[RIchard Frech]

Salut

Est-il possible dans Coolpaie de réunir dans un même PDF le bulletin de paie, l’AEM et le CE afin de l’envoyer aux intermittents par mail ?

Merci d’avance pour vos réponses

[Michel Bulteau]

Bonjour,

Est-il possible dans Coolpaie de réunir dans un même PDF le bulletin de paie, l’AEM et le CE

non ce n’est pas possible et pas souhaitable. Ce sont des documents différents qui ne doivent pas être réunis sur un même document.

[RIchard Frech]

Merci Michel

Je précise qu’avant de m’occuper du social de ma compagnie, je sous-traitais avec un bureau de gestion qui m’envoyait un seul PDF pour chaque artiste car j’avais demandé à contrôler avant de leur transférer. Et pour l’archivage c’était pratique. La gestionnaire travaillait sur Spaietacle.

Aujourd’hui je cherche un moyen avec coolpaie de sauvegarder en une seule fois, pour chaque artiste, tous les docs du social (sauf contrat) dans un dossier nominatif. Il m’arrive souvent d’avoir 7 ou 8 artistes dans le mois…

A bientôt

Ricardo Fresco

[AssoYAPA]

bonjour,

je comprends votre réponse de ne pas faire un seul pdf, mais peut-on envisager d’avoir un dossier par salarié pour que coolpaie y range les pdf d’AEM, de CS et de feuiile de paye ?

cordialement.

jean chenet

association YAPA

[Michel Bulteau]

Bonjour @AssoYAPA,

je comprends votre réponse de ne pas faire un seul pdf, mais peut-on envisager d’avoir un dossier par salarié pour que coolpaie y range les pdf d’AEM, de CS et de feuiile de paye ?

Oui c’est envisageable. On va laisser passer la période de Janvier qui est très lourde en terme de developpement (DSN 2021, taux, nvlle réglementation) et je me pencherais dessus après !

[Michel Bulteau]

Bonjour @AssoYAPA,

peut-on envisager d’avoir un dossier par salarié pour que coolpaie y range les pdf d’AEM, de CS et de feuiile de paye ?

Après réflexion, coolpaie ne générant pas automatiquement les PDF d’AEM, de CS et de feuille de paie, puisque que cela passe par l’affichage du document puis l’appui sur un bouton et l’affichage d’un dossier dans lequel vous choisissez d’enregistrer le fichier, je ne vois pas comment nous pourrions améliorer le système. Sauf à générer automatiquement les fichiers dans des dossiers sans affichage prévisionnel ce qui ne me parait pas une bonne idée.

Avec la solution actuelle vous pouvez vous même créer un dossier par salarié et enregistrer les fichiers dans le bon dossier au moment de la création.

[AssoYAPA]

Bonjour Michel,

Je vais vous dire comment je procède pour vous montrer l’intérêt que je vois à ranger dans un dossier salarié ses cs, aem et bulletins de paye.

Je fais la paye une fois par mois en fin de mois. Pour la création et impression de ces documents je sélectionne toutes les payes du mois dans  liste des payes. Les CS sont crées dans Coolpaie/documents/documents CS, et coolpaie me présente le répertoire de ce dossier. Je fais la même chose avec les AEM, et pour les bulletins de paye je les sauvegarde dans un dossier que j’ai crée dans coolpaie/documents.

Ensuite j’envoie par mail à chaque salarié ses CS, AEM et bulletins du mois en pièces jointes; pour ce faire je dois passer pour chaque salarié par chacun des dossiers de documents, c’est avant l’envoi du mail au salarié que je vérifie chaque pièce jointe.

Si je pouvais ranger ces documents dans un dossier par salarié ça m’éviterais de changer de dossier par pièce jointe et j’aurais un dossier par salarié où sont  archivés tous ses documents.

J’espère avoir été clair dans mon explication.

Merci d’avance pour votre étude de faisabilité.

Cordialement.

jean

Association YAPA

 

 

[RIchard Frech]

Salut Jean

Petit échange d’expériences concernant les docs de la paie. Je vais aussi décrire la façon dont je procède qui me fait gagner énormément de temps quant à l’envoi des docs et qui me facilite aussi l’archive. Elle vaut ce qu’elle vaut mais je sais que j’y ai gagné en prise de tête… Il m’arrive parfois selon les mois d’avoir huit artistes à payer sur des métiers différents (musicien et/ou comédien…). donc :

En début d’année je crée un dossier de l’année dans lequel je crée 12 dossiers, un par   mois.

Lorsque je sauvegarde les paies je les nomme : par exemple pour le mois de janvier 2021 pour l’artiste Ricardo Fresco : 2101 RF AEM1 (s’il en a plusieurs dans le mois…), 2101 RF BS1 ET 2101 RF CE1.

L’inconvénient : je fais d’abord les sauvegardes des bulletins 1 par 1 puis des AEMS idem, puis des CE idem. C”est plus fastidieux.

L’avantage : quand j’envoie le mail à un artiste je trouve directement les docs  dans le dossier du mois. Et dès le 2ème mail il pointe directement dans le dossier du mois. C’est très rapide et pratique.

Et en dernier j’imprime tous les docs et les archive physiquement dans un classeur “Social” de l’année. Il y aussi la sauvegarde de Coolpaie auto et une sauvegarde dur un Cloud de l’ordi.

Bonne journée et courage à toi pour cette période merdique.

Ricardo

 

[Michel Bulteau]

Bonjour AssoYAPA,

 Pour la création et impression de ces documents je sélectionne toutes les payes du mois dans  liste des payes. Les CS sont crées dans Coolpaie/documents/documents CS, et coolpaie me présente le répertoire de ce dossier

Vous souhaiteriez quoi ?
Que coolpaie vous propose par défaut un dossier “Coolpaie/documents/nomdusalarie_matricule” ? Qu’il aurait créé automatiquement s’il n’existait pas ?

[AssoYAPA]

Bonjour Michel,

Pour moi ta proposition me convient parfaitement, ça correspond à ma façon de travailler.

Pour répondre à Ricardo : la recherche par mois je la fais via coolpaie/liste des payes. Le paramétrage du nom de fichier avec la date de la paye (à faire dans coolpaie/outils/option 1) permet d’identifier les documents à envoyer mensuellement au salarié.

Michel merci d’avance pour cette évolution.

jean

Association YAPA

 

[RIchard Frech]

Salut Michel, salut Jean

Je ne comprends pas comment faire dans option 1 pour le format et la sauvegarde des PDFs (désolé je manque de pratique administrative).

A quel moment le nom des pdfs se créent ?

Quels sont les paramètres à écrire pour les noms de fichiers ?

Que veut dire “Fichiers individuels ou fichier global” ?

MErci d’avance

 

Ricardo

[AssoYAPA]

salut Ricardo,

si tu mets dans option 1 : “plusieurs fichiers individuels” dans  enregistrement des pdf, et par exemple

“%n_%N_%P_%d_%hh%mm%ss” dans le format du nom des pdf

tes fichiers crées par salarié auront le nom : “nom de société_nom du salarié_prénom du salarié_date_ heure minutes secondes” dans les dossiers document de coolpaie.

 

jean

Association YAPA

 

[Michel Bulteau]

Bonjour,

dans la dernière version de coolpaie vous pouvez aussi choisir que les PDF soient enregistré dans des dossiers individuels (dans options sous le choix du type de PDF) ayant pour nom le nom des salariés et leur matricule. Comme vous l’avez proposé sur cette discussion.
Un dossier de base par défaut peut être paramétré dans l’onglet “dossier” des options.

[Auteur]

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