

Rappel au sujet de la DSN:

Une fois la DSN déclarée et la date limite de déclaration dépassée : vous ne devez pas ajouter, modifier ou supprimer des paies. Il est nécessaire d’apporter les modifications dans la DSN du mois suivant, voir la procédure : http://www.coolpaie.fr/Documents/procedure_annulation_rectification_rappel.pdf

Si vous avez déjà déposé une DSN et que la date limite de déclaration n’est pas dépassée, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des paies et créer et déposer une DSN annule et remplace (avant le 4 ou 14 minuit du mois suivant les paies), voir la procédure pour créer une DSN annule et remplace : http://www.coolpaie.fr/Documents/DSN_phase_3_mode_op%C3%A9ratoire.pdf

Comment supprimer une paye ?

Depuis la liste des payes, sélectionnez une paye et cliquez sur le bouton de suppression.

caption

Attention, vous ne devez pas supprimer des paies déja transmises en DSN et dont la date de limite de dépôt est dépassée.

Dans ce cas, voir le guide suivant :

En cas de période de paie clôturée, voir la FAQ à ce sujet : https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

Comment sélectionner plusieurs payes dans la liste des payes?

  • Allez dans la liste des paies.
  • Renseignez tout d’abord la date de début et la date de fin de sélection.
  • Puis cliquez sur le bouton de recherche pour obtenir la liste des paies comprise entre les deux dates.
  • Pour sélectionner une seule paie, cliquez sur la ligne correspondante, la ligne se colore en bleu.
  • Pour sélectionner plusieurs paies vous pouvez soit:
  1. Garder la touche Ctrl (de votre clavier) appuyé (touche CTRL sur Windows ou la touche CMD sur MAC) et cliquez sur la ligne des paies que vous voulez sélectionner.
  2. Faire un lasso à la souris autour des payes souhaitées sur la liste des payes.

Comment sauvegarder une copie PDF de mes Payes, AEM, CE dans mon ordinateur ?

  • Sur Windows
  1. Installez une imprimante PDF comme cutePDF http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp
  2. Pour copier un document, imprimez-le et choisissez cutePDF comme imprimante, cela va créer un fichier PDF correspondant à votre document.
  • Sur MAC
  1. Installez CUPS-PDF https://bitbucket.org/codepoet/cups-pdf-for-mac-os-x/wiki/Home
  2. Pour copier un document, imprimez-le et choisissez CUPS-PDF comme imprimante, cela va créer un fichier PDF correspondant à votre document.

Comment sauvegarder une copie de mes Payes, AEM, CE dans mon ordinateur ?

  • Sur Windows
  1. Installez une imprimante PDF comme cutePDF http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp
  2. Pour copier un document, imprimez le et choisissez cutePDF comme imprimante, cela va vous créé un fichier PDF correspondant à votre document.
  • Sur MAC
  1. Installez CUPS-PDF https://bitbucket.org/codepoet/cups-pdf-for-mac-os-x/wiki/Home
  2. Pour copier un document, imprimez le et choisissez CUPS-PDF comme imprimante, cela va vous créé un fichier PDF correspondant à votre document.

Comment modifier / recalculer une paye ?

  • Dans la liste des payes sélectionnez une paye et faites un double clic sur la ligne ou cliquez sur le bouton d’édition.

caption

  • La fenêtre d’édition des payes s’ouvre.
  • Déverrouillez la fenêtre

https://dl.dropboxusercontent.com/s/ihfbg80csizafef/2021-06-03_11h43_02.png?dl=0

  • Faites les modifications souhaitées, cliquez sur le bouton “recalculer” puis validez.

caption

Attention : vous ne devez pas modifier / recalculer des paies déjà transmises en DSN et dont la date de limite de dépôt est dépassée. Voir information à ce sujet :https://coolpaie.fr/question/jai-besoin-dajouter-modifier-supprimer-paie-logiciel-minforme-periode-cloturee-faire/

Comment faire la paie à partir du net avant P.A.S. ou du coût employeur (paye inverse) ?

  • Aller dans ajouter une paie (F4).
  • Commencez par faire une paye avec une base quelconque.
  • Une fois la paye calculée (cliquez sur recalculer s’il le faut) cliquez sur:
  1. la flèche devant “coût employeur” pour faire une paye inverse à partir du coût employeur.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/udua7v8f55r5i3e/2019-01-25_11h12_32.png?dl=0
  2. la flèche devant “net avant P.A.S.” pour faire une paye inverse à partir du net à payer.
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/zm7hysi3gd3k3np/2019-01-25_11h14_22.png?dl=0
  • Entrez un montant dans le champ qui apparaît à la place du montant puis cliquez sur “recalculer”.
    caption

Comment envoyer tous mes CE, AEM ou DUE en un seul fichier ?

Comment créer un nouvel exercice (nouvelle année) ?

  • Allez dans le menu Fichier/Nouvel Exercice.
    caption
  • Après la création du nouvel exercice il est conseillé de relancer coolpaie
  • Mettez vos taux et chiffres clés à jour pour qu’ils correspondent (s’ils ont changé) aux taux et chiffres clés du nouvel exercice.
  • Pour faire une mise à jour automatique de vos taux et chiffres clés Allez dans le menu Fichier/Import taux et chiffres clés.
    Attention les taux et chiffres clés proposés dans la mise à jour automatique ne sont proposés qu’à titre indicatif et correspondent aux taux et chiffres clés présent sur le site internet de coolpaie (www.coolpaie.fr) et mis à jour par la communauté coolpaie. Ces taux et chiffres clés correspondent aux taux minimum légaux et peuvent ne pas correspondre à la réalité de votre entreprise. Il vous appartient de les vérifier et de les modifier le cas échéant.

Comment changer le nom de la société ?

  • Allez dans les paramètres de la société, déverrouillez la page en cliquant sur le cadenas Cadenas.png en bas à gauche
  • Changez le nom de votre entreprise dans le champ “raison sociale”.
  • Valider en cliquant sur le bouton de validation Valide.png en bas à droite de la page.

Comment ajouter une profession intermittente ?

La liste des professions intermittentes est exhaustive et déterminée par le Pôle Emploi.
Vous pouvez trouver cette liste sur le site de coolpaie : https://coolpaie.fr/listes_des_professions/

La liste des professions disponibles par défaut dans coolpaie est restreinte mais vous pouvez ajouter toutes les professions dont vous avez besoin et qui se trouvent dans la liste des professions intermittentes de Pôle Emploi (annexe 8 et annexe 10)

Comment afficher les payes d’un seul salarié dans la liste des payes ?

  • Allez dans la liste des paies.

Menu liste des payes

  • Renseignez tout d’abord la date de début et la date de fin de sélection.

Période d'affichage de la liste des payes

  • Entrez le nom du salarié dans le champ de recherche “nom”

Champ recherche salarié

  • Puis cliquez sur le bouton de recherche pour obtenir la liste des paies, du salarié précisé, comprise entre les deux dates.

Bouton de rafraichissement de la liste des payes

Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ? (vidéo)

Vidéo d’apprentissage : Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ?

Je voudrais utiliser la version d’essai de coolpaie mais on me demande un code

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